All’inizio quando cominci un nuovo lavoro ti trovi sempre un pò spaesato, ma trovo anche che sia una grossa opportunità, di quelle che “capitano una volta sola“. Cioè devi ricrearti un tuo “sistema di produttività personale”, vale a dire come ti configuri le cartelle di posta elettronica, come ti posizioni le icone sul computer, quali programmi ti installi, come gestisci e scambi le informazioni con i tuoi colleghi e soprattutto come gestisci le attività che TU devi svolgere.

Ci sono strategie e strumenti che acquisisci nel corso degli anni, di cui non puoi più fare a meno. Per me, per esempio, sono strumenti imprescindibili:

• il mio palmare

• l’outliner Bonsai per la gestione delle mie liste ToDo installato sia sul desktop che sul palmare

• il motore di ricerca in locale Copernic Desktop Search

• Chrome come browser

• il GTD (Getting Things Done), vale a dire l’insieme delle liste con le attività da compiere (ToDo-lists).

L’occasione d’oro di cui parlavo pocanzi, si riferisce al fatto che quando inizi con un nuovo lavoro, parti con le liste delle attività appena scelte e definite (per esempio Next steps, Waiting for, Sometime, Who, Where, Telefonate, Comissioni, Progetti etc.) e la cassetta della posta in arrivo ancora tutte vuote !
Nel mio caso ci sono voluti meno di due mesi per arrivare a saturazione, cioè per arrivare a quel punto in cui quotidianamente la quantità di attività da svolgere erano maggiori delle quantità di attività che ero in grado di effettivamente portare a compimento ogni giorno. Arrivato a questo punto di solito subentra la frustazione e la voglia di fuggire per ricominciare da zero in un’altra parte e mi viene da pensare che il mio sistema GTD non sia efficace.

In realtà, ora che sono passati 8 mesi dall’inizio di questa nuova attività, mi sono detto: “Perchè ho questa opportunità d’oro di ricominciare da zero solo quando cambio lavoro ?”

Poi ho guardato tutte le mie liste e la posta non processata e ho notato in esse diverse voci che sono lì da mesi, per le quali non trovo mai il tempo, alle quali non ho mai ricevuto risposta o feedback. In realtà probabilmente sono cadute in dimenticatoio, non solo nella mia ToDo-list, ma evidentemente anche in quella di qualcun altro che doveva beneficiare del risultato della mia attività, o almeno la sua priorità o il suo potenziale risultato è diventato molto poco rilevante.

MA allora, perchè non prendere tutte le liste e semplicemente cancellare tutto ?
Tanto le cose importanti, tornano sempre a galla ! (in un detto popolare un pò volgare, vengono sempre a galla delle altre cose… )

Per farlo ci vuole un pò di coraggio, c’è quella vocina che in un orecchio ti dice “E se poi dimentichi una cosa importante ?”

Fidati, se qualcosa è importante, ci sarà qualcuno o qualcosa che te lo ricorderà.

Se vuoi sentirti più tranquillo, fai un backup delle tue vecchie liste e delle tue email, fanne una fotocopia oppure salva i file e poi mettili in un posto non facilmente accessibile (per esempio un cassetto nascosto, nel caso delle fotocopie, oppure una cartella annidata oppure una chiavetta usb, nel caso dei files). Non devi andare continuamente a sbirciarli per vedere se ti sei ricordati di re-inserire tutto nelle tue nuove liste. Essi servono soltanto nel caso tu scoppi nel panico pensando di non farcela senza di loro. Nel qual caso, vai a recuperare i backup, ma vedrai che non ne avrai bisogno.

Siamo verso la fine dell’estate, periodo in cui spesso uno in vacanza fa un bilancio. Avendo staccato dal lavoro per qualche giorno, uno riesce a vedere le cose con più distacco e spesso è il momento in cui nascono i buoni propositi per un cambiamento. Quale migliore momento per decidere di resettare tutto al rientro dalle vacanze e ricominciare da una lista di attività da svolgere e una cassetta della posta in arrivo completamente vergini ?

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Perchè sono così interessanti ?
Quando effettuate una ricerca dalla maschera del motore, essi sono in grado di presentarvi i risultati nel giro di un secondo e non nel giro di qualche decina di secondi, come avviene se utilizzate il comando “Trova” del menu’ di Avvio di Windows. Inoltre si possono estendere le ricerche anche alle email, ma non solo al testo delle email, ma anche agli allegati. Questa ultima caratteristica è molto potente ed interessante. Faccio un esempio, poniamo che cerchiate un’informazione contenuta in un foglio Excel, questa informazione vi è stata spedita da un cliente, ma non avete salvato l’allegato in una cartella del vostro disco fisso. Con gli strumenti normali non avete altra possibilità al di fuori di affidarvi alla vostra memoria per cercare di ricordare dove avevate visto tale informazione. Se, come nel mio caso, ricevete molte email e tanti allegati ogni giorno, trovare l’informazione ricercata può costare molto tempo e non è detto che abbia esito positivo. Con un desktop search engine invece, potete immettere delle parole chiave che potrebbero essere contenute nel file, delimitare il campo della ricerca inserendo una finestra temporale oppure limitare la ricerca ad un singolo mittente.

Come funzionano ?
I desktop search engines sono in grado di dare così velocemente i risultati delle ricerche, perchè tali motori, dopo l’installazione, scansionano per la prima volta tutto il contenuto dei vostri dischi rigidi (o almeno tutte le directory che voi gli permettete) e creano un indice dei contenuti dei vostri files. In questo modo, quando effettuate una ricerca dalla maschera del motore, esso non va a cercare in ogni file del vostro disco rigido l’informazione che gli avete appena richiesto (come fa il comando “Trova” di Windows), bensì cerca nell’indice che ha precedentemente creato, in cui in forma compattata sono riassunte tutte le informazioni ricercabili mediante il vostro motore di ricerca.
Il motore di ricerca è un programma che sarà sempre attivo quando il vostro PC è acceso e risiederà sulla task bar, perchè deve indicizzare anche i files nuovi che create o quelli già esistenti man mano che li modificate. Mediante le opzioni del programma, l’utente può impostare quando indicizzare (a orari fissi oppure quando il computer è inattivo) e che cosa indicizzare (quali cartelle, in alcuni casi anche quali unità di rete locale).

Confronto tra i più noti
Di seguito descriverò brevemente i pro e i contro di 3 dei concorrenti, a mio avviso, più interessanti della categoria Desktop Search Engines

Google Desktop Search (a volte chiamato brevemente GDS):

Pro

• gratuito
• Indicizza anche le mail dell’account Gmail
• possibilità di cercare anche su Internet

Contro

• Succhia parecchie risorse del sistema
• Presenta i risultati della ricerca in forma di pagina web, per intenderci come su Google online
• Non mostra l’anteprima dei risultati
• Non è possibile raffinare la ricerca (come per esempio immettendo una finestra temporale, restringere la ricerca ad una cartella etc.)

Copernic Desktop Search (a volte chiamato brevemente CDS):

Pro

• gratuito
• Interfaccia molto intuitiva, perchè chiara e semplice con tutte le informazioni e opzioni a portata di click
• Possibilità di raffinare la ricerca (per le mail: oggetto, mittente, destinatario, priorità, cartella, data; per i file i risultati possono essere rappresentati per: data, tipo, cartella, dimensione)
• Possibilità di poter estendere la ricerca ad altre estensioni, purchè tali file siano di tipo testo, html o xml. Perciò si può scegliere di indicizzare anche i file .bat oppure come ho fatto io i file .otl del fido Bonsai, l’outliner che utilizzo sia sul palmare che sul mio PC.

Contro

• a mio personale avviso non ce ne sono

Yahoo Desktop Search:

Pro

• gratuito
• Molto veloce e potente (è basato sulla tecnologia di X1)

Contro

• Interfaccia non troppo “pulita”

Opinione personale
Tra questi motori di ricerca in locale, quello che preferisco è Copernic Desktop Search per via della sua interfaccia e della sua semplicità: Google non ti fa vedere e navigare le anteprime, mentre Yahoo, avendo l’anteprima sulla destra compatta in modo molto stretto le colonne con le informazioni sulla sinistra.

Comunque, come al solito, provateli tutti e poi decidete quale si adatta meglio al caso vostro.

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