Buone ferie !

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1. La via istituzionale: mettendosi in lista d’attesa sulla pagina per gli sviluppatori di applicazioni per Google Wave (tempi biblici)
2. Andare su Ebay e comperarsi all’asta un invito per Google Wave , costo medio attorno ai $20 (ma non vale la pena buttare via i soldi così)
3. Segui il mio metodo: in meno di 6 ore 3 ore (l’ho fatto di nuovo per divertimento, leggi il commento sotto)  a costo zero ho avuto accesso a Google Wave. Per sapere come ho fatto devi iscriverti alla mia newsletter dedicata proprio all’ottimizzazione della produttività del tuo uso della posta elettronica (in regalo ricevi anche il mio ebook !!!)

Perchè Google Wave è così interessante e tutti lo vogliono ?

Google Wave è la nuova dimensione della posta elettronica, esso ovvia ad alcuni dei limiti dell’attuale modello della posta elettronica e cioè:

• E’ difficoltoso seguire diversi “thread” (ovvero filoni di discussione) all’interno di un’unica mail, soprattutto se sono coinvolte più di 2 persone e a maggior ragione se non tutti  i destinatari sono stati coinvolti nella discussione sin dall’inizio
• Non è facile inserire file multimediali quali immagini, mappe, video, slideshows etc
• Non è facile rispondere in privato a soltanto una persona che sta partecipando alla discussione

Google Wave è la risposta a tutte queste limitazioni.

Per saperne di più:

Inoltre qui trovi una Guida completa all’utilizzo di Google Wave

Se sei già un utente di Google Wave e vuoi aggiungermi ai tuoi contatti, il mio è: ottantaventi@googlewave.com

Qualora dovessero capitarmi tra le mani alcuni inviti, li regalerò dando precedenza agli iscritti alla newsletter sulla produttività mediante la posta elettronica.

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E poi è pure vero che ormai l’email esiste ed usarla ha cambiato totalmente il modo di comunicare. E’ un pò come l’automobile: perchè farne a meno ?

In questa fase della mia vita sono molto attivo su diversi fronti:

• Dayjob: ho iniziato un nuovo lavoro
• Strategie Vincenti: mi impegno a scrivere con una certa regolarità e di creare i miei primi prodotti
• Ho lanciato ProgettiOnline.com
• Voglio conoscere on- e offline ulteriori persone con interessi affini ai miei

questo comporta che devo ottimizzare tantissimo il mio tempo, visto che – come per tutti – le mie giornate sono costituite soltanto da 24 ore

Per tutte le attività elencate qui sopra uso l’email, è per questo che ho deciso di finalmente finire un ebook che avevo iniziato e poi quasi subito abbandonato esattamente un anno fa.

Nell’uso quotidiano che ho della posta elettronica, ho notato che la maggior parte delle persone usa questo mezzo in modo molto inefficiente ed inefficace, perciò ho raccolto in un ebook gratuito tutte le mie strategie vincenti.

Come anteprima ti propongo un breve video ove ti espongo come attivare in Outlook la notifica automatica di fuori sede, che non è utile soltanto quando sei fuori ufficio per lavoro oppure ferie, ma pure quando sei in una riunione oppure se hai bisogno di un paio di ore di concentrazione senza interruzioni: attiva la notifica automatica e fai sapere che per 2 ore non ci sei e non potrai nè leggere le email, nè rispondere al telefono.

Quali trucchi usi TU per aumentare la tua efficacia ed efficienza nell’uso dell’email ?
Condividi gli accorgimenti che adotti nei commenti qui sotto.

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Caso 1: una botta e via
Quando voglio accedere ad un servizio o scaricare qualcosa e sono sicuro che non voglio più avere contatti con tale sito uso servizi di fakemail tipo Mailinator oppure Pookmail. Il loro funzionamento è molto semplice:

• NON richiede registrazione, né password
• è sufficiente inventarsi un account del tipo quellochevuoi@mailinator.com

Mailinator riceve ogni mail con qualsiasi nome di account e lo conserva per breve tempo (circa un giorno), dopo di che cancella in automatico le mails che eventualmente sono arrivate.
Capita per esempio che su alcuni siti prima di poter scaricare un file ti chiedano l’indirizzo email. Una volta che è stato immesso, alcuni siti fanno partire automaticamente il download, altri invece ti mandano il link per il download all’indirizzo di posta appena immesso. In questo ultimo caso basta andare sulla homepage di Mailinator e immettere nell’apposita casellina il famoso quellochevuoi che hai scelto pocanzi e cliccare il bottone, etvoilà: hai accesso alla mail con il link per il download e non ti devi preoccupare di svuotare la casella di posta, né delle eventuali mail di spam che d’ora in poi potrebbero arrivare a tale indirizzo.
NOTA BENE: non essendo tali accounts di posta protetti da una password, chiunque immetta il nome dell’account che tu hai scelto (in questo esempio quellochevuoi), potrà leggere la tua mail. Provare per credere, per esempio con abc oppure john.

Caso 2: non so ancora se mi piacerai
Quando invece voglio iscrivermi ad una nuova newsletter di crescita personale oppure di qualche nuovo guru del marketing online che ti promette di fare un sacco di soldi in pochissimo tempo, voglio provare il servizio e vedere se è interessante e poi decidere se voglio continuare ad usufruire del servizio. Purtroppo a volte quando ci si iscrive ad un servizio si riceve un sacco di altra roba che non si vorrebbe, oppure a volte pur dando la disdetta all’iscrizione si continua a ricevere posta da alcuni siti.
Per questi motivi mi sono creato un account di posta su Gmail che mi faccia da filtro.
Gmail ha 3 grosse qualità:

• un’immensità di spazio per le mie mails, perciò non mi devo mai preoccupare di cancellare le mails indesiderate
• la possibilità di definire dei filtri alla posta in ingresso
• la possibilità di applicare delle etichette, così per esempio mediante un filtro alla posta in ingresso posso contrassegnare tutte le mails di una determinata newsletter e filtrare l’etichetta in modo tale da ritrovare soltanto le mail della newsletter in mezzo al mare magnum dello spam
• la possibilità di inoltrare le mails che soddisfano alcuni criteri. Ai filtri della posta in ingresso posso applicare anche l’azione di inoltro a un qualsivoglio indirizzo di posta elettronica.

In questo modo, una volta che mi sono convinto che una newsletter mi interessa, inoltro la newsletter al mio indirizzo primario di posta elettronica. Il bello di questo sistema è che, non apppena mi stufo di una newsletter, è sufficiente che io disabiliti l’inoltro dall’account-filtro a quello primario, senza preoccuparmi se l’unsubscribe sia efficace oppure no.

Scarica gratuitamente l’ebook con i trucchi che mi hanno permesso di aumentare del 62% la mia EFFICACIA e la mia EFFICIENZA nell’uso della posta elettronica.

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1) l’uso smodato della priorità alta. No, non può essere che tutto sia importante !
Ricordati di colui che continuava a gridare : “Al lupo, al lupo!”…

2) la tua firma lunga 18 righe con le minacce di tutto ciò che mi succederà, se rivelerò il contenuto privilegiato e confidenziale del tuo messaggio di posta elettronica.

3) lo sfondo grafico, il font orrendo e i rimanenti 14K di formattazione HTML che caratterizzano ogni tuo messaggio. Ti prego, usa il testo puro, in questo modo potrò anche risponderti con Outlook, scrivendo le risposte direttamente tra le righe del tuo testo originale.

4) l’inclusione del mio indirizzo di posta in chiaro, assieme a quello di 99 sconosciuti, quando mi mandi una barzeletta o il promemoria del compleanno di Tizio. Ti prego, usa la casella CCN (Copia Carbone/Conoscenza Nascosta), chiamata anche BCC (Blind Carbon Copy) sui programmi in inglese, per inserire gli indirizzi. In questo modo al destinatario sarà visibile solo il proprio indirizzo e non quello di tutti gli altri destinatari della tua mail. Così evitiamo anche che da domani raddoppi la spam che riceveremo nella casella email.

5) l’oggetto dell’email lasciato vuoto o contenente un semplice “Ciao“. Vorrei capire dall’oggetto lo scopo e il contenuto del messaggio

6) la dimensione degli allegati. Sebbene tu abbia ora una bellissima linea ADSL, io viaggio ancora su una linea analogica, ma a prescindere da ciò, non mi diverto a ricevere qualsiasi porcheria di 2 mega nella casella di posta.

7) la dimensione dei testi. Se non sei in grado di darmi la risposta richiesta, basta un semplice no. Non scrivermi un papiro solo per essere cortese e giustificarti. Tra l’altro, in questo modo anche tu risparmi un sacco di tempo.

Caro/a amico/a: ti voglio bene, però ti chiedo di cambiare.
Invia questo articolo a chiunque ne abbia bisogno.

Scarica gratuitamente l’ebook con i trucchi che mi hanno permesso di aumentare del 62% la mia EFFICACIA e la mia EFFICIENZA nell’uso della posta elettronica.

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1. Perchè ?
PRIMA di scrivere qualsiasi mail, poniti la seguente domanda:

Che risultato vuoi ottenere ?

Generalmente sono 3 le possibili risposte:

1. dare informazioni
2. richiedere informazioni
3. generare un’azione

Tieni presente la risposta che hai dato, ti servirà per fare scelte congruenti (e quindi efficaci) nei punti successivi.

2. Oggetto della email
Dall’oggetto della mail deve risultare evidente quale dei tre scopi citati (informare, richiedere informazioni, generare un’azione) vuoi ottenere. Per esempio, se non trovi più il protocollo della riunione con il cliente PIPPO, un buon oggetto potrebbe essere “Mandami protocollo riunione 21/3/2006 PIPPO“. L’obiettivo ideale è che tutta la mail si possa sintetizzare nell’oggetto, rendendo inutile il bisogno di avere un corpo del messaggio. Ovviamente non sempre ciò è possibile, ma tenendo a mente questo obiettivo, scriverai un oggetto molto più efficace ed eviterai, come purtroppo fanno molti, a mandare una mail con l’oggetto vuoto oppure con un’inutile “Ciao“. Quando il destinatario vorrà cercare di nuovo un’informazione contenuta in una mail, come potrebbe riuscirci soltanto cercando tra l’oggetto di siffatti messaggi di posta elettronica ? L’unica speranza che rimane è utilizzare un motore di ricerca locale.

3. Usa una tag
Per inquadrare il contesto è molto utile usare una tag. Io uso racchiudere tra parentesi quadre all’inizio dell’oggetto il nome del cliente. Così l’esempio del punto 2) diviene “[PIPPO]: mandami protocollo della riunione 21/3/2006“. Al posto del nome del cliente puoi mettere anche il numero della commessa, il nome del progetto o qualcosa altro. Il vantaggio di tale tecnica è che il destinatario inquadra subito il contesto e in base al principio del 80-20 può prendere delle decisioni sulle priorità e quindi sulle azioni da compiere, prima ancora di aprire il messaggio. Per esempio, se tu nella giornata odierna stessi aspettando il cliente PLUTO e ti arrivassero tre email, una che comincia per “[TOPOLINO]: …“, un’altra per “[PLUTO]: …“, la terza per “[PIPPO]: …” potresti decidere di aprire soltanto la mail che riguarda PIPPO, il cliente importante che sta per arrivare.
Un’altro vantaggio delle tag è, che se vengono usate da tutti con diligenza, puoi impostare dei filtri (Outlook le chiama “regole”), che le riconoscano. In questo modo il programma di posta elettronica può eseguire delle azioni automatizzate impostate da te, come per esempio, lo spostamento del messaggio in una determinata cartella oppure l’assegnazione di una priorità o colore al messaggio.

4. Sii conciso
L’attenzione del destinatario decresce con il passare del tempo, perciò più prolisso sei, minori sono le probabilità che il destinatario legga tutta la tua mail e di conseguenza si abbassa la probabilità che tu raggiunga lo scopo della tua mail. Come citato al punto 2), la condizione ideale è poter esaurire la mail con il solo oggetto.
Ricordati che essere conciso torna a tuo vantaggio, anche per il fatto che tu ci metti meno tempo a scrivere il messaggio, divieni cioè anche più efficiente.

5. Usa un unico argomento per ogni mail
Molto spesso il destinatario dovrà inoltrare e far “processare” la tua mail da colleghi o persone terze, evita perciò di unire in un unico messaggio più argomenti che potrebbero coinvolgere reparti o persone diverse. Io per esempio ho un cliente che mi manda messaggi in cui mi chiede, delucidazioni su aspetti contrattuali, informazioni sulla data della prossima riunione e dettagli tecnici, sia dal reparto elettrico, che meccanico. Ciò vuol dire che devo fare a pezzettini la mail e inviare ad almeno 3 reparti diversi, diverse parti della mail. Odio quando questo cliente scrive tali tipi di messaggi e nonostante gli abbia già chiesto due volte di scrivermi un argomento per ciascuna mail, egli persevera.

6. Sii pertinente nell’uso dei destinatari
Ti costa soltanto un secondo e due click ad inserire nei destinatari tutti i componenti dell’azienda, ma questo non è un buon motivo ! Spendi invece qualche secondo in più e con in testa la risposta della domanda del punto 1), chiediti chi deve essere il destinatario e chi deve essere messo a conoscenza.
Vale lo stesso principio esposto al punto 4): più preciso diventi nell’assegnazione dei destinatari, meno messaggi riceveranno i tuoi destinatari e più alta sarà la probabilità che essi leggano la tua mail e che tu raggiunga il tuo scopo.

7. Usa la priorità con intelligenza
Assegna la priorità “alta” soltanto quando è veramente urgente, altrimenti non la prenderà in considerazione nessuno. Tra l’altro io in tali casi non uso l’opzione del programma di posta elettronica, ma contrassegno l’oggetto della email, per esempio così “[PIPPO]: mandami protocollo della riunione 21/3/2006 ######URGENTE######“. In questo modo balza molto più all’occhio.
Ricordati comunque, che se hai veramente urgenza, la posta elettronica non è il mezzo più efficace, perchè non cè garanzia che il destinatario la legga subito. In questi casi devi usare il telefono, magari semplicemente per avvisare che hai spedito un messaggio e per sincerarti che il destinatario l’abbia effettivamente ricevuto e capito.

8. Sii esplicito e non dare per scontato
A volte per portare a compimento un’azione è necessario l’intervento di più persone. Ricordati che non sempre le persone vogliono o sono in grado di capire quale sia il loro ruolo. Perciò se un cliente ha richiesto l’invio di un componente e tu hai mandato tale mail sia a Tizio che deve preparare la merce, che a Caio che la deve controllare e imballare, scrivi per esempio: “Per Tizio: prepara il componente. Per Caio: non appena pronta, controlla la merce, imballala e consegnala all’ufficio spedizioni“. Non hai idea di quante volte per sbaglio (ma purtroppo anche di proposito), alcuni compiti non vengano portati a termine perchè ognuno pensava che l’avrebbe fatto l’altro.

9. Non usare il formato HTML
in questo modo, per chi usa (o è costretto ad usare, come me, per motivi aziendali) Outlook, è più facile rispondere scrivendo le risposte direttamente tra le righe del tuo testo originale.

Se conosci qualcuno che fa un uso poco efficace della posta
elettronica, sii efficace e inviagli il link http://www.strategievincenti.net/email-efficacia/ di questo articolo oppure inviagli direttamente l’articolo cliccando sul link “Condividi” che trovi qui sotto.

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1) Disabilita la ricezione automatica della posta
A meno che tu sia il responsabile del Servizio Postvendita di un’azienda, non è necessario che tu scarichi la posta in modo compulsivo ogni 5 minuti.
Avere il programma di posta impostato alla ricezione automatica delle email ogni 10 minuti, significa avere una potenziale distrazione 6 volte all’ora ! Se è impostata ad ogni minuto, tale potenziale di distrazione sale addirittura a 460 volte al giorno !!!
Guarda le email che hai ricevuto nella settimana passata, cosa sarebbe cambiato se tu avessi scaricato la posta soltanto ogni 2 ore o addirittura soltanto 2 volte al giorno (alla mattina presto e dopo pranzo) ?
Prova a disattivare del tutto la ricezione automatica della posta ( con Outlook: Menù STRUMENTI -> OPZIONI -> tab CONFIGURAZIONE DELLA POSTA -> bottone INVIA/RICEVI -> togli la spunta da “Pianifica invio/ricezione automatica ogni XX minuti” ) e visto che ci sei, disattiva anche la ricezione automatica quando invii un messaggio. A questo punto decidi a priori quando vuoi scaricare la posta, in questo modo sarai tu che decidi quando vuoi focalizzare la tua attenzione su di essa e non verrai distratto per esempio dall’arrivo di una nuova mail che richiede le ennesime informazioni urgenti, ma di priorità bassa. Focalizzati sulle cose importanti.
Prova per una settimana ad impostare un’intervallo più lungo, alla fine valuta se ti ha portato delle conseguenze negative. Se sì, riduci di nuovo un pochino l’intervallo; se no, aumentalo di un altro pò e rivaluta alla fine della settimana successiva. Continua questo processo fino a che hai scoperto il tuo limite massimo.

2) Processa la posta in ingresso in stile GTD
Le mail della posta in arrivo vanno processate, senza alcuna pietà, in perfetto stile Getting Things Done.

3) Sii onesto con te stesso
Se in verità sai già che non risponderai ad una mail, levatela dalle scatole subito: archiviala oppure cancellala. Il senso di colpa causato dal non averle risposto non sarà inferiore fra 2 mesi. Concentrati sul 20% che conta e lascia perdere il 80% che non conta.

4) Sii conciso
Vieni subito al punto. Ci metti meno tempo tu a scrivere la mail e hai più probabilità che i destinatari leggano tutte le informazioni importanti, aumentando così la tua efficacia.

5) Usa i modelli/template
Se hai dei testi o delle risposte che ricorrono, usa dei modelli (alcuni programmi li chiamano “template”) in cui hai già salvato il testo standard. In questo modo non dovrai ex novo riscrivere l’intero messaggio o cercare l’ultimo messaggio simile per fare un copia&incolla, ma ti sarà sufficiente adattare o integrare le informazioni personalizzate.

Nel prossimo articolo descriverò invece alcuni suggerimenti su come aumentare l’efficacia dei messaggi di posta elettronica.

Se conosci qualcuno che fa un uso poco efficiente della posta elettronica, sii efficace e inviagli il link http://www.strategievincenti.net/email-efficienza/ di questo articolo oppure inviagli direttamente l’articolo cliccando sul link “Condividi” che trovi qui sotto.

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In pratica l’estensione permette di suddividere le etichette di Gmail in Contexts, Status, Projects e References, di gestire una lista di task e di salvare alcuni tipi di ricerca.

Attenzione però, perchè tale extension in teoria va contro le condizioni di utilizzo di Gmail, la quale, per adesso, non ha preso una posizione ufficiale.

Personalmente non l’ho ancora provata, anche perchè uso Gmail solo come casella di posta secondaria.

Fatemi sapere cosa ne pensate.

Scarica gratuitamente l’ebook con i trucchi che mi hanno permesso di aumentare del 62% la mia EFFICACIA e la mia EFFICIENZA nell’uso della posta elettronica.

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