E poi è pure vero che ormai l’email esiste ed usarla ha cambiato totalmente il modo di comunicare. E’ un pò come l’automobile: perchè farne a meno ?

In questa fase della mia vita sono molto attivo su diversi fronti:

• Dayjob: ho iniziato un nuovo lavoro
• Strategie Vincenti: mi impegno a scrivere con una certa regolarità e di creare i miei primi prodotti
• Ho lanciato ProgettiOnline.com
• Voglio conoscere on- e offline ulteriori persone con interessi affini ai miei

questo comporta che devo ottimizzare tantissimo il mio tempo, visto che – come per tutti – le mie giornate sono costituite soltanto da 24 ore

Per tutte le attività elencate qui sopra uso l’email, è per questo che ho deciso di finalmente finire un ebook che avevo iniziato e poi quasi subito abbandonato esattamente un anno fa.

Nell’uso quotidiano che ho della posta elettronica, ho notato che la maggior parte delle persone usa questo mezzo in modo molto inefficiente ed inefficace, perciò ho raccolto in un ebook gratuito tutte le mie strategie vincenti.

Come anteprima ti propongo un breve video ove ti espongo come attivare in Outlook la notifica automatica di fuori sede, che non è utile soltanto quando sei fuori ufficio per lavoro oppure ferie, ma pure quando sei in una riunione oppure se hai bisogno di un paio di ore di concentrazione senza interruzioni: attiva la notifica automatica e fai sapere che per 2 ore non ci sei e non potrai nè leggere le email, nè rispondere al telefono.

Quali trucchi usi TU per aumentare la tua efficacia ed efficienza nell’uso dell’email ?
Condividi gli accorgimenti che adotti nei commenti qui sotto.

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Di seguito riporto l’elenco completo delle scorciatoie da tastiera per il browser Google Chrome

Scorciatoie di finestre e schede

Scorciatoie della barra degli indirizzi

Nella barra degli indirizzi effettua una delle seguenti operazioni:

Scorciatoie per le funzionalità di Google Chrome

Scorciatoie delle pagine web

Scorciatoie per il testo

Altre scorciatoie

Conosci altre scorciatoie da tastiera che non sono state riportate qui sopra ?
Quale scorciatoia usi più spesso ?

Diccelo nei commenti.

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Questo calendario compatto ha la peculiartià di iniziare a settembre 2008 e finire a settembre 2009, in questo modo studenti e professori delle scuole hanno a disposizione tutti i mesi da settembre fino a giugno per pianificare tutte le proprie attività, come per esempio interrogazioni, consigli di classe, scrutini, esami di stato, gite scolastiche etc.

Invece gli studenti e i professori dell’università possono sfruttare il calendario da settembre 2008 (inizio dell’anno accademico) fino a fine settembre 2009, visto che in tale mese si svolge l’ultima sessione degli esame dell’anno accademico 2008-2009, pianificando così sessioni d’esame, corsi da frequentare, progetti da consegnare, ferie etc.

Per il resto le caratteristiche peculiari di questo calendario compatto rimangono le stesse di quello originale e cioè:

• sta su un’unico foglio A4
• è stampabile
• può essere usato in formato digitale
• è semplice
• è gratuito
• è un ottimo strumento per aumentare la propria produttività
• è un ottimo strumento per rimanere focalizzati sui propri obiettivi

Per maggiori dettagli sull’utilizzo del calendario compatto rimando ad un post precedente dove ho pubblicato anche un video tutorial.

Scarica il calendario compatto scolastico e accademico 2008-2009 nella versione:

• Formato XLS Excel
• Formato PDF Acrobat Reader
• Fromato ODS OpenOffice

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Utilizzo DIGITALE

Puoi utilizzare il calendario compatto come foglio di calcolo in formato XLS per Excel, che ODS per OppenOffice (freeware), ma anche con Google Docs (freeware). Questa ultima versione ha anche il vantaggio di essere portabile: ovunque tu riesca ad accedere a Internet e connetterti a Google, potrai consultare o modificare il calendario. Nota che con Google Docs puoi anche condividere online il tuo calendario con le persone che tu vuoi.

Utilizzo CARTACEO

Se invece preferisci lavorare con la carta, oppure non hai sempre un computer a portata di mano, puoi stampare il calendario partendo da uno dei fogli di calcolo menzionati sopra oppure utilizzando la versione PDF per Acrobat Reader (freeware).

DOWNLOAD

Scarica gratuitamente le diverse versioni:

• Calendario compatto 2009 versione XLS per Excel
• Calendario compatto 2009 versione ODS per OpenOffice
• Calendario compatto 2009 versione Google Docs
• Calendario compatto 2009 versione PDF per Acrobat Reader

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All’inizio quando cominci un nuovo lavoro ti trovi sempre un pò spaesato, ma trovo anche che sia una grossa opportunità, di quelle che “capitano una volta sola“. Cioè devi ricrearti un tuo “sistema di produttività personale”, vale a dire come ti configuri le cartelle di posta elettronica, come ti posizioni le icone sul computer, quali programmi ti installi, come gestisci e scambi le informazioni con i tuoi colleghi e soprattutto come gestisci le attività che TU devi svolgere.

Ci sono strategie e strumenti che acquisisci nel corso degli anni, di cui non puoi più fare a meno. Per me, per esempio, sono strumenti imprescindibili:

• il mio palmare

• l’outliner Bonsai per la gestione delle mie liste ToDo installato sia sul desktop che sul palmare

• il motore di ricerca in locale Copernic Desktop Search

• Chrome come browser

• il GTD (Getting Things Done), vale a dire l’insieme delle liste con le attività da compiere (ToDo-lists).

L’occasione d’oro di cui parlavo pocanzi, si riferisce al fatto che quando inizi con un nuovo lavoro, parti con le liste delle attività appena scelte e definite (per esempio Next steps, Waiting for, Sometime, Who, Where, Telefonate, Comissioni, Progetti etc.) e la cassetta della posta in arrivo ancora tutte vuote !
Nel mio caso ci sono voluti meno di due mesi per arrivare a saturazione, cioè per arrivare a quel punto in cui quotidianamente la quantità di attività da svolgere erano maggiori delle quantità di attività che ero in grado di effettivamente portare a compimento ogni giorno. Arrivato a questo punto di solito subentra la frustazione e la voglia di fuggire per ricominciare da zero in un’altra parte e mi viene da pensare che il mio sistema GTD non sia efficace.

In realtà, ora che sono passati 8 mesi dall’inizio di questa nuova attività, mi sono detto: “Perchè ho questa opportunità d’oro di ricominciare da zero solo quando cambio lavoro ?”

Poi ho guardato tutte le mie liste e la posta non processata e ho notato in esse diverse voci che sono lì da mesi, per le quali non trovo mai il tempo, alle quali non ho mai ricevuto risposta o feedback. In realtà probabilmente sono cadute in dimenticatoio, non solo nella mia ToDo-list, ma evidentemente anche in quella di qualcun altro che doveva beneficiare del risultato della mia attività, o almeno la sua priorità o il suo potenziale risultato è diventato molto poco rilevante.

MA allora, perchè non prendere tutte le liste e semplicemente cancellare tutto ?
Tanto le cose importanti, tornano sempre a galla ! (in un detto popolare un pò volgare, vengono sempre a galla delle altre cose… )

Per farlo ci vuole un pò di coraggio, c’è quella vocina che in un orecchio ti dice “E se poi dimentichi una cosa importante ?”

Fidati, se qualcosa è importante, ci sarà qualcuno o qualcosa che te lo ricorderà.

Se vuoi sentirti più tranquillo, fai un backup delle tue vecchie liste e delle tue email, fanne una fotocopia oppure salva i file e poi mettili in un posto non facilmente accessibile (per esempio un cassetto nascosto, nel caso delle fotocopie, oppure una cartella annidata oppure una chiavetta usb, nel caso dei files). Non devi andare continuamente a sbirciarli per vedere se ti sei ricordati di re-inserire tutto nelle tue nuove liste. Essi servono soltanto nel caso tu scoppi nel panico pensando di non farcela senza di loro. Nel qual caso, vai a recuperare i backup, ma vedrai che non ne avrai bisogno.

Siamo verso la fine dell’estate, periodo in cui spesso uno in vacanza fa un bilancio. Avendo staccato dal lavoro per qualche giorno, uno riesce a vedere le cose con più distacco e spesso è il momento in cui nascono i buoni propositi per un cambiamento. Quale migliore momento per decidere di resettare tutto al rientro dalle vacanze e ricominciare da una lista di attività da svolgere e una cassetta della posta in arrivo completamente vergini ?

Condividi nei commenti le tue esperienze ed opinioni personali.

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Alla Natara stanno lavorando sodo per trasferire il loro prodotto anche sulla piattaforma Windows Mobile, allo stato attuale non è ancora stata rilasciata una versione alfa, ma ci manca poco. Potrebbe essere una questione di poche settimane. Nel frattempo è possibile vedere un interessante video di anteprima.

Compra online il libro di David Allen:

Tags: Natara Bonsai, GTD, Getting Things Done

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Categoria: Where (Luoghi)

Questa categoria contiene le liste in cui scrivo le attività che voglio svolgere quando mi trovo in determinati luoghi, come per esempio farmacia, cartoleria, Mediaworld, Leroy Merlin, determinate città (p.e. Monaco). Ogni lista prende il nome del luogo a cui si riferisce. Io non metto in questa categoria la comune lista della spesa, in quanto,come ho già detto in precedenza, per essa uso un programma dedicato e gratuito chiamato Handyshopper.

Categoria: Who (Persone)
Questa categoria contiene le liste dedicate a determinate persone, cioè ivi si trovano le attività che voglio fare quando vedo o sento una determinata persona. In genere tali persone non sono persone con cui interagisco quotidianamente, altrimenti tali attività finirebbero rispettivamente nella lista Next step Privat e in Next steps. Ogni lista prende il nome della persona a cui si riferisce. Per esempio io ho le seguenti liste: mamma, papà, sorella, commercialista, medico di base, pediatra, qualche fornitore particolare, qualche collega particolare, qualche amico.

Categoria: Personal (Progetti privati)
In questa categoria sono contenute tutti i progetti privati, un progetto è qualsiasi insieme di attività necessarie a raggiungere un prefissato obiettivo. Quando l’insieme di attività necessarie è minore di 3 o 4, le metto nella lista Next steps Privat, ma se è maggiore creo al volo una nuova lista dandogli il titolo dell’obiettivo da raggiungere e la salvo appunto nella categoria Personal.
Esempi di liste che ho (Nome lista – contenuto):

• Luogo vacanza – quando pianifichiamo una vacanza creo una lista con tutto ciò che ci dobbiamo portare e che vogliamo fare
• Nome blog – per ogni blog ho una lista in cui scrivo quali articoli voglio scrivere e cosa vorrei implementare sul blog
• GTD – questa lista contiene le modifiche alla mia implementazione personale del GTD che vorrei provare
• Toastmasters – contiene le tecniche e gli speechs che vorrei implementare
• Libri – è la lista dei libri che mi piacerebbe avere e leggere. Ogni volta che vedo o sento di un libro che mi interessa me lo annoto subito.
• Musica – come per i libri

Categoria: Business (Progetti lavorativi)
Naturalmente anche per i progetti professionali vale il concetto del progetto, per un numero limitato (3 o 4) di attività necessarie a raggiungere l’obiettivo, le metto nella lista Next steps, altrimenti creo una lista a sè stante che salvo nella categoria Business.
Ultimamente ho drasticamente ridotto il numero di queste liste perchè avevo perso il controllo di cosa dovevo fare, cioè per decidere quale fosse la prossima azione da svolgere dovevo entrare in diverse liste e confrontare tra di loro la prima azione di ciascuna lista per poter decidere quale fare. Ciò era poco pratico, perciò sono passato a mettere il più possibile nella lista Next steps, onde avere tutto in un unica grande lista. Ora fanno eccezione soltanto alcuni progetti molto particolari per importanza e circoscrizione.

Con questo ho concluso la descrizione di come io ho implementato il Getting Things Done, sicuramente c’è ancora un grosso margine di miglioramento, i punti in cui secondo me sono carente sono:

• maggiore regolarità nella Weekly Review, la revisione settimanale delle liste nelle quali si dovrebbe eliminare ciò che non serve più ed aggiornare le priorità secondo l’evoluzione degli eventi.
• l’uso più corretto e continuo delle liste Sometimes.
• l’introduzione e l’uso delle liste di “alta quota”, in pratica uso solo la pista di decollo (0 piedi) e la aree di responsabilità (20.000 piedi)

ma mi piacerebbe sentire la tua impressione sul mio sistema GTD. Se hai domande da pormi, suggerimenti da darmi o se vuoi raccontare la tua personale implementazione del Getting Things Done oppure se vuoi dirci il link dove la possiamo trovare, allora lascia un commento.

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Innanzitutto è importante spiegare che ho fatto la scelta fondamentale di scindere le liste che riguardano la mia vita privata da quelle che riguardano il mio lavoro. Lo so che David Allen sconsiglia di dividere le due cose, perchè in realtà l’una ha influenza sull’altra, ma io ho fatto questa scelta (dopo aver provato a tenere tutto unito) per i seguenti tre motivi:

1. quando per esempio durante il weekend consulto i miei next steps privati, non ho alcuna voglia che mi vengano ancora ricordate tutte quelle cose importanti e urgenti che non ho ancora fatto per il lavoro.
2. trovo che non aiuti la focalizzazione avere una lista di next steps privati piena zeppa di next steps di lavoro, che comunque in quel momento non riuscirei a completare.
3. porto sempre con me il mio palmare, su cui ho tutte le liste, sia quelle private che quelle di lavoro, quindi ho comunque sempre a portata, sia le informazioni private, che quelle di lavoro.

Il mio sistema GTD è suddiviso in 5 categorie: Actions, Business, Personal, Where, Who.

Categoria: Actions (Azioni)
Questo è il cuore del mio sistema GTD, qui risiedono le liste che uso il 90% del tempo. In pratica è il mio pannello di controllo (gli anglofoni lo chiamano dashboard = cruscotto), in esso si trovano (in ordine alfabetico) le seguenti liste:

Chiamare
Commissioni
Lista progetti
Lista progetti Personal
Next steps
Next steps Personal
PC@Home
PC@Office
Sometimes Personal
Sometimes Work
Waiting for
Waiting for Personal

Partiamo dall’alta quota, da 20.000 piedi come direbbe David Allen (oppure da 6.000 metri come viene convertita nella versione italiana del libro, gulp e sigh !) cioè dalle mie aree di responsabilità. Attualmente faccio il tecnico-commerciale, perciò in Lista Progetti si trovano tutti i clienti con i quali ho commesse in corso, con elencati i rispettivi punti cardine (come per esempio inzio lavori, date collaudi, scadenze pagamenti). Per motivi di riservatezza (dovrei praticamente cancellare tutti i nomi) non pubblico questa lista.
Se una commessa è grossa ed importante, nella categoria Business creo una lista con il nome del cliente e con dentro tutti i next steps per tale commessa. Nell’attuale lavoro l’ho fatto per due commesse, ma tendo a non farlo più, perché ora preferisco immettere tutte le azioni da intraprendere in un’unica grande lista Next steps, in quanto in questo modo ho tutte le cose da fare per le varie commesse in un unico posto, senza che debba passare avanti e indietro tra diverse liste.

Al contrario di David Allen che usa avere diverse liste per diverse “quote di volo” (leggi: diversi orizzonti temporali), io scendo direttamente a bassa quota con la lista dei Next Steps, cioè la todo list di tutti i giorni con i miei prossimi passi che devo compiere.

La cosa più importante (ma questo vale per qualsiasi lista), è scomporre le macroattività in singole azioni e assicurarsi di scrivere per ogni voce della lista un’azione, la scadenza e il contatto o il referente. Sbirciando nella mia lista, tra le altre cose, puoi notare che il software Bonsai ti permette di impostare delle colorazioni automatiche delle voci a seconda delle categorie e della scadenza. Io l’ho impostato in modo tale che colori di rosso le voci scadute, di viola quelle in scadenza durante la giornata odierna, in blu quelle in scadenza il giorno successivo e in nero quello in scadenza fra 2 o più giorni. Inoltre forse hai notato che nelle note (riquadro giallino sulla destra, ma che può essere spostato anche in basso, se lo si vuole) scrivo l’oggetto e la data delle eventuali mail che sono correlate a tale compito. In questo modo semplicemente copio l’oggetto della mail e lo incollo nel Copernic Desktop Search (se non sai cosa sia e non sei conscio delle grosse potenzialità che ha un motore di ricerca locale, ti consiglio di leggere il mio articolo a riguardo), in questo modo sono in grado di leggere, aprire, stampare e rispondere a tale mail nel giro di 1-2 secondi, senza dover impazzire di cercare tale mail in Outlook, vantaggio mica da sottovalutare visto che ho un archivio della posta in arrivo di oltre 1,5 GB.

Passiamo quindi alla lista Waiting for, in cui scrivo tutte le cose che ho delegato o per cui attendo una risposta, ove “risposta” può voler dire anche: una conferma affermativa o negativa, una conferma che un compito è stato ultimato, la ricezione di un documento/mail/oggetto, la consegna di un componente etc. La tecnica è la stessa adottata per la lista Next steps: è importante essere precisi su cosa si vuole ottenere (onde evitare di dover pensare o ricordare cosa si doveva ricevere), indicare la scadenza e il nome della risorsa da cui si attende la risposta. Anche in questa lista, se sono coinvolte delle mail, uso la tecnica di copiare l’oggetto della mail nelle note e il Copernic Desktop Search per rintracciarla in un baleno.

Fino ad ora ho parlato del cuore del mio sistema GTD per il lavoro, passiamo ora alla mia vita privata, partendo dalle liste equivalenti a quelle sopra descritte, cioè Next Steps Privat e Waiting for Personal, che contengono rispettivamente le singole azioni che devo intraprendere e i feedback che riguardano la mia vita extralavorativa.

La lista Chiamare contiene invece un elenco delle persone che devo/voglio contattare. Nel mio caso equivale ad essere in realtà una lista di “socializzazione”. Per intenderci: se devo chiamare l’idraulico, metterò una riga con il testo “Chiamare idraulico affinchè sistemi lavandino” nella lista Next Steps Privat, mentre se voglio chiamare qualcuno in macchina sul viaggio di ritorno dal lavoro per chiacchierare o se voglio decidere quale amico incontrare nel fine settimana, apro la lista Chiamare.

La lista Commissioni invece, come dice il nome, raccoglie tutte le commissioni che devo effettuare quando sono fuori casa, trattasi cioè di acquisti di articoli particolari (non la classica spesa, per quella uso il software free Handyshopper) o commissioni, quali per esempio passare in Posta o in pulisecco etc.

La lista PC@Office contiene tutte le attività che vorrei fare al PC dal lavoro. Nel mio caso specifico riguardano tutte attività ricreative (da fare cioè in pausa pranzo) in quanto non ho necessità (come fa invece qualcuno) di dedicare una lista alle attività lavorative per quando si trova davanti al computer, in quanto passo già gran parte del mio tempo davanti ad esso e comunque ho sempre la possibilità di accedervi, non appena ne dovessi avere la possibilità.

La lista PC@Home contiene invece quelle attività che posso svolgere solo dal mio PC di casa: quali per esempio masterizzare un CD di foto, convertire dei files musicali etc.

Infine le ultime due liste contenute nella mia categoria Actions sono Sometimes Work e Sometimes Personal. In esse dovrebbero finire le attività che per adesso ho deciso di non fare, ma che in un futuro potrei forse voler fare. In pratica per quanto riguarda la lista riguardante il lavoro è una lista morta, non ci ficco dentro niente. Per quanto riguarda la lista privata ci metto le cose che mi piacerebbe fare, tipo: vedere una mostra, la macchina ideale, il lavoro ideale, viaggi che mi piacerebbe fare. In più ogni tanto quando faccio la manutenzione alle mie liste ci finisce dentro qualcosa che tolgo da Next steps Privat che non riesco a fare e che ho deciso di tenere in sospeso, ma di non ancora cestinare.

Nel prossimo articolo descriverò le categorie: Business, Personal, Where, Who.

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Il sistema GTD può essere di tre tipi:

• Cartaceo, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente su carta

• Digitale, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente in modo digitale

• Ibrido, una via di mezzo dei primi due tipi, come per esempio scrivere le liste al computer e poi stamparle per gestirle su carta.

Io appartengo strenuamente alla seconda categoria e nello specifico alla sottocategoria mobile.
Il tutto è cominciato nel 2003, ero responsabile della manutenzione di un’industria di processo e me ne andavo in giro per l’impianto e prendevo appunti sulle cose da fare su alcuni foglietti volanti. Questi foglietti li tenevo in tasca, ma ben presto sono diventati ingombranti, perché avevano assunto ormai la consistenza di un blocchetto. Oltrettutto me li portavo anche a casa, perché anche fuori dallo stabilimento mi capitava (e mi capita tuttora) che mi venisse in mente qualcosa che fosse necessario fare o qualche buona idea. Insomma il blocco di foglietti era diventato ingombrante e poco pratico, avevo bisogno di un qualcosa di sempre disponibile e flessibile nell’utilizzo. È così che decisi di comperare ciò che ora per me è uno strumento indispensabile: il mio primo palmare. I grossi vantaggi del palmare sono:

• è sempre disponibile (cioè puoi averlo sempre a portata di mano e si accende immediatamente, non ha cioè bisogno di un lungo avvio come per i PC)
• metti le informazioni immediatamente al posto giusto
• hai sempre tutte le informazioni con te
• puoi sincronizzare tutte le informazioni con il PC
• in pochi secondi puoi fare in qualsiasi momento un backup di tutte le informazioni su una scheda di memoria rimovibile (ovviamente il ripristino di tali dati dalla stessa scheda di memoria è altrettanto veloce). Il software che io uso è BackupBuddy della Bluenomad

Io non mi separo mai dal mio palmare, ce l’ho sempre con me: al lavoro, nel tempo libero, a casa, anche e soprattutto quando vado… al bagno. =:-O

L’idea dei foglietti prima, e del palmare poi, era quella di prendere nota delle mille cose da fare, onde non dimenticarmele e per sgomberare la mente e ridurre lo stress; allo scopo del GTD cioè ci ero già arrivato, mi mancava soltanto un processo valido per realizzarlo. Un mesetto dopo l’acquisto del palmare, il caso volle (o è stato forse la legge dell’attrazione ?) che, mentre cercavo del software per il palmare, mi imbattessi nel GTD Add-in per Outlook. Fui incuriosito sia dalla sigla (che non mi diceva niente), sia dal fatto che ignoravo l’esistenza della possibilità di installare degli add-in in Outlook. Dopo qualche approfondimento su internet mi sono subito comperato la versione tedesca del libro di David Allen “Detto, fatto! L’arte dell’efficienza” e così mi sono dato da fare con l’implementazione del metodo.

Software

Per la gestione delle mie liste GTD ho acquistato il software Bonsai della Natara, trattasi di un outliner, cioè un programma per gestire delle liste nidificate. E’ stato finora il miglior investimento in un software di qualsiasi tipo che io abbia fatto (se ricordo bene è costato una quarantina di dollari). I punti di forza del Bonsai sono innumerevoli:

• applicazione sia per il palmare che per il PC
• le liste possono essere modificate sia sul PC che sul palmare e poi possono essere facilmente sincronizzate
• possibilità di creare dei links tra la singola voce di una lista (item) e un’attività (todo) del calendario, oppure con un’evento del calendario, oppure con un’altra lista
• la presenza di categorie sia per le liste stesse, che per le singole voci delle liste
• la presenza di keywords per le singole voci delle liste
• la possibilità di impostare una scadenza
• la possibilità di assegnare una risorsa
• la possibilità di colorare le singole voci (items) di una lista secondo determinati criteri (categoria o scadenza)
• la presenza di una funzione di filtro programmabile
• la presenza della funzione di ordinamento crescente/decrescente programmabile
• la possibilità di inserire note
• un valido forum di supporto online

per citare soltanto quelli che apprezzo io. Faccio notare che il Bonsai viene venduto anche soltanto come programma per il PC, non è cioè necessario possedere un palmare. Esso è in grado di interfacciarsi con Outlook per quanto riguarda gli eventi e le attività. Mi sento perciò di consigliarlo a chiunque voglia implementare la metodologia Getting Things Done. N.B: consiglio il Bonsai in modo totalmente disinteressato, in quanto il link è non affiliato, ma completamente convinto perchè adoro questo programma.

Le mie liste ( finalmente )
Come ho accennato prima, il Bonsai permette di definire a quale categoria appartiene una lista, per questo motivo il mio sistema è suddiviso in 5 categorie:
Actions (Azioni)
Business (Lavoro)
Personal (Privato)
Where (Luoghi)
Who (Persone)

Perdona l’impostazione anglofona del mio sistema, ma io ho studiato sulla versione tedesca del libro e poi ho approfondito su articoli online in lingua inglese.

Nella seconda parte passerò in rassegna le singole categorie di liste appena elencate.

Compra online il libro di David Allen:

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Si tratta di un semplice foglio di lavoro Excel che può essere usato per la pianificazione di piccoli progetti, per fare cioè una sorta di “mini GANTT“. Io uso il calendario compatto sia in forma cartacea che in forma digitale.

Calendario compatto cartaceo

Io ho sempre diverse stampe del calendario compatto pronte per l’uso, sia nel cassetto della mia scrivania, sia nella borsa del mio pc portatile da utilizzare quando sono in viaggio per lavoro.
Il calendario compatto è allineato tutto a sinistra, in questo modo sulla destra rimane spazio per inserire le proprie annotazioni. Io uso il calendario compatto con ciò che mi capita a tiro: se ho evidenziatori o penne colorate, con esse segno le date e poi scrivo a fianco le annotazioni. Se invece non ho colori a disposizione e devo in qualche modo marchiare alcuni giorni cardine, segno la data disegnandoci attorno un rettangolo, oppure un triangolo o un cerchio.

Calendario compatto digitale

Altre volte invece, soprattutto se devo distribuire il calendario a colleghi coinvolti nel progetto o a clienti, segno le date con “riempimento colore” oppure aggiungo un “motivo” alla cella con tasto destro sulla cella -> Formato celle -> linguetta Motivo -> menù a tendina Motivo. In questo modo puoi aggiungere un tratteggio o una puntinatura anche in aggiunta al colore della cella, questo sistema è ottimo per contrassegnare i punti cardine di un progetto. Infine con le frecce e le caselle di testo che si possono inserire in qualsiasi foglio di lavoro Excel attivando la barra menù “Disegno“, ti permettono di aggiungere tutti i commenti necessari al completamento del progetto.

N.B: questo video tutorial è stato girato con Camtasia Studio

Questo Calendario Compatto è stato ideato da David Seah ed è già precedentemente stato tradotto in italiano da Magnificaweb.it, io l’ho modificato con un dettaglio per me molto importante: l’aggiunta del numero delle settimane, in quanto in ambito di project management soprattutto i clienti tedeschi fanno molto spesso riferimento a questo dato, perciò volevo averlo sempre sotto gli occhi.Io utilizzo il calendario compatto sia per progetti di lavoro (come negli esempi sù citati), sia per progetti privati (come per esempio per pianificare dei 30 giorni di prova).Puoi scaricare qui ed usare liberamente il mio ——–> calendario compatto 2008.

Scarica gratuitamente le diverse versioni:

• Calendario compatto 2012 versione XLS per Excel
• Calendario compatto 2012 versione PDF per Acrobat Reader
• Calendario compatto 2012 file ZIP contenente sia la versione Excel, che quella PDF

Usa i commenti per segnalare le tue impressioni e i suggerimenti per il miglioramento del calendario compatto.

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