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GTD lifehack: come unire l’archivio cartaceo con quello digitale

Alexander — Thu, 31 Aug 2006 13:29:00 +0000

Nell’articolo “GTD: l’archivio” ho parlato di come implementare un archivio cartaceo e dell’importanza nel Getting Things Done che l’archivio sia di facile consultazione e del fatto che, affinchè esso sia efficace, esso debba essere unico. Ciò però non è sempre possibile. Io, per esempio ho sviluppato tutto il sistema del GTD sul mio palmare; su di esso ho tutte le liste necessarie per gestire la mia vita, sia privata, che professionale. Queste liste vengono sincronizzate con il PC portatile con cui lavoro, ci sono però tutta una serie di documenti che non sono in formato digitale e che di conseguenza non posso, oppure non sarebbe di alcuna utilità, salvare sul PC. Come per esempio (cito casi pratici contenuti nel mio Archivio Alfabetico): articoli staccati da giornali o riviste, lettere cartacee, ricette manoscritte da mia mamma, istruzioni di software stampate con sottolineature e appunti, depliant di alberghi nei quali un giorno vorrò andare etc.
Alcune di queste informazioni sono di carattere quasi prettamente cartaceo. Lo sò anch’io che le lettere si possono scansionare e importare sul PC in pdf o come immagine, ma non è la stessa cosa: preferisco avere gli originali e poterli prendere in mano.
Tuttavia gran parte dei documenti sia di lavoro, che privati, li ho in formato digitale sul mio PC portatile, come per esempio file pdf, Word, Excel, Powerpoint, mp3, emails ed immagini. Quando devo trovare un’informazione contenuta sul hard disk, uso il Copernic Desktop Search, un motore di ricerca locale, in grado in una frazione di secondo, di trovare tutti i file del mio hard disk rispondenti ai criteri di ricerca che ho immesso. (Per informazioni approfondite su cosa siano, come funzionano e una recensione sui più diffusi motori di ricerca locali, ti consiglio di leggere questo mio articolo).

Ora torniamo sul punto fondamentale che l’archivio deve essere unico, affinchè sia efficace; questo perchè se avete necessità di trovare un’informazione, non ha senso dover cominciare a cercare in posti diversi, vi fa perdere tempo e la pazienza. Ma se ho due sistemi di archiviazione, uno cartaceo (il mio raccoglitore Archivio Alfabetico) e un’altro digitale (il mio hard disk) come faccio ad unire questi due archivi onde minimizzare i tempi di ricerca ?

Il trucco c’è e sta nel creare una tabella Excel composta da due semplicissime colonne di testo. La prima contiene le parole chiave (oppure chiamatele tag o label o come vi pare) che scrivete in alto a destra sui documenti cartacei quando li archiviate, nella seconda colonna scrivete una breve descrizione di ciò che è contenuto nel documento cartaceo. In questo modo ad ogni riga della tabella corrisponde un documento salvato nel archivio cartaceo. Adesso salvate il file Excel, per esempio, con il nome ArchivioCartaceo.xls. Così facendo anche questo file verrà indicizzato dal motore di ricerca locale e la prossima volta che con esso cercherete, per esempio, le parole chiave “torta noci”, come risultato otterrete l’email della vostra amica che vi ha chiesto la ricetta di quella fantastica torta mangiata a casa vostra, il file Word della ricetta consigliatavi dalla vicina di casa, ma anche il file Excel ArchivioCartaceo.xls con evidenziata la riga “torta noci mamma”, perchè sotto la lettera “T” del vostro archivio alfabetico cartaceo avete salvato la ricetta autografa di vostra mamma.

P.S: se siete dei palmari-dipendenti come me, potete addirittura includere il file ArchivioCartaceo.xls nei files da sincronizzare, così avete sempre l’indice del vostro archivio cartaceo a portata di dito e potete fare le ricerche anche con il comando trova del palmare. Il palmare ha un ulteriore vantaggio rispetto al PC, in quanto esso da spento diventa operativo in meno di un secondo, mentre il mio PC ci mette quasi 2 minuti. Perciò se archivio qualcosa e voglio aggiornare il file ArchivioCartaceo.xls, allora lo faccio sul PC se questo è già acceso, altrimenti lo faccio sul palmare. Alla prima sincronizzazione del palmare con il PC, tali informazioni verranno aggiornate sul file che risiede sul computer.

P.P.S: ovviamente potete applicare questo sistema anche ad altri tipi di archiviazioni, differenti da quelli cartacei, come per esempio il contenuto dei nastri di registrazione in Video 8, le vostre musicassette, etc.

P.P.P.S: mi piacerebbe sapere se usate altri sistemi per interconnettere archivi digitali e non, fatemelo sapere scrivendo nei commenti.

P.P.P.P.S: mi piacerebbe ricevere una di quelle ottime torte alle noci, che solo voi sapete fare

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GTD: l’archivio

Alexander — Thu, 17 Aug 2006 08:04:00 +0000

Nel GTD di David Allen l’archivio rappresenta un elemento molto importante: in esso devono finire soltanto documenti che non presuppongono un’azione da parte nostra e che vogliamo conservare per futura consultazione; inoltre l’archivio deve essere di facile consultazione e unico.

Il tipo di archiviazione più semplice in assoluto consiste nell’usare un sistema alfabetico: per il mio archivio di casa ho preso un classico raccoglitore tipo DOX con dentro i separatori alfabetici (per intenderci, quelli tipo rubrica telefonica) e lì dentro archivio tutte quelle carte che non presuppongono alcuna azione, ma che voglio conservare per futura consultazione. E devo dire che l’introduzione di questo archivio è stato un grande successo, perchè in esso hanno trovato finalmente una degna collocazione tutta una serie di carte che erano sparse in diverse pile in giro per la casa: sulla libreria a fianco della scrivania nello studio, sul comodino a fianco al letto e nel mobiletto in bagno (per quando ci si deve rilassare). In queste pile di carte si trovano articoli stampati dal web e poi letti e sottolineati, articoli strappati da riviste e giornali, depliant, istruzioni di software, lettere etc. Tutte queste carte una volta lette, o finivano di nuovo sotto alla stessa pila, o sulla pila nello studio, in attesa che io mi inventassi qualcosa per dove metterle.
Da quando invece ho introdotto il mio Archivio Alfabetico è stata una liberazione, perchè non appena ho finito di leggere il documento, lo aggraffetto in alto a sinistro, lo buco con la perforatrice, gli scrivo in matita in alto a destra una-due parole chiave (tipo tag) e lo archivio sotto la lettera della prima parola chiave che ho scritto. Naturalmente anche all’interno della sezione di ogni lettera, l’archiviazione avviene in ordine alfabetico. Così per esempio l’articolo “GTD introduzione” verrà archiviato dopo “GTD archivio”.
Qualora dovesse capitarmi per le mani qualcosa che non ha il classico formato A4 del raccoglitore, come per esempio un articolo di un giornale (che potrebbe essere più largo o più alto di un foglio A4), oppure come un appunto o una cartolina (che potrebbero essere più piccoli di un A4), io li incollo su un foglio A4 bianco. Nel caso di articoli che sono grandi, piego la parte sporgente dal foglio e poi lo archivio come qualsiasi altro documento.

Tutto questo per me è diventato un rito, l’archiviazione stessa mi dà un piccolo brivido di soddisfazione, perchè mi rendo conto che non semino più in giro della carta e ho la certezza che quando vorrò riconsultare tale documento lo troverò in un baleno, perchè anche se non ricordo esattamente sotto quale parola chiave ho archiviato il documento, non saranno più di due o tre le differenti combinazioni possibili e quindi i posti dove cercarlo. Così per esempio l’articolo “GTD introduzione” potrebbe trovarsi sotto la “G” di GTD, la “I” di introduzione o la “A” o la “D” di David Allen, per questa ricerca nel raccoglitore impiego al massimo 10 secondi, ora provate ad andare in giro per la mia casa e cercare l’articolo nelle mie pile di carta…
L’ultimo punto importante da sottolineare affinchè il sistema sia efficace e sia veramente di facile consultazione, è che sia posizionato in un punto in cui lo possiate consultare soltanto allungando un braccio, altrimenti si crea una barriera di pigrizia tra voi e l’utilizzo dell’archivio, sia nel momento dell’archiviazione, sia nel momento della consultazione. Per questo motivo io l’ho posizionato nella libreria subito a fianco della mia scrivania nello studio.

Un alternativa al raccoglitore è l’archivio con le cartelle sospese, abitudine che è forse un pò più americana che europea. Personalmente la trovo più comoda se si hanno grosse quantità di informazioni da archiviare e soprattutto grandi spazi a disposizione. Sul lavoro infatti uso il sistema delle cartelle sospese, ma a casa preferisco il sistema del raccoglitore, anche perchè esso ha l’importante caratteristica di essere facilmente espandibile a piacere: è sufficiente aggiungere un raccoglitore, spostare alcune delle ultime lettere dall’ultimo raccoglitore a quello nuovo ed infine aggiornare la scritta sul dorso del raccoglitore (per sapere sempre quale lettere sono contenute in ciascun raccoglitore).

Vi consiglio di provarlo, tutto ciò di cui avete bisogno è soltanto:

un raccoglitore
i separatori alfabetici (ve li potete fare tranquillamente da sè con dei cartoncini, oppure provvisoriamente attaccate dei post-it con la lettera in questione)
una graffettatrice
una perforatrice

vi assicuro che non vorrete più tornare indietro.

Provatelo per 30 giorni, poi decidete se il sistema funziona e vi piace o se necessita degli aggiustamenti.

Dopo questo periodo di prova, mi piacerebbe ricevere i vostri feedback di come è andata, se vi siete trovati bene oppure no, se avete trovato dei personali accorgimenti che per voi funzionano meglio.
Fatemi sapere tutto ciò nei commenti di questo articolo.

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