Recentemente sono stato al Seminario BASTA CHIACCHIERE di Mirco Gasparotto tenutosi a Venezia.

CHI E’ MIRCO GASPAROTTO ?

Mirco Gasparotto è nato in Svizzera da genitori vicentini, ha la terza media e non ha mai finito la scuola superiore.
Nel 1983 a 20 anni entra nella ditta ARROWELD (fabbrica che produce materiali per la saldatura e varie forniture industriali) come fattorino che consegnava bombole di gas.
Un anno dopo divente un commerciale di tale azienda.
Dopo altri 2 anni diventa il Direttore Commerciale di tale azienda.
Quando aveva 25 anni il titolare dell’azienda muore improvvisamente, Mirco chiede alla vedova di non vendere l’azienda e si propone di guidarla nonostante non avesse la preparazione necessaria. Dal 1988 al 1990 si è dedicato anima e corpo alla formazione tecnica, corsi di diritto tributario, contabilità tutto ciò che per preparazione personale non sapeva e nel 1990 è diventato amministratore delegato. A quel punto ha fatto un’operazione di Management By Out , in poche parole ho comprato l’azienda per cui lavorava con i soldi del sistema bancario con gli utili che l’azienda sviluppava.

Mirco si è reso conto mediante la sua esperienza diretta, di quanto fondamentale sia la formazione, lo sviluppo personale delle singole persone: essendo capo della rete commerciale prima, e dell’intera azienda poi, riteneva che il collaboratore che entrava alle 5 di pomeriggio nel suo ufficio perchè chiedeva aiuto con un problema, aveva lo stesso diritto di avere davanti a sè una persona nel pieno delle sue facoltà, come il collega che era entrato alle 8 di mattina. Fu così che Mirco iniziò a “lavorare” su:

• la sua energia psico-fisica,
• sulla capacità di essere sempre nello stato emozionale ottimale per prendere la decisione giusta,
• sulla fiducia nei collaboratori
• altre cose ancora che ti racconterà dal vivo in uno dei suoi seminari

Mirco così ha letto moltissimi libri di crescita personale e ha frequentato tutti i migliori formatori in Italia e all’Estero e di ognuno ha tenuto le cose che per lui funzionavano e ha buttato il resto. Negli anni ha creato così il suo metodo che è alla base del suo successo e lo ha descritto nel suo primo libro dal titolo “Basta chiacchiere“.

Mirco è diventato talmente appassionato di crescita personale, tanto che ha fondato ed è presidente del Club mondiale della formazione, che ha il merito di aver portato in Italia formatori del calibro di:

• Brian Tracy
• Robert Cialdini
• Jeffrey Gitomer
• Jack Canfield
• Robin Sharma (febbraio 2012)

Il Workshop Basta Chiacchiere a cui ho partecipato e che tocca diverse città italiane (PERUGIA, BARI, BOLOGNA, ANCONA, NAPOLI, ROMA, TORINO, MILANO, GENOVA, VERONA) ha indubbiamente lo scopo di promuovere il suo libro appena pubblicato e le attività formative della società HRD di Roberto Re, tuttavia la genuinità, spontaneità e il pragmatismo di Mirco danno al partecipante al workshop un valore di 10 volte maggiore al costo dei soli €30 (tra l’altro con incluso in regalo il libro del valore di €14) necessari all’iscrizione alla serata.

Il workshop si è sviluppato in 2 fasi: nella prima Mirco ha prima raccontato il suo percorso in Azienda e poi esposto il suo metodo e soprattutto su come lo ha applicato non solo su di sè ma anche sui suoi collaboratori.

Sostanzialmente Mirco ribadisce continuamente la necessità di avere un METODO, poi di avere una disciplina di ferro.
Nel suo metodo ho ritrovato, tra gli altri, elementi di Anthony Robbins, Stephen Covey e Napoleon Hill.
Tra i concetti che personalmente mi sono piaciuti di più ci sono:

• Il vero SUCCESSO lo si raggiunge solo se si ha EQUILIBRIO tra i vari RUOLI che ognuno ricopre e Mirco raccomanda di mettere al centro di tutti i ruoli quello della famiglia. Concetto un pò fuori dal comune, pronunciato da un imprenditore di successo e Mirco fa ciò che predica, infatti si è ritirato dal ruolo di Amministratore delegato di ARROWELD (ricordiamoci che ha soltanto 48 anni) e ricopre ora soltanto la carica di presidente.
• Scegli e circondati di collaboratori che condividono almeno 5 dei propri VALORI uguali a te. I valori sono le cose che sono realmente importanti per te, come per esempio l’amicizia, l’onesta, la libertà, lacreatività etc.
• Per aver successo bisogna avere un METODO, non si improvvisa, e la cosa principale è che ognuno deve pianificare la propria storia di successo. Mirco giustamente dice che pianifichiamo tutto, tranne il nostro successo. Perciò lo strumento più importante per il nostro successo è un caro vecchio quadernone a quadretti nel quale dobbiamo scrivere il copione del nostro successo e aggiornarlo periodicamente (max ogni 6 mesi) per aggiustarlo in base agli eventi della vita.
• L’importanza di CONDIVIDERE visioni, obiettivi e soldi. Non siate avari, perchè chi condivide, gli torna tutto indietro decuplicato.

Ho realizzato una breve intervista a Mirco Gasparotto:

Come dicevo, il Workshop è diviso in 2 parti e la seconda è dedicata interamente alle domande a ruota libera in cui Mirco ha dato sfoggio sia del suo umorismo, ma soprattuto del suo pragmatismo. I temi hanno spaziato dalla gestione del tempo, a temi familiari, alla presunta crisi in Italia, a come fare se una persona è in società con parenti (o non) con convinzioni limitanti e flessibilità mentali ridotta, come trovare uno sponsor per un’associazione sportiva, come fare il cambio generazionale nella conduzione di un’azienda a conduzione familiare, di solidarietà e molto altro ancora.

Per rendere l’idea della personalità e del pragmatismo di Mirco Gasparotto riporto qui sotto alcuni video riguardo a questa fase delle domande del pubblico.

A proposito di Time Management:

Sull’importanza dei valori base:

Su come creare una squadra vincente:

Dell’importanza di eseguire un verifica periodica della propria Mission:

Successo = vita privata soddisfacente

Il metodo che insegna Mirco Gasparotto in BASTA CHICCHIERE è bello perchè è pratico (Mirco, come avrai notato dai video qui sopra, è una persona estremamente pragmatica) e va bene per tutti (sia per gli imprenditori come Mirco, ma anche per l’uomo della strada).

La cosa che mi ha colpito di più di questo Seminario, era sentire concetti di crescita personale non da una persona che fa il formatore di professione, bensì da un imprenditore che le applica tutti i giorni e che ti racconto come e quando le ha usate.
E ti assicuro che fa tutto un altro effetto…

Se vuoi partecipare ad uno dei prossimi Workshop BASTA CHIACCHIERE di Mirco Gasparotto, clicca sull’immagine:

E ricordati di iscriverti anche alla Fanpage di BASTA CHIACCHIERE:

1. Seguendo questo link
2. Cliccando poi su MI PIACE

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Sono sicuro del fatto che tu abbia un sogno nel cassetto.

Vorrei porti 2 domande, se la ritieni troppo personale salta la prima, ma è importante che tu risponda alla seconda:

1. Quale è il tuo sogno nel cassetto ?
2. Cosa ti impedisce di realizzare ora il tuo sogno ?

Scrivi le tue risposte nei commenti.

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Ho notato che diverse persone di successo praticano questa attività.

Donare regolarmente una percentuale fissa del proprio guadagno comporta diversi vantaggi:

• Aiuta ad adottare la mentalità dell’abbondanza: donando un decimo svilupperai una mentalità che non sia legata al fatto che non ti bastano mai i soldi, ma bensì che quello che hai ti basta e ti avanza anche per aiutare qualcun altro che ne ha più bisogno.
• Supporti e dai speranza: il denaro che doni innesca una spirale positiva in quanto con esso alcune persone bisognose ricevono un’opportunità per ricominciare.

L’organizzazione a cui la maggior parte delle volte devolvo il mio decimo è Kiva.org di cui ho già scritto una recensione in precedenza. Kiva è una organizzazione che mediante il microcredito, cioè il finanziamento di piccole somme a persone poche abbienti di zone depresse per avviare nuove attività, aiuta migliaia di persone in giro per il mondo.

Il funzionamento è molto semplice: chiunque abbia una carta di credito o un acconto Paypal può fare da creditore e prestare almeno 25 dollari a una persona o gruppo di persone che vuole avviare o ingrandire un’attività. Di solito i prestiti hanno una durata tra i 6 e i 18 mesi.

Una bella novità che Kiva ha introdotto questa estate è il fatto che quando il debitore restituisce una quota del proprio debito, Kiva ora ridistribuisce immediatamente tale quota a tutti i creditori in proporzione a quanto essi hanno finanziato, permettendo così (a chi vuole) di rifinanziare immediatamente un’altra attività. prima non era così, bisognava aspettare che l’intero debito fosse ripagato e per questo ci può volere anche fino a 18 mesi.

Perchè sono così entusiasta di Kiva ?

Semplicemente poichè:

• dona una speranza ed inietta fiducia a chi ha bisogno
• perchè permette di usare l’effeto leva sui soldi. Se presto 25 dollari oggi, mediamente entro un anno saranno ripagati e posso prestarli ad un’altra persona che li ripagherà mediamente dopo un’altro anno. In questo modo in 10 anni con 25 dollari avrò aiutato l’equivalente di 250 dollari, equivalente ad un ROI (ritorno sull’investimento) pari a 10 !
• è facile puoi farlo online in qualsiasi momenti anche in pausa pranzo dall’ufficio

E’ dall’inizio del 2008 che ho deciso di donare il 10% dei miei guadagni Adsense. In primavera ho avuto un’impennata dei miei ricavi avendo guadagnato improvvisamente per 2 mesi dieci volte quanto guadagnavo nei mesi precedenti. In questo modo il decimo che risultava per la donazione era equivalente al valore dell’intero guadagno di uno dei mesi precedenti !
Ti confesso che al momento di fare la donazione di tale mese mi sono sentito un pò a disagio perchè mi sono detto. “Cavolo, ti rendi conto che stai devolvendo l’importo di un intero mese standard. Sono soldi che guadagni con fatica”. Ciò nonostante ho fatto le donazioni e sinceramente ti dico che sono contento di averlo fatto, perchè in quei due mesi ho lanciato un sacco di prestiti e da quando faccio prestiti a Kiva, 3 persone hanno già interamente ripagato il proprio debito. Questo vuol dire che tre persone sono riuscite ad avere un successo e io ho contribuito dandogli fiducia e speranza non solo con i soldi, ma anche mandandogli nei miei pensieri un messaggio di incoraggiamento e di applauso ogni volta che ricevevo una mail di notifica di avvenuto pagamento di una rata.

Oggi sono nella posizione che più guadagno, più sono contento perchè so che posso aiutare più persone.

Ti propongo di provare a fare una donazione ogni mese, non è importante che la percentuale sia corrispondente al 10%, ma l’importante è che la quota che scegli ti faccia sentire bene, altrimenti è meglio che la diminuisci o addirittura che tu lasci perdere del tutto. Io per esempio ho deciso di calcolare la percentuale esclusivamente sui soldi che guadagno con Adsense, non sulla mia busta paga.  Avere una sensazione negativa ogni volta che effettui la donazione, in prima battuta non ha proprio senso e in seconda, per la Legge dell’Attrazione avendo pensieri e sensazioni negative, ti attirerai ancora più negatività. Prova a partire con una percentuale piccola, ma fai la donazione ogni mese e poi, man mano che ti senti confortevole aumenta la percentuale.

Infine altre due caratteristiche di KIVA:

1. Kiva permette di emmettere dei certificati da regalare, cioè tu mandi via posta elettronica (oppure stampi e poi mandi per posta ordinaria) dei buoni dell’importo che decidi tu a una persona, la quale si crea un account su Kiva e decide a chi prestare i soldi del tuo buono. I certificati sono un’ottima idea alternativa come regalo di compleanno, matrimonio o per l’imminente Natale.
2. Kiva permette di creare dei team di creditori. In passato ho scartato l’idea di crearne uno perchè mi sento più a mio agio nel non sbandierare quello che faccio per il sociale. Poi recentemente il commento di Giuseppe Gandola al mio precedente post mi ha fatto pensare. Magari esponendo l’idea del Team di Strategie Vincenti e emettendo l’intenzione di raggiungere 100 prestiti entro i prossimi 6 mesi, riesco a rendere virale l’idea di Kiva e moltiplicare il bene che riesco a fare.

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No signori. Il Segreto non funziona.
Mi dispiace ammetterlo..io ci ho provato..ma sono tutte sciocchezze.
Ho acquistato il libro 20 giorni fa, l’ho letto con enorme entusiasmo…ho un percorso personale importante e conosco molto bene l’argomento trattato, perchè è da anni che ci sto provando.Ho fatto una bella lista di Grandi Obiettivi e Piccoli Obiettivi, ho la mia Vision Board, ho chiesto all’Universo 50.000 euro per saldare il mutuo e vivere tranquilla, cambiare l’auto e far crescere la mia associazione. ho scaricato l’assegno dal sito di the secret e mi sono messa tranquilla. Apsettando che l’Universo mi mandi i segnali.
E soprattutto ho smesso di affannarmi a fare cose che non mi protavanp a nulla…nonostante il dispendio di energia.
Ho chiesto un nuovo lavoro, in cui fare quello che amo di più, insegnare e scrivere. E ho chiesto di incontrare un nuovo compagno.dopo una storia lunga e triste. fonota qualche tempo fa.
Ma la vita va avanti e mi sono messa d’impegno a cambiare le mie convinzioni negative…(anche con EFT)
Nulla da fare. E non solo non arriva un euro dall’universo, ma mi è pure arrivata una fattura telecom, per errore loro ammesso, di 175 euro. Ok non la pago..ma non è stato piacevole trovarla nella casella. Altro che Assegni, nella casella.
E non solo…Dopo qualche giorno di grande euforia e di sicurezza, mi è piombata addosso una sensazione di frustrazione e tristezza profonda..Almeno prima stavo male, ma non così.
No …secondo me non funziona un bel nulla.
Scusatemi..ma sono stufa di sentire di tutte ste vite stravolte da assegni milionari…a me è anche arrivato il part time..invece del tempo pieno, con stipendio ridotto. E quindi?? ok forse sono un pò arrabbiata con l’Universo e sicuramente manifesterò tutto questo..ma mi aiutate??? )) Con un sorriso Viò

Cara Viola, mi dispiace sentirti così disillusa e “abbandonata” dall’Universo. Non conosco i dettagli della tua vicenda, perciò posso parlare solo della mia esperienza personale.

Alla base di tutto, ma lo sai già, c’è l’assunzione che otterrai i risultati a cui credi, perciò:

• se credi che la Legge dell’Attrazione funzioni e ti focalizzi su risultati positivi, attrarrai questi ultimi e avrai successo
• se invece credi che la Legge dell’Attrazione non funzioni, verrai accontentata e l’Universo ti manderà risultati che confermino questa tua convinzione.

Per pensare e credere veramente che funzioni la Legge dell’Attrazione e avere cioè tutti i tuoi pensieri e le tue convinzioni allineate con questa opinione, devi cambiare il tuo sistema di credenze, altrimenti i tuoi pensieri e le tue azioni non saranno congruenti con gli obiettivi che ti sei posta e rischi in questo modo di sabotarti da sola.

A mio avviso, il segreto per avere successo con la Legge dell’Attrazione sta in 3 punti.

1) Assumersi le responsabilità in prima persona

Prova a parlare con qualsiasi leader o persona di successo, nessuno ti risponderà che il loro successo è merito del Caso. La Fortuna può aver dato una mano, essere stato l’inizio, ma poi se non ci sei dietro tu a volere le cose e a batterti per ottenerle, la Fortuna si stufa anche di proporti occasioni. Perciò tu e soltanto tu sei responsabile sia dei tuoi successi, che dei tuoi fallimenti. Non è colpa del tuo capo, nè dei tuoi genitori, nè del governo, nè di qualcun altro !

2) Credere nella Legge dell’Attrazione

All’inizio non è facile credere alla Legge di Attrazione, perchè la parte razionale della nostra mente vorrebbe analizzare perchè cavolo dovrebbe funzionare questa legge. In realtà per me non c’è bisogno di capire come funziona, in quanto mi basta sapere che funzioni e come servirmene. Del resto non ho la più pallida idea di come venga iniettata la benzina dentro ad un motore e di come la candela accenda tale combustibile per mettere in movimento l’automobile. A me basta sapere che se schiaccio il pedale dell’acceleratore sono in grado di spostare la macchina dal punto A a B, so cioè cosa fare per ottenere un certo risultato. Come avviene non mi interessa saperlo.

3) Esprimere gratitudine

E’ importante riuscire ad accumulare e sprigionare energia positiva, il modo più efficace per farlo è esercitare gratitudine. Ogni sera prima di andare a letto penso ad almeno un piccolo evento di cui sono grato: molto spesso penso a mia figlia, la quale mi fa troppo ridere, altre volte penso ad una difficoltà che sono stato in grado di superare e quindi sono grato per averla dovuta affrontare, perchè ora sono più forte.

Prova a fare il seguente esercizio: per i prossimi 30 giorni tutte le sere prima di andare a letto sii grata per qualcosa e scrivilo su un diario o foglio di carta. Se vuoi puoi utilizzare il modulo per i 30 giorni al successo.

Mi rendo conto che lavorare su sè stessi non sia facile e che ci voglia tempo. Penso che cambiare mentalità in soli venti giorni sia difficile. Io ho comperato il dvd di The Secret in primavera del 2007 e per interiorizzare bene i concetti ho estratto la parte audio del dvd e l’ho masterizzata su un cd che ho ascoltato e riascoltato varie volte in macchina durante i miei viaggi di lavoro in Germania.

Per me la Legge dell’Attrazione funziona, non bisogna però dimenticare 2 cose fondamentali:

A) imparare a cogliere i segnali

Le risposte che l’Universo ti manda a volte non sono nella forma di una soluzione diretta, bisogna perciò imparare a cogliere i segnali deboli e fidarsi dell’intuizione. La risposta può arrivare in qualsiasi momento, in qualsiasi forma. A me è capitato di seguire per caso un link che mi ha portato a conoscere due persone che ora mi stanno insegnando molto su come poter guadagnare dei soldi online.

B) l’Azione

Infine è fondamentale non dimenticare una cosa: per ottenere dei risultati non è sufficiente visualizzare le proprie intenzioni, bisogna poi (come appena esposto) essere in grado di saper percepire l’occasione che L’universo ti propone, ma ricordati che tutto ciò è inutile se alla fine non passi all’azione !

Ho due fatti recenti che mi hanno confermato che la Legge dell’Attrazione sta funzionando per me.

Negli ultimi due anni facevo un lavoro che non mi dava soddisfazioni, che non mi si addiceva come carattere; perciò l’estate scorsa ho espresso l’intenzione che volevo cambiare lavoro. Non ho però iniziato a spedire curricula perchè mia moglie doveva sostenere l’esame di stato a fine novembre. L’esame di mia moglie era la nostra prima priorità ed io ho dedicato tutto il mio tempo libero ad accudire nostra figlia che ha un anno. Non ho cioè spedito curricula perchè non avrei avuto il tempo per andare ai colloqui. Mi ero ripromesso di spedire i curricula dall’inizio del nuovo anno, ma a settembre ho scaricato la posta da un mio vecchio account di Libero (che tra l’altro nel frattempo era stato temporaneamente sospeso, perchè era da troppo tempo che non lo usavo) ed uno degli ultimi messaggi che ivi erano arrivati, era di una azienda a cui avevo mandato il curriculum due anni e mezzo prima, quando allora cercavo e ho di fatto cambiato lavoro. Ebbene, questa azienda aveva conservato il mio vecchio curriculum ed ora cercava una figura proprio con le mie caratteristiche. Io ho cambiato lavoro dall’inizio di questo anno e sono soddisfatto di esso.

La seconda conferma della validità della Legge dell’Attrazione è proprio di questi giorni. Noi viviamo in affitto, non riusciamo nemmeno ad accenderci un mutuo per comperare una casa ed è dall’estate scorsa che ho espresso l’intenzione che vorrei comperarmi una casa. Ho seguito delle intuizioni che l’Universo mi ha lanciato e sto lavorando veramente duro alzandomi tutti i giorni alle 5 di mattina. I risultati fino a questo mese sono stati mediocri, ma da metà mese ad oggi sono aumentati di nove volte !
Sono ancora lontano dal potermi comperare una casa, ma ho la consapevolezza che un giorno ce la farò e che l’Universo sta lavorando con me per realizzare la mia intenzione.

In chiusura un’ultima considerazione per chi fosse ancora scettico, io penso che comunque sia meglio essere focalizzati sui propri desideri, esprimere le intenzioni che si hanno e provare gratitudine per ciò che la vita ci dà. Il tempo passerà comunque, perciò io preferisco viverla cercando di migliorarmi e con la convinzione che l’Universo sia dalla mia parte.

Condivi le tue opinioni nei commenti.

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Categoria: Where (Luoghi)

Questa categoria contiene le liste in cui scrivo le attività che voglio svolgere quando mi trovo in determinati luoghi, come per esempio farmacia, cartoleria, Mediaworld, Leroy Merlin, determinate città (p.e. Monaco). Ogni lista prende il nome del luogo a cui si riferisce. Io non metto in questa categoria la comune lista della spesa, in quanto,come ho già detto in precedenza, per essa uso un programma dedicato e gratuito chiamato Handyshopper.

Categoria: Who (Persone)
Questa categoria contiene le liste dedicate a determinate persone, cioè ivi si trovano le attività che voglio fare quando vedo o sento una determinata persona. In genere tali persone non sono persone con cui interagisco quotidianamente, altrimenti tali attività finirebbero rispettivamente nella lista Next step Privat e in Next steps. Ogni lista prende il nome della persona a cui si riferisce. Per esempio io ho le seguenti liste: mamma, papà, sorella, commercialista, medico di base, pediatra, qualche fornitore particolare, qualche collega particolare, qualche amico.

Categoria: Personal (Progetti privati)
In questa categoria sono contenute tutti i progetti privati, un progetto è qualsiasi insieme di attività necessarie a raggiungere un prefissato obiettivo. Quando l’insieme di attività necessarie è minore di 3 o 4, le metto nella lista Next steps Privat, ma se è maggiore creo al volo una nuova lista dandogli il titolo dell’obiettivo da raggiungere e la salvo appunto nella categoria Personal.
Esempi di liste che ho (Nome lista – contenuto):

• Luogo vacanza – quando pianifichiamo una vacanza creo una lista con tutto ciò che ci dobbiamo portare e che vogliamo fare
• Nome blog – per ogni blog ho una lista in cui scrivo quali articoli voglio scrivere e cosa vorrei implementare sul blog
• GTD – questa lista contiene le modifiche alla mia implementazione personale del GTD che vorrei provare
• Toastmasters – contiene le tecniche e gli speechs che vorrei implementare
• Libri – è la lista dei libri che mi piacerebbe avere e leggere. Ogni volta che vedo o sento di un libro che mi interessa me lo annoto subito.
• Musica – come per i libri

Categoria: Business (Progetti lavorativi)
Naturalmente anche per i progetti professionali vale il concetto del progetto, per un numero limitato (3 o 4) di attività necessarie a raggiungere l’obiettivo, le metto nella lista Next steps, altrimenti creo una lista a sè stante che salvo nella categoria Business.
Ultimamente ho drasticamente ridotto il numero di queste liste perchè avevo perso il controllo di cosa dovevo fare, cioè per decidere quale fosse la prossima azione da svolgere dovevo entrare in diverse liste e confrontare tra di loro la prima azione di ciascuna lista per poter decidere quale fare. Ciò era poco pratico, perciò sono passato a mettere il più possibile nella lista Next steps, onde avere tutto in un unica grande lista. Ora fanno eccezione soltanto alcuni progetti molto particolari per importanza e circoscrizione.

Con questo ho concluso la descrizione di come io ho implementato il Getting Things Done, sicuramente c’è ancora un grosso margine di miglioramento, i punti in cui secondo me sono carente sono:

• maggiore regolarità nella Weekly Review, la revisione settimanale delle liste nelle quali si dovrebbe eliminare ciò che non serve più ed aggiornare le priorità secondo l’evoluzione degli eventi.
• l’uso più corretto e continuo delle liste Sometimes.
• l’introduzione e l’uso delle liste di “alta quota”, in pratica uso solo la pista di decollo (0 piedi) e la aree di responsabilità (20.000 piedi)

ma mi piacerebbe sentire la tua impressione sul mio sistema GTD. Se hai domande da pormi, suggerimenti da darmi o se vuoi raccontare la tua personale implementazione del Getting Things Done oppure se vuoi dirci il link dove la possiamo trovare, allora lascia un commento.

Compra online il libro di David Allen:

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Innanzitutto è importante spiegare che ho fatto la scelta fondamentale di scindere le liste che riguardano la mia vita privata da quelle che riguardano il mio lavoro. Lo so che David Allen sconsiglia di dividere le due cose, perchè in realtà l’una ha influenza sull’altra, ma io ho fatto questa scelta (dopo aver provato a tenere tutto unito) per i seguenti tre motivi:

1. quando per esempio durante il weekend consulto i miei next steps privati, non ho alcuna voglia che mi vengano ancora ricordate tutte quelle cose importanti e urgenti che non ho ancora fatto per il lavoro.
2. trovo che non aiuti la focalizzazione avere una lista di next steps privati piena zeppa di next steps di lavoro, che comunque in quel momento non riuscirei a completare.
3. porto sempre con me il mio palmare, su cui ho tutte le liste, sia quelle private che quelle di lavoro, quindi ho comunque sempre a portata, sia le informazioni private, che quelle di lavoro.

Il mio sistema GTD è suddiviso in 5 categorie: Actions, Business, Personal, Where, Who.

Categoria: Actions (Azioni)
Questo è il cuore del mio sistema GTD, qui risiedono le liste che uso il 90% del tempo. In pratica è il mio pannello di controllo (gli anglofoni lo chiamano dashboard = cruscotto), in esso si trovano (in ordine alfabetico) le seguenti liste:

Chiamare
Commissioni
Lista progetti
Lista progetti Personal
Next steps
Next steps Personal
PC@Home
PC@Office
Sometimes Personal
Sometimes Work
Waiting for
Waiting for Personal

Partiamo dall’alta quota, da 20.000 piedi come direbbe David Allen (oppure da 6.000 metri come viene convertita nella versione italiana del libro, gulp e sigh !) cioè dalle mie aree di responsabilità. Attualmente faccio il tecnico-commerciale, perciò in Lista Progetti si trovano tutti i clienti con i quali ho commesse in corso, con elencati i rispettivi punti cardine (come per esempio inzio lavori, date collaudi, scadenze pagamenti). Per motivi di riservatezza (dovrei praticamente cancellare tutti i nomi) non pubblico questa lista.
Se una commessa è grossa ed importante, nella categoria Business creo una lista con il nome del cliente e con dentro tutti i next steps per tale commessa. Nell’attuale lavoro l’ho fatto per due commesse, ma tendo a non farlo più, perché ora preferisco immettere tutte le azioni da intraprendere in un’unica grande lista Next steps, in quanto in questo modo ho tutte le cose da fare per le varie commesse in un unico posto, senza che debba passare avanti e indietro tra diverse liste.

Al contrario di David Allen che usa avere diverse liste per diverse “quote di volo” (leggi: diversi orizzonti temporali), io scendo direttamente a bassa quota con la lista dei Next Steps, cioè la todo list di tutti i giorni con i miei prossimi passi che devo compiere.

La cosa più importante (ma questo vale per qualsiasi lista), è scomporre le macroattività in singole azioni e assicurarsi di scrivere per ogni voce della lista un’azione, la scadenza e il contatto o il referente. Sbirciando nella mia lista, tra le altre cose, puoi notare che il software Bonsai ti permette di impostare delle colorazioni automatiche delle voci a seconda delle categorie e della scadenza. Io l’ho impostato in modo tale che colori di rosso le voci scadute, di viola quelle in scadenza durante la giornata odierna, in blu quelle in scadenza il giorno successivo e in nero quello in scadenza fra 2 o più giorni. Inoltre forse hai notato che nelle note (riquadro giallino sulla destra, ma che può essere spostato anche in basso, se lo si vuole) scrivo l’oggetto e la data delle eventuali mail che sono correlate a tale compito. In questo modo semplicemente copio l’oggetto della mail e lo incollo nel Copernic Desktop Search (se non sai cosa sia e non sei conscio delle grosse potenzialità che ha un motore di ricerca locale, ti consiglio di leggere il mio articolo a riguardo), in questo modo sono in grado di leggere, aprire, stampare e rispondere a tale mail nel giro di 1-2 secondi, senza dover impazzire di cercare tale mail in Outlook, vantaggio mica da sottovalutare visto che ho un archivio della posta in arrivo di oltre 1,5 GB.

Passiamo quindi alla lista Waiting for, in cui scrivo tutte le cose che ho delegato o per cui attendo una risposta, ove “risposta” può voler dire anche: una conferma affermativa o negativa, una conferma che un compito è stato ultimato, la ricezione di un documento/mail/oggetto, la consegna di un componente etc. La tecnica è la stessa adottata per la lista Next steps: è importante essere precisi su cosa si vuole ottenere (onde evitare di dover pensare o ricordare cosa si doveva ricevere), indicare la scadenza e il nome della risorsa da cui si attende la risposta. Anche in questa lista, se sono coinvolte delle mail, uso la tecnica di copiare l’oggetto della mail nelle note e il Copernic Desktop Search per rintracciarla in un baleno.

Fino ad ora ho parlato del cuore del mio sistema GTD per il lavoro, passiamo ora alla mia vita privata, partendo dalle liste equivalenti a quelle sopra descritte, cioè Next Steps Privat e Waiting for Personal, che contengono rispettivamente le singole azioni che devo intraprendere e i feedback che riguardano la mia vita extralavorativa.

La lista Chiamare contiene invece un elenco delle persone che devo/voglio contattare. Nel mio caso equivale ad essere in realtà una lista di “socializzazione”. Per intenderci: se devo chiamare l’idraulico, metterò una riga con il testo “Chiamare idraulico affinchè sistemi lavandino” nella lista Next Steps Privat, mentre se voglio chiamare qualcuno in macchina sul viaggio di ritorno dal lavoro per chiacchierare o se voglio decidere quale amico incontrare nel fine settimana, apro la lista Chiamare.

La lista Commissioni invece, come dice il nome, raccoglie tutte le commissioni che devo effettuare quando sono fuori casa, trattasi cioè di acquisti di articoli particolari (non la classica spesa, per quella uso il software free Handyshopper) o commissioni, quali per esempio passare in Posta o in pulisecco etc.

La lista PC@Office contiene tutte le attività che vorrei fare al PC dal lavoro. Nel mio caso specifico riguardano tutte attività ricreative (da fare cioè in pausa pranzo) in quanto non ho necessità (come fa invece qualcuno) di dedicare una lista alle attività lavorative per quando si trova davanti al computer, in quanto passo già gran parte del mio tempo davanti ad esso e comunque ho sempre la possibilità di accedervi, non appena ne dovessi avere la possibilità.

La lista PC@Home contiene invece quelle attività che posso svolgere solo dal mio PC di casa: quali per esempio masterizzare un CD di foto, convertire dei files musicali etc.

Infine le ultime due liste contenute nella mia categoria Actions sono Sometimes Work e Sometimes Personal. In esse dovrebbero finire le attività che per adesso ho deciso di non fare, ma che in un futuro potrei forse voler fare. In pratica per quanto riguarda la lista riguardante il lavoro è una lista morta, non ci ficco dentro niente. Per quanto riguarda la lista privata ci metto le cose che mi piacerebbe fare, tipo: vedere una mostra, la macchina ideale, il lavoro ideale, viaggi che mi piacerebbe fare. In più ogni tanto quando faccio la manutenzione alle mie liste ci finisce dentro qualcosa che tolgo da Next steps Privat che non riesco a fare e che ho deciso di tenere in sospeso, ma di non ancora cestinare.

Nel prossimo articolo descriverò le categorie: Business, Personal, Where, Who.

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Il sistema GTD può essere di tre tipi:

• Cartaceo, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente su carta

• Digitale, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente in modo digitale

• Ibrido, una via di mezzo dei primi due tipi, come per esempio scrivere le liste al computer e poi stamparle per gestirle su carta.

Io appartengo strenuamente alla seconda categoria e nello specifico alla sottocategoria mobile.
Il tutto è cominciato nel 2003, ero responsabile della manutenzione di un’industria di processo e me ne andavo in giro per l’impianto e prendevo appunti sulle cose da fare su alcuni foglietti volanti. Questi foglietti li tenevo in tasca, ma ben presto sono diventati ingombranti, perché avevano assunto ormai la consistenza di un blocchetto. Oltrettutto me li portavo anche a casa, perché anche fuori dallo stabilimento mi capitava (e mi capita tuttora) che mi venisse in mente qualcosa che fosse necessario fare o qualche buona idea. Insomma il blocco di foglietti era diventato ingombrante e poco pratico, avevo bisogno di un qualcosa di sempre disponibile e flessibile nell’utilizzo. È così che decisi di comperare ciò che ora per me è uno strumento indispensabile: il mio primo palmare. I grossi vantaggi del palmare sono:

• è sempre disponibile (cioè puoi averlo sempre a portata di mano e si accende immediatamente, non ha cioè bisogno di un lungo avvio come per i PC)
• metti le informazioni immediatamente al posto giusto
• hai sempre tutte le informazioni con te
• puoi sincronizzare tutte le informazioni con il PC
• in pochi secondi puoi fare in qualsiasi momento un backup di tutte le informazioni su una scheda di memoria rimovibile (ovviamente il ripristino di tali dati dalla stessa scheda di memoria è altrettanto veloce). Il software che io uso è BackupBuddy della Bluenomad

Io non mi separo mai dal mio palmare, ce l’ho sempre con me: al lavoro, nel tempo libero, a casa, anche e soprattutto quando vado… al bagno. =:-O

L’idea dei foglietti prima, e del palmare poi, era quella di prendere nota delle mille cose da fare, onde non dimenticarmele e per sgomberare la mente e ridurre lo stress; allo scopo del GTD cioè ci ero già arrivato, mi mancava soltanto un processo valido per realizzarlo. Un mesetto dopo l’acquisto del palmare, il caso volle (o è stato forse la legge dell’attrazione ?) che, mentre cercavo del software per il palmare, mi imbattessi nel GTD Add-in per Outlook. Fui incuriosito sia dalla sigla (che non mi diceva niente), sia dal fatto che ignoravo l’esistenza della possibilità di installare degli add-in in Outlook. Dopo qualche approfondimento su internet mi sono subito comperato la versione tedesca del libro di David Allen “Detto, fatto! L’arte dell’efficienza” e così mi sono dato da fare con l’implementazione del metodo.

Software

Per la gestione delle mie liste GTD ho acquistato il software Bonsai della Natara, trattasi di un outliner, cioè un programma per gestire delle liste nidificate. E’ stato finora il miglior investimento in un software di qualsiasi tipo che io abbia fatto (se ricordo bene è costato una quarantina di dollari). I punti di forza del Bonsai sono innumerevoli:

• applicazione sia per il palmare che per il PC
• le liste possono essere modificate sia sul PC che sul palmare e poi possono essere facilmente sincronizzate
• possibilità di creare dei links tra la singola voce di una lista (item) e un’attività (todo) del calendario, oppure con un’evento del calendario, oppure con un’altra lista
• la presenza di categorie sia per le liste stesse, che per le singole voci delle liste
• la presenza di keywords per le singole voci delle liste
• la possibilità di impostare una scadenza
• la possibilità di assegnare una risorsa
• la possibilità di colorare le singole voci (items) di una lista secondo determinati criteri (categoria o scadenza)
• la presenza di una funzione di filtro programmabile
• la presenza della funzione di ordinamento crescente/decrescente programmabile
• la possibilità di inserire note
• un valido forum di supporto online

per citare soltanto quelli che apprezzo io. Faccio notare che il Bonsai viene venduto anche soltanto come programma per il PC, non è cioè necessario possedere un palmare. Esso è in grado di interfacciarsi con Outlook per quanto riguarda gli eventi e le attività. Mi sento perciò di consigliarlo a chiunque voglia implementare la metodologia Getting Things Done. N.B: consiglio il Bonsai in modo totalmente disinteressato, in quanto il link è non affiliato, ma completamente convinto perchè adoro questo programma.

Le mie liste ( finalmente )
Come ho accennato prima, il Bonsai permette di definire a quale categoria appartiene una lista, per questo motivo il mio sistema è suddiviso in 5 categorie:
Actions (Azioni)
Business (Lavoro)
Personal (Privato)
Where (Luoghi)
Who (Persone)

Perdona l’impostazione anglofona del mio sistema, ma io ho studiato sulla versione tedesca del libro e poi ho approfondito su articoli online in lingua inglese.

Nella seconda parte passerò in rassegna le singole categorie di liste appena elencate.

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Un backup online

Avere un blog equivale ad avere un backup online. Io, come vi ho già raccontato, non trovavo più il file del mio plugin, perciò l’ho riscaricato dal post su questo mio blog. Lo stesso ho fatto in passato, quando avevo bisogno del modulo per i 30 giorni di prova e non lo trovavo più sul mio PC. Un rapido accesso ad Internet e in pochi secondi ho scaricato il file che mi serviva.

Un diario online

Scrivere delle mie esperienze e condividerle online sul mio blog equivale ad avere un diario. Esso è come il backup delle tue esperienze passate. Questa è una cosa molto importante ed efficace, perchè mi capita di dimenticare da dove vengo, le difficoltà che ho incontrato nel passato e, soprattutto, del fatto che le ho già superate una volta e, cosa ancora più importante, di come ho ottenuto questi successi.

Se non lo hai ancora fatto, inizia oggi a scrivere su un blog. Puoi decidere anche di non renderlo pubblico, ogni servizio blog gratuito (tipo Blogger.com oppure WordPress.com) offre anche la possibilità di impostare chi possa accedere al tuo blog.

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Si tratta di un semplice foglio di lavoro Excel che può essere usato per la pianificazione di piccoli progetti, per fare cioè una sorta di “mini GANTT“. Io uso il calendario compatto sia in forma cartacea che in forma digitale.

Calendario compatto cartaceo

Io ho sempre diverse stampe del calendario compatto pronte per l’uso, sia nel cassetto della mia scrivania, sia nella borsa del mio pc portatile da utilizzare quando sono in viaggio per lavoro.
Il calendario compatto è allineato tutto a sinistra, in questo modo sulla destra rimane spazio per inserire le proprie annotazioni. Io uso il calendario compatto con ciò che mi capita a tiro: se ho evidenziatori o penne colorate, con esse segno le date e poi scrivo a fianco le annotazioni. Se invece non ho colori a disposizione e devo in qualche modo marchiare alcuni giorni cardine, segno la data disegnandoci attorno un rettangolo, oppure un triangolo o un cerchio.

Calendario compatto digitale

Altre volte invece, soprattutto se devo distribuire il calendario a colleghi coinvolti nel progetto o a clienti, segno le date con “riempimento colore” oppure aggiungo un “motivo” alla cella con tasto destro sulla cella -> Formato celle -> linguetta Motivo -> menù a tendina Motivo. In questo modo puoi aggiungere un tratteggio o una puntinatura anche in aggiunta al colore della cella, questo sistema è ottimo per contrassegnare i punti cardine di un progetto. Infine con le frecce e le caselle di testo che si possono inserire in qualsiasi foglio di lavoro Excel attivando la barra menù “Disegno“, ti permettono di aggiungere tutti i commenti necessari al completamento del progetto.

N.B: questo video tutorial è stato girato con Camtasia Studio

Questo Calendario Compatto è stato ideato da David Seah ed è già precedentemente stato tradotto in italiano da Magnificaweb.it, io l’ho modificato con un dettaglio per me molto importante: l’aggiunta del numero delle settimane, in quanto in ambito di project management soprattutto i clienti tedeschi fanno molto spesso riferimento a questo dato, perciò volevo averlo sempre sotto gli occhi.Io utilizzo il calendario compatto sia per progetti di lavoro (come negli esempi sù citati), sia per progetti privati (come per esempio per pianificare dei 30 giorni di prova).Puoi scaricare qui ed usare liberamente il mio ——–> calendario compatto 2008.

Scarica gratuitamente le diverse versioni:

• Calendario compatto 2012 versione XLS per Excel
• Calendario compatto 2012 versione PDF per Acrobat Reader
• Calendario compatto 2012 file ZIP contenente sia la versione Excel, che quella PDF

Usa i commenti per segnalare le tue impressioni e i suggerimenti per il miglioramento del calendario compatto.

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