Il calendario compatto 2012 è stampabile e puoi utilizzarlo sia in forma digitale (Excel) oppure stamparlo e usarlo in forma cartacea. Per le istruzioni dettagliate su come impiegare al meglio questo semplice, ma potente strumento, leggi qui e guarda il video.

Calendario compatto 2012 :

• Calendario compatto 2012 versione XLS per Excel
• Calendario compatto 2012 versione PDF per Acrobat Reader
• Calendario compatto 2012 file ZIP contenente sia la versione Excel, che quella PDF

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La parola passa a Jason…

Tu inizi ogni giornata con un piano d’azione ?

Molte persone lo fanno: che sia nella forma di una todo list oppure una serie di email nella propria cartella Posta in arrivo, fatto sta che hanno un qualche sistema per gestire i propri impegni e i propri progetti. Tuttavia, ogni giorno noi non gestiamo soltanto il nostro tempo. Noi gestiamo anche  conversazioni, riunioni e interruzioni.

Hai mai notato quanto aumenti la tua produttività al calare delle interruzioni che subisci durante una giornata ?

Questa è la ragione per cui alcune persone fissano sul proprio calendario determinate attività: è un modo per definire le ore o minuti che saranno destinate ad una specifica attività o progetto.

Tuttavia molte persone non hanno il lusso di poter disporre in piena autonomia del proprio calendario. Se questo è il tuo caso, ecco 3 abitudini per diventare super produttivo:

1) ARRIVA IN ANTICIPO

Arriva in anticipo alle riunioni, in aereoporto, alle riunioni, etc..
Quando arrivi presto, sei fresco e rilassato. Invece di arrivare tutto trafelato e stressato per via del traffico, per via di ritardi o altre sorprese non pianificate, avrai l’opportunità di trovare un posto per sederti e ripassare il materiale per la riunione o di leggere qualcosa che hai messo da parte per quando avresti trovato “un attimo di tempo libero”. Questa abitudine ti lancia verso il successo: hai un margine di tempo nel caso si intromettesse un ritardo, altrimenti hai la possibilità di investire il tempo per fare un’altra attività (leggi i consigli che seguono).

2) PRENDI MENO IMPEGNI

Per i prossimi 5 giorni scrivi ogni singola cosa che hai promesso di fare… e, ciò che gli altri ti hanno promesso che avrebbero fatto per te.
Una volta stilata questa lista, metti la priorità alta a tutte quelle che sono importanti per te e inizia a rinegoziare (o eliminare) tutte le altre. Un modo per gestire efficacemente tutti gli accordi che hai preso è di utilizzare una specie di “Promise Guide“, cioè una Guida della Promesse fatte, in questo modo puoi vedere tutto ciò che hai da fare e tenere sotto controllo l’avanzamento delle attività. Quante più attività concludi, tanto meglio diventerai nel gestire azioni e progetti. In seguito, ma con molta calma, riduci la quantità di promesse che fai , ma assicurati che siano le più importanti.

3) CHIEDI AIUTO

Di sicuro ad un certo punto della propria vita (per esempio a scuola o all’università) era molto importante riuscire a lavorare da soli e in questo modo riuscire a dimostrare la propria capacità e produttività. Tuttavia in un’era di iper-connettività è molto importante riconoscere le persone esperte e contattarle per ottenere assistenza. Il più delle volte ci divide da loro soltanto un email o una telefonata. Chiedere aiuto ad un esperto ti farà risparmiare tempo ed espandere la tua communità e il tuo network. Visto che stiamo entrando in un nuovo decennio in cui il mondo continua ad essere sempre più piatto, è estremamente importante che tu sappia CHI devi conoscere, in modo tale da poter fare ciò che TU sai fare meglio.

Nei prossimi giorni, prova ad instaurare queste nuove abitudini. Probabilmente non riuscirai a formarle da un giorno all’altro, ma esercitandoti ogni giorno ti darà delle opportunità di migliorare la tua produttività giorno dopo giorno.

–
Questo articolo è stato scritto da Jason Womack, che inoltre è autore:

• del libro The Promise Guide, un libro che approfondisce l’aspetto di come gestendo meglio tutto ciò che noi promettiamo di fare, ci possa rendere molto più produttivi e rilassati.
• del DVD Making Things Possible, una raccolta di 15 consigli pratici e applicabili subito in 2 minuti per aumentare la propria produttività del 300%.
• del CD 20 Time Savings Tips, una raccolta di 20 strategie per risparmiare tempo durante la giornata e quindi per avere più tempo per ciò che ci piace di più
• del corso online Mastering Workplace Perfomance Online, in cui insegna come massimizzare le proprie performance sul lavoro

ed esegue personal coaching insegnando come gestire tutte quelle attività che ti hanno messo in difficoltà e ti aiuta a creare un sistema di gestione della vita e del lavoro che funzioni per te.

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Io lo uso moltissimo per gestire piccoli i grandi progetti sia nella vita privata, che in quella professionale.

Puoi utilizzare il calendario compatto 2011 sia in forma digitale (Excel) oppure stamparlo e usarlo in forma cartacea. Per le istruzioni dettagliate su come tirare fuori il meglio da questo semplice, ma potente strumento, leggi qui e guarda il video.

Calendario compatto 2011 :

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• Calendario compatto 2011 file ZIP contenente sia la versione Excel, che quella PDF

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Andrea l’ho conosciuto attraverso questo mio blog, lui è della provincia di Torino ed ogni tanto scambiamo idee via Twitter e via mail soprattutto riguardo temi di produttività. Un paio di volte ci siamo sentiti via telefono, ma non ci siamo mai visti di persona, perciò il primo pensiero è stato: Andrea a Venezia ? Un occasione per conoscerlo finalmente di persona !

…ma pochi secondi dopo il mio cervello mi ha mandato un segnale: Jason Womack ? Questo nome lo conosco… e dopo un minutino mi è venuto il flash. Per conferma sono andato a fare una ricerca nelle vecchie newsletter ricevute via email: era proprio vero, Jason è stato uno dei coach del team di David Allen, l’ideatore della metodologia di time management nota come GTD (Getting Things Done).

Visto che la materia mi appassiona molto, non ebbi dubbi che volessi partecipare all’incontro.
Poichè tutto ciò che sapevo di Jason erano un paio di newsletter sul GTD scritte diversi anni prima, non avevo alcuna idea di cosa aspettarmi da lui. Dopo tutto è un executives coach indipendente con clienti in tutti il mondo e che tiene più di cento seminari all’anno, perciò presentarmi all’incontro è voluto dire per me farmi un pò di coraggio ed uscire dalla mia comfort zone. Ma come spesso accade è stato più difficile decidere una cosa e passare all’azione che poi effettivamente farla, infatti appena dopo aver incontrato Andrea, Jason e suo moglie Jodie nella hall dell’albergo Bauer Gruenwald a Venezia ho capito che Jason è una persona alla mano e dopo pochi minuti abbiamo deciso di uscire a passeggiare per le calli ed ad andare a mangiare in un Bàcaro (tipica trattoria veneziana).

I temi che abbiamo toccato sono: produttività e gestione del tempo (ovviamente  ), freelancing e come farsi conoscere, dell’onda di maggior consapevolezza e del conseguente grande interesse che c’è a livello mondiale per quanto riguarda i temi della crescita personale in generale ed infine la grande importanza che le relazioni interpersonali ricoprono nella nostra vita, sia privata, che lavorativa.

Jason e Jodi hanno un’energia ed un entusiasmo contagioso e vivono con profonda sincerità il concetto che le relazioni sono qualcosa di molto importante e il loro atteggiamento è quello di essere sempre i primi a dare agli altri.

Cosa ho imparato da questa esperienza (oltre che aver passato una bellissima giornata) ?

Un sacco di cose:

1. Che oggi giorno con i social media è facilissimo entrare in contatto con persone che a priori riteniamo inaccessibili
2. Che se impieghiamo un pizzico di coraggio abbiamo la possibilità di interagire con persone che possono essere di riferimento per noi (mentori) e con i quali possiamo ottenere risultati enormi in poco tempo
3. L’importanza e la bellezza dell’umiltà
4. L’importanza e il potere di coinvolgimento che ha il fare le cose con passione
5. Il potere della gratitudine
6. L’importanza delle relazioni. Cito una frase dal  libro The Promise Doctrine scritto da Jason:

For a long time now, I’ve believed, “We’re smarter together.”

Grazie Jodi, Jason e Andrea per questa bellissima giornata !

P.S: anche Jason ed Andrea hanno scritto il loro resoconto del nostro incontro.

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Buone ferie !

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Di seguito riporto l’elenco completo delle scorciatoie da tastiera per il browser Google Chrome

Scorciatoie di finestre e schede

Scorciatoie della barra degli indirizzi

Nella barra degli indirizzi effettua una delle seguenti operazioni:

Scorciatoie per le funzionalità di Google Chrome

Scorciatoie delle pagine web

Scorciatoie per il testo

Altre scorciatoie

Conosci altre scorciatoie da tastiera che non sono state riportate qui sopra ?
Quale scorciatoia usi più spesso ?

Diccelo nei commenti.

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Questo calendario compatto ha la peculiartià di iniziare a settembre 2008 e finire a settembre 2009, in questo modo studenti e professori delle scuole hanno a disposizione tutti i mesi da settembre fino a giugno per pianificare tutte le proprie attività, come per esempio interrogazioni, consigli di classe, scrutini, esami di stato, gite scolastiche etc.

Invece gli studenti e i professori dell’università possono sfruttare il calendario da settembre 2008 (inizio dell’anno accademico) fino a fine settembre 2009, visto che in tale mese si svolge l’ultima sessione degli esame dell’anno accademico 2008-2009, pianificando così sessioni d’esame, corsi da frequentare, progetti da consegnare, ferie etc.

Per il resto le caratteristiche peculiari di questo calendario compatto rimangono le stesse di quello originale e cioè:

• sta su un’unico foglio A4
• è stampabile
• può essere usato in formato digitale
• è semplice
• è gratuito
• è un ottimo strumento per aumentare la propria produttività
• è un ottimo strumento per rimanere focalizzati sui propri obiettivi

Per maggiori dettagli sull’utilizzo del calendario compatto rimando ad un post precedente dove ho pubblicato anche un video tutorial.

Scarica il calendario compatto scolastico e accademico 2008-2009 nella versione:

• Formato XLS Excel
• Formato PDF Acrobat Reader
• Fromato ODS OpenOffice

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All’inizio quando cominci un nuovo lavoro ti trovi sempre un pò spaesato, ma trovo anche che sia una grossa opportunità, di quelle che “capitano una volta sola“. Cioè devi ricrearti un tuo “sistema di produttività personale”, vale a dire come ti configuri le cartelle di posta elettronica, come ti posizioni le icone sul computer, quali programmi ti installi, come gestisci e scambi le informazioni con i tuoi colleghi e soprattutto come gestisci le attività che TU devi svolgere.

Ci sono strategie e strumenti che acquisisci nel corso degli anni, di cui non puoi più fare a meno. Per me, per esempio, sono strumenti imprescindibili:

• il mio palmare

• l’outliner Bonsai per la gestione delle mie liste ToDo installato sia sul desktop che sul palmare

• il motore di ricerca in locale Copernic Desktop Search

• Chrome come browser

• il GTD (Getting Things Done), vale a dire l’insieme delle liste con le attività da compiere (ToDo-lists).

L’occasione d’oro di cui parlavo pocanzi, si riferisce al fatto che quando inizi con un nuovo lavoro, parti con le liste delle attività appena scelte e definite (per esempio Next steps, Waiting for, Sometime, Who, Where, Telefonate, Comissioni, Progetti etc.) e la cassetta della posta in arrivo ancora tutte vuote !
Nel mio caso ci sono voluti meno di due mesi per arrivare a saturazione, cioè per arrivare a quel punto in cui quotidianamente la quantità di attività da svolgere erano maggiori delle quantità di attività che ero in grado di effettivamente portare a compimento ogni giorno. Arrivato a questo punto di solito subentra la frustazione e la voglia di fuggire per ricominciare da zero in un’altra parte e mi viene da pensare che il mio sistema GTD non sia efficace.

In realtà, ora che sono passati 8 mesi dall’inizio di questa nuova attività, mi sono detto: “Perchè ho questa opportunità d’oro di ricominciare da zero solo quando cambio lavoro ?”

Poi ho guardato tutte le mie liste e la posta non processata e ho notato in esse diverse voci che sono lì da mesi, per le quali non trovo mai il tempo, alle quali non ho mai ricevuto risposta o feedback. In realtà probabilmente sono cadute in dimenticatoio, non solo nella mia ToDo-list, ma evidentemente anche in quella di qualcun altro che doveva beneficiare del risultato della mia attività, o almeno la sua priorità o il suo potenziale risultato è diventato molto poco rilevante.

MA allora, perchè non prendere tutte le liste e semplicemente cancellare tutto ?
Tanto le cose importanti, tornano sempre a galla ! (in un detto popolare un pò volgare, vengono sempre a galla delle altre cose… )

Per farlo ci vuole un pò di coraggio, c’è quella vocina che in un orecchio ti dice “E se poi dimentichi una cosa importante ?”

Fidati, se qualcosa è importante, ci sarà qualcuno o qualcosa che te lo ricorderà.

Se vuoi sentirti più tranquillo, fai un backup delle tue vecchie liste e delle tue email, fanne una fotocopia oppure salva i file e poi mettili in un posto non facilmente accessibile (per esempio un cassetto nascosto, nel caso delle fotocopie, oppure una cartella annidata oppure una chiavetta usb, nel caso dei files). Non devi andare continuamente a sbirciarli per vedere se ti sei ricordati di re-inserire tutto nelle tue nuove liste. Essi servono soltanto nel caso tu scoppi nel panico pensando di non farcela senza di loro. Nel qual caso, vai a recuperare i backup, ma vedrai che non ne avrai bisogno.

Siamo verso la fine dell’estate, periodo in cui spesso uno in vacanza fa un bilancio. Avendo staccato dal lavoro per qualche giorno, uno riesce a vedere le cose con più distacco e spesso è il momento in cui nascono i buoni propositi per un cambiamento. Quale migliore momento per decidere di resettare tutto al rientro dalle vacanze e ricominciare da una lista di attività da svolgere e una cassetta della posta in arrivo completamente vergini ?

Condividi nei commenti le tue esperienze ed opinioni personali.

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Alla Natara stanno lavorando sodo per trasferire il loro prodotto anche sulla piattaforma Windows Mobile, allo stato attuale non è ancora stata rilasciata una versione alfa, ma ci manca poco. Potrebbe essere una questione di poche settimane. Nel frattempo è possibile vedere un interessante video di anteprima.

Compra online il libro di David Allen:

Tags: Natara Bonsai, GTD, Getting Things Done

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Categoria: Where (Luoghi)

Questa categoria contiene le liste in cui scrivo le attività che voglio svolgere quando mi trovo in determinati luoghi, come per esempio farmacia, cartoleria, Mediaworld, Leroy Merlin, determinate città (p.e. Monaco). Ogni lista prende il nome del luogo a cui si riferisce. Io non metto in questa categoria la comune lista della spesa, in quanto,come ho già detto in precedenza, per essa uso un programma dedicato e gratuito chiamato Handyshopper.

Categoria: Who (Persone)
Questa categoria contiene le liste dedicate a determinate persone, cioè ivi si trovano le attività che voglio fare quando vedo o sento una determinata persona. In genere tali persone non sono persone con cui interagisco quotidianamente, altrimenti tali attività finirebbero rispettivamente nella lista Next step Privat e in Next steps. Ogni lista prende il nome della persona a cui si riferisce. Per esempio io ho le seguenti liste: mamma, papà, sorella, commercialista, medico di base, pediatra, qualche fornitore particolare, qualche collega particolare, qualche amico.

Categoria: Personal (Progetti privati)
In questa categoria sono contenute tutti i progetti privati, un progetto è qualsiasi insieme di attività necessarie a raggiungere un prefissato obiettivo. Quando l’insieme di attività necessarie è minore di 3 o 4, le metto nella lista Next steps Privat, ma se è maggiore creo al volo una nuova lista dandogli il titolo dell’obiettivo da raggiungere e la salvo appunto nella categoria Personal.
Esempi di liste che ho (Nome lista – contenuto):

• Luogo vacanza – quando pianifichiamo una vacanza creo una lista con tutto ciò che ci dobbiamo portare e che vogliamo fare
• Nome blog – per ogni blog ho una lista in cui scrivo quali articoli voglio scrivere e cosa vorrei implementare sul blog
• GTD – questa lista contiene le modifiche alla mia implementazione personale del GTD che vorrei provare
• Toastmasters – contiene le tecniche e gli speechs che vorrei implementare
• Libri – è la lista dei libri che mi piacerebbe avere e leggere. Ogni volta che vedo o sento di un libro che mi interessa me lo annoto subito.
• Musica – come per i libri

Categoria: Business (Progetti lavorativi)
Naturalmente anche per i progetti professionali vale il concetto del progetto, per un numero limitato (3 o 4) di attività necessarie a raggiungere l’obiettivo, le metto nella lista Next steps, altrimenti creo una lista a sè stante che salvo nella categoria Business.
Ultimamente ho drasticamente ridotto il numero di queste liste perchè avevo perso il controllo di cosa dovevo fare, cioè per decidere quale fosse la prossima azione da svolgere dovevo entrare in diverse liste e confrontare tra di loro la prima azione di ciascuna lista per poter decidere quale fare. Ciò era poco pratico, perciò sono passato a mettere il più possibile nella lista Next steps, onde avere tutto in un unica grande lista. Ora fanno eccezione soltanto alcuni progetti molto particolari per importanza e circoscrizione.

Con questo ho concluso la descrizione di come io ho implementato il Getting Things Done, sicuramente c’è ancora un grosso margine di miglioramento, i punti in cui secondo me sono carente sono:

• maggiore regolarità nella Weekly Review, la revisione settimanale delle liste nelle quali si dovrebbe eliminare ciò che non serve più ed aggiornare le priorità secondo l’evoluzione degli eventi.
• l’uso più corretto e continuo delle liste Sometimes.
• l’introduzione e l’uso delle liste di “alta quota”, in pratica uso solo la pista di decollo (0 piedi) e la aree di responsabilità (20.000 piedi)

ma mi piacerebbe sentire la tua impressione sul mio sistema GTD. Se hai domande da pormi, suggerimenti da darmi o se vuoi raccontare la tua personale implementazione del Getting Things Done oppure se vuoi dirci il link dove la possiamo trovare, allora lascia un commento.

Compra online il libro di David Allen:

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