Strategie Vincenti » GTD (Getting Things Done)

Articoli sul GTD

Alexander — Tue, 02 Dec 2008 22:43:54 +0000

Ti capita mai di sentirti sopraffatto da impegni di lavoro, famiglia, commissioni, bollette che scadono, piante a cui dover dare da bere etc ?

A me anche, però da quando ho adottato la metodologia Getting Things Done ideata da David Allen, devo dire che va molto meglio: riesco fare molte più cose (durante il giorno devo gestire 27 persone, nel privato gestisco diversi progetti online) e sento meno la pressione, quel senso di sopraffazione addosso.

Se fino ad ora non hai mai sentito parlare di questa tecnica di self-management spesso brevemente chiamata GTD, ti invito a leggere la mia breve e semplice introduzione al GTD, altrimenti per approfondimenti naviga nella categoria dedicata al GTD.

Ci sono almeno 3 cose che nemmeno la maggioranza degli adepti GTD non sanno:

LA NEWSLETTER

David Allen scriveva regolarmente su un suo blog, poi nel marzo del 2006, quando tutti correvano ad aprire un proprio blog, lui ha smesso. Però ha continuato (a dir la verità con sempre minor frequenza) a redarre una newsletter. Il motivo per entrambe è lo stesso: David preferisce focalizzarsi sulle cose importanti e tagliare le cose meno importanti, in perfetto stile Principio di Pareto. Per questo ammiro David Allen: mette realmente in pratica ciò che predica.

GLI ARTICOLI GRATUITI

Sul sito della David Allen Company nella sezione del negozio online sono nascosti degli articoli che in realtà sono gratuiti, per ottenerli però bisogna aggiungerli al carrello e fare il checkout (senza spendere un soldo). Sono in lingua inglese e sono molto interessanti, motivo per cui (per i più pigri) li condvido direttamente su questo blog. Scarica gli articoli GTD di David Allen.

IL NUOVO LIBRO DI DAVID ALLEN

David Allen ha scritto un nuovo libro intitolato Making it All Work ( traducibile più o meno “Come far funzionare il tutto“). In questo libro in uscita il 30 dicembre ma già prenotabile su Amazon, David Allen espone come eccellere tra commissioni quotidiane, imprevisti e sovraccarico di informazioni.

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GTD: Natara Bonsai per Windows Mobile

Alexander — Thu, 03 Apr 2008 22:34:00 +0000

Poco tempo fa ho pubblicato una serie di posts in cui ho descritto in dettaglio la mia implementazione del GTD, che verte attorno all’utilizzo del software Bonsai della Natara. Leggendo della mia totale soddisfazione di questo software, più di una persona mi ha chiesto se sia disponibile anche in versione per Windows Mobile. La risposta è no, o meglio: non ancora !

Alla Natara stanno lavorando sodo per trasferire il loro prodotto anche sulla piattaforma Windows Mobile, allo stato attuale non è ancora stata rilasciata una versione alfa, ma ci manca poco. Potrebbe essere una questione di poche settimane. Nel frattempo è possibile vedere un interessante video di anteprima.

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Tags: Natara Bonsai, GTD, Getting Things Done

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Getting Things Done: il mio sistema (terza parte)

Alexander — Fri, 01 Feb 2008 05:32:06 +0000

Nella prima parte di questo articolo ho descritto come è nato e quali motivazioni mi hanno spinto ad implementare il mio sistema GTD (Getting Things Done) e quale è il software che utilizzo.
Nella seconda parte ho descritto la categoria Actions (Azioni) e le liste in essa contenute, in questa terza parte descriverò le categorie mancanti, cioè Where, Who, Personal e Business.

Categoria: Where (Luoghi)

Questa categoria contiene le liste in cui scrivo le attività che voglio svolgere quando mi trovo in determinati luoghi, come per esempio farmacia, cartoleria, Mediaworld, Leroy Merlin, determinate città (p.e. Monaco). Ogni lista prende il nome del luogo a cui si riferisce. Io non metto in questa categoria la comune lista della spesa, in quanto,come ho già detto in precedenza, per essa uso un programma dedicato e gratuito chiamato Handyshopper.

Categoria: Who (Persone)
Questa categoria contiene le liste dedicate a determinate persone, cioè ivi si trovano le attività che voglio fare quando vedo o sento una determinata persona. In genere tali persone non sono persone con cui interagisco quotidianamente, altrimenti tali attività finirebbero rispettivamente nella lista Next step Privat e in Next steps. Ogni lista prende il nome della persona a cui si riferisce. Per esempio io ho le seguenti liste: mamma, papà, sorella, commercialista, medico di base, pediatra, qualche fornitore particolare, qualche collega particolare, qualche amico.

Categoria: Personal (Progetti privati)
In questa categoria sono contenute tutti i progetti privati, un progetto è qualsiasi insieme di attività necessarie a raggiungere un prefissato obiettivo. Quando l’insieme di attività necessarie è minore di 3 o 4, le metto nella lista Next steps Privat, ma se è maggiore creo al volo una nuova lista dandogli il titolo dell’obiettivo da raggiungere e la salvo appunto nella categoria Personal.
Esempi di liste che ho (Nome lista – contenuto):

Luogo vacanza – quando pianifichiamo una vacanza creo una lista con tutto ciò che ci dobbiamo portare e che vogliamo fare
Nome blog – per ogni blog ho una lista in cui scrivo quali articoli voglio scrivere e cosa vorrei implementare sul blog
GTD – questa lista contiene le modifiche alla mia implementazione personale del GTD che vorrei provare
Toastmasters – contiene le tecniche e gli speechs che vorrei implementare
Libri – è la lista dei libri che mi piacerebbe avere e leggere. Ogni volta che vedo o sento di un libro che mi interessa me lo annoto subito.
Musica – come per i libri

Categoria: Business (Progetti lavorativi)
Naturalmente anche per i progetti professionali vale il concetto del progetto, per un numero limitato (3 o 4) di attività necessarie a raggiungere l’obiettivo, le metto nella lista Next steps, altrimenti creo una lista a sè stante che salvo nella categoria Business.
Ultimamente ho drasticamente ridotto il numero di queste liste perchè avevo perso il controllo di cosa dovevo fare, cioè per decidere quale fosse la prossima azione da svolgere dovevo entrare in diverse liste e confrontare tra di loro la prima azione di ciascuna lista per poter decidere quale fare. Ciò era poco pratico, perciò sono passato a mettere il più possibile nella lista Next steps, onde avere tutto in un unica grande lista. Ora fanno eccezione soltanto alcuni progetti molto particolari per importanza e circoscrizione.

Con questo ho concluso la descrizione di come io ho implementato il Getting Things Done, sicuramente c’è ancora un grosso margine di miglioramento, i punti in cui secondo me sono carente sono:

maggiore regolarità nella Weekly Review, la revisione settimanale delle liste nelle quali si dovrebbe eliminare ciò che non serve più ed aggiornare le priorità secondo l’evoluzione degli eventi.
l’uso più corretto e continuo delle liste Sometimes.
l’introduzione e l’uso delle liste di “alta quota”, in pratica uso solo la pista di decollo (0 piedi) e la aree di responsabilità (20.000 piedi)

ma mi piacerebbe sentire la tua impressione sul mio sistema GTD. Se hai domande da pormi, suggerimenti da darmi o se vuoi raccontare la tua personale implementazione del Getting Things Done oppure se vuoi dirci il link dove la possiamo trovare, allora lascia un commento.

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Getting Things Done: il mio sistema (seconda parte)

Alexander — Wed, 30 Jan 2008 05:31:23 +0000

Nella prima parte di questo articolo ho descritto come è nato e quali motivazioni mi hanno spinto ad implementare il mio sistema GTD e quale è il software che utilizzo. In questa seconda parte passerò in rassegna le categorie (gruppi) di liste, andando in dettaglio fino all’analisi delle singole liste.

Innanzitutto è importante spiegare che ho fatto la scelta fondamentale di scindere le liste che riguardano la mia vita privata da quelle che riguardano il mio lavoro. Lo so che David Allen sconsiglia di dividere le due cose, perchè in realtà l’una ha influenza sull’altra, ma io ho fatto questa scelta (dopo aver provato a tenere tutto unito) per i seguenti tre motivi:

quando per esempio durante il weekend consulto i miei next steps privati, non ho alcuna voglia che mi vengano ancora ricordate tutte quelle cose importanti e urgenti che non ho ancora fatto per il lavoro.
trovo che non aiuti la focalizzazione avere una lista di next steps privati piena zeppa di next steps di lavoro, che comunque in quel momento non riuscirei a completare.
porto sempre con me il mio palmare, su cui ho tutte le liste, sia quelle private che quelle di lavoro, quindi ho comunque sempre a portata, sia le informazioni private, che quelle di lavoro.

Il mio sistema GTD è suddiviso in 5 categorie: Actions, Business, Personal, Where, Who.

Categoria: Actions (Azioni)
Questo è il cuore del mio sistema GTD, qui risiedono le liste che uso il 90% del tempo. In pratica è il mio pannello di controllo (gli anglofoni lo chiamano dashboard = cruscotto), in esso si trovano (in ordine alfabetico) le seguenti liste:

Chiamare
Commissioni
Lista progetti
Lista progetti Personal
Next steps
Next steps Personal
PC@Home
PC@Office
Sometimes Personal
Sometimes Work
Waiting for
Waiting for Personal

Partiamo dall’alta quota, da 20.000 piedi come direbbe David Allen (oppure da 6.000 metri come viene convertita nella versione italiana del libro, gulp e sigh !) cioè dalle mie aree di responsabilità. Attualmente faccio il tecnico-commerciale, perciò in Lista Progetti si trovano tutti i clienti con i quali ho commesse in corso, con elencati i rispettivi punti cardine (come per esempio inzio lavori, date collaudi, scadenze pagamenti). Per motivi di riservatezza (dovrei praticamente cancellare tutti i nomi) non pubblico questa lista.
Se una commessa è grossa ed importante, nella categoria Business creo una lista con il nome del cliente e con dentro tutti i next steps per tale commessa. Nell’attuale lavoro l’ho fatto per due commesse, ma tendo a non farlo più, perché ora preferisco immettere tutte le azioni da intraprendere in un’unica grande lista Next steps, in quanto in questo modo ho tutte le cose da fare per le varie commesse in un unico posto, senza che debba passare avanti e indietro tra diverse liste.

Al contrario di David Allen che usa avere diverse liste per diverse “quote di volo” (leggi: diversi orizzonti temporali), io scendo direttamente a bassa quota con la lista dei Next Steps, cioè la todo list di tutti i giorni con i miei prossimi passi che devo compiere.

La cosa più importante (ma questo vale per qualsiasi lista), è scomporre le macroattività in singole azioni e assicurarsi di scrivere per ogni voce della lista un’azione, la scadenza e il contatto o il referente. Sbirciando nella mia lista, tra le altre cose, puoi notare che il software Bonsai ti permette di impostare delle colorazioni automatiche delle voci a seconda delle categorie e della scadenza. Io l’ho impostato in modo tale che colori di rosso le voci scadute, di viola quelle in scadenza durante la giornata odierna, in blu quelle in scadenza il giorno successivo e in nero quello in scadenza fra 2 o più giorni. Inoltre forse hai notato che nelle note (riquadro giallino sulla destra, ma che può essere spostato anche in basso, se lo si vuole) scrivo l’oggetto e la data delle eventuali mail che sono correlate a tale compito. In questo modo semplicemente copio l’oggetto della mail e lo incollo nel Copernic Desktop Search (se non sai cosa sia e non sei conscio delle grosse potenzialità che ha un motore di ricerca locale, ti consiglio di leggere il mio articolo a riguardo), in questo modo sono in grado di leggere, aprire, stampare e rispondere a tale mail nel giro di 1-2 secondi, senza dover impazzire di cercare tale mail in Outlook, vantaggio mica da sottovalutare visto che ho un archivio della posta in arrivo di oltre 1,5 GB.

Passiamo quindi alla lista Waiting for, in cui scrivo tutte le cose che ho delegato o per cui attendo una risposta, ove “risposta” può voler dire anche: una conferma affermativa o negativa, una conferma che un compito è stato ultimato, la ricezione di un documento/mail/oggetto, la consegna di un componente etc. La tecnica è la stessa adottata per la lista Next steps: è importante essere precisi su cosa si vuole ottenere (onde evitare di dover pensare o ricordare cosa si doveva ricevere), indicare la scadenza e il nome della risorsa da cui si attende la risposta. Anche in questa lista, se sono coinvolte delle mail, uso la tecnica di copiare l’oggetto della mail nelle note e il Copernic Desktop Search per rintracciarla in un baleno.

Fino ad ora ho parlato del cuore del mio sistema GTD per il lavoro, passiamo ora alla mia vita privata, partendo dalle liste equivalenti a quelle sopra descritte, cioè Next Steps Privat e Waiting for Personal, che contengono rispettivamente le singole azioni che devo intraprendere e i feedback che riguardano la mia vita extralavorativa.

La lista Chiamare contiene invece un elenco delle persone che devo/voglio contattare. Nel mio caso equivale ad essere in realtà una lista di “socializzazione”. Per intenderci: se devo chiamare l’idraulico, metterò una riga con il testo “Chiamare idraulico affinchè sistemi lavandino” nella lista Next Steps Privat, mentre se voglio chiamare qualcuno in macchina sul viaggio di ritorno dal lavoro per chiacchierare o se voglio decidere quale amico incontrare nel fine settimana, apro la lista Chiamare.

La lista Commissioni invece, come dice il nome, raccoglie tutte le commissioni che devo effettuare quando sono fuori casa, trattasi cioè di acquisti di articoli particolari (non la classica spesa, per quella uso il software free Handyshopper) o commissioni, quali per esempio passare in Posta o in pulisecco etc.

La lista PC@Office contiene tutte le attività che vorrei fare al PC dal lavoro. Nel mio caso specifico riguardano tutte attività ricreative (da fare cioè in pausa pranzo) in quanto non ho necessità (come fa invece qualcuno) di dedicare una lista alle attività lavorative per quando si trova davanti al computer, in quanto passo già gran parte del mio tempo davanti ad esso e comunque ho sempre la possibilità di accedervi, non appena ne dovessi avere la possibilità.

La lista PC@Home contiene invece quelle attività che posso svolgere solo dal mio PC di casa: quali per esempio masterizzare un CD di foto, convertire dei files musicali etc.

Infine le ultime due liste contenute nella mia categoria Actions sono Sometimes Work e Sometimes Personal. In esse dovrebbero finire le attività che per adesso ho deciso di non fare, ma che in un futuro potrei forse voler fare. In pratica per quanto riguarda la lista riguardante il lavoro è una lista morta, non ci ficco dentro niente. Per quanto riguarda la lista privata ci metto le cose che mi piacerebbe fare, tipo: vedere una mostra, la macchina ideale, il lavoro ideale, viaggi che mi piacerebbe fare. In più ogni tanto quando faccio la manutenzione alle mie liste ci finisce dentro qualcosa che tolgo da Next steps Privat che non riesco a fare e che ho deciso di tenere in sospeso, ma di non ancora cestinare.

Nel prossimo articolo descriverò le categorie: Business, Personal, Where, Who.

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Getting Things Done: il mio sistema (prima parte)

Alexander — Mon, 28 Jan 2008 05:30:41 +0000

Nel Getting Things Done (abbreviato GTD) ognuno, a seconda delle proprie esigenze, abitudini ed inclinazioni, si crea su misura il proprio sistema. In questi articoli (per la lunghezza dell’argomento, l’ho suddiviso in 3 parti) descriverò il mio sistema GTD, frutto di 3 anni di prove e ottimizzazioni (e che comunque continua ad evolvere tuttora). Esso funziona per me, non è detto che valga anche per qualcun altro. Ritengo tuttavia che sia utile condividerlo, in quanto si tratta di un caso reale e pratico. Più volte mi è stato chiesto, di cosa si trovi effettivamente nelle mie liste e anche questo farò vedere nella serie di articoli che segue. Penso che ciò possa essere interessante per i neofiti, ma che possa dare qualche spunto anche a coloro che sono già degli “adepti” del GTD.
Per ovvi motivi di riservatezza, mia e altrui, ho dovuto rendere anonime alcune parti di qualche lista.

Il sistema GTD può essere di tre tipi:

Cartaceo, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente su carta

Digitale, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente in modo digitale

Ibrido, una via di mezzo dei primi due tipi, come per esempio scrivere le liste al computer e poi stamparle per gestirle su carta.

Io appartengo strenuamente alla seconda categoria e nello specifico alla sottocategoria mobile.
Il tutto è cominciato nel 2003, ero responsabile della manutenzione di un’industria di processo e me ne andavo in giro per l’impianto e prendevo appunti sulle cose da fare su alcuni foglietti volanti. Questi foglietti li tenevo in tasca, ma ben presto sono diventati ingombranti, perché avevano assunto ormai la consistenza di un blocchetto. Oltrettutto me li portavo anche a casa, perché anche fuori dallo stabilimento mi capitava (e mi capita tuttora) che mi venisse in mente qualcosa che fosse necessario fare o qualche buona idea. Insomma il blocco di foglietti era diventato ingombrante e poco pratico, avevo bisogno di un qualcosa di sempre disponibile e flessibile nell’utilizzo. È così che decisi di comperare ciò che ora per me è uno strumento indispensabile: il mio primo palmare. I grossi vantaggi del palmare sono:

è sempre disponibile (cioè puoi averlo sempre a portata di mano e si accende immediatamente, non ha cioè bisogno di un lungo avvio come per i PC)
metti le informazioni immediatamente al posto giusto
hai sempre tutte le informazioni con te
puoi sincronizzare tutte le informazioni con il PC
in pochi secondi puoi fare in qualsiasi momento un backup di tutte le informazioni su una scheda di memoria rimovibile (ovviamente il ripristino di tali dati dalla stessa scheda di memoria è altrettanto veloce). Il software che io uso è BackupBuddy della Bluenomad

Io non mi separo mai dal mio palmare, ce l’ho sempre con me: al lavoro, nel tempo libero, a casa, anche e soprattutto quando vado… al bagno. =:-O

L’idea dei foglietti prima, e del palmare poi, era quella di prendere nota delle mille cose da fare, onde non dimenticarmele e per sgomberare la mente e ridurre lo stress; allo scopo del GTD cioè ci ero già arrivato, mi mancava soltanto un processo valido per realizzarlo. Un mesetto dopo l’acquisto del palmare, il caso volle (o è stato forse la legge dell’attrazione ?) che, mentre cercavo del software per il palmare, mi imbattessi nel GTD Add-in per Outlook. Fui incuriosito sia dalla sigla (che non mi diceva niente), sia dal fatto che ignoravo l’esistenza della possibilità di installare degli add-in in Outlook. Dopo qualche approfondimento su internet mi sono subito comperato la versione tedesca del libro di David Allen “Detto, fatto! L’arte dell’efficienza” e così mi sono dato da fare con l’implementazione del metodo.

Software

Per la gestione delle mie liste GTD ho acquistato il software Bonsai della Natara, trattasi di un outliner, cioè un programma per gestire delle liste nidificate. E’ stato finora il miglior investimento in un software di qualsiasi tipo che io abbia fatto (se ricordo bene è costato una quarantina di dollari). I punti di forza del Bonsai sono innumerevoli:

applicazione sia per il palmare che per il PC
le liste possono essere modificate sia sul PC che sul palmare e poi possono essere facilmente sincronizzate
possibilità di creare dei links tra la singola voce di una lista (item) e un’attività (todo) del calendario, oppure con un’evento del calendario, oppure con un’altra lista
la presenza di categorie sia per le liste stesse, che per le singole voci delle liste
la presenza di keywords per le singole voci delle liste
la possibilità di impostare una scadenza
la possibilità di assegnare una risorsa
la possibilità di colorare le singole voci (items) di una lista secondo determinati criteri (categoria o scadenza)
la presenza di una funzione di filtro programmabile
la presenza della funzione di ordinamento crescente/decrescente programmabile
la possibilità di inserire note
un valido forum di supporto online

per citare soltanto quelli che apprezzo io. Faccio notare che il Bonsai viene venduto anche soltanto come programma per il PC, non è cioè necessario possedere un palmare. Esso è in grado di interfacciarsi con Outlook per quanto riguarda gli eventi e le attività. Mi sento perciò di consigliarlo a chiunque voglia implementare la metodologia Getting Things Done. N.B: consiglio il Bonsai in modo totalmente disinteressato, in quanto il link è non affiliato, ma completamente convinto perchè adoro questo programma.

Le mie liste ( finalmente )
Come ho accennato prima, il Bonsai permette di definire a quale categoria appartiene una lista, per questo motivo il mio sistema è suddiviso in 5 categorie:
Actions (Azioni)
Business (Lavoro)
Personal (Privato)
Where (Luoghi)
Who (Persone)

Perdona l’impostazione anglofona del mio sistema, ma io ho studiato sulla versione tedesca del libro e poi ho approfondito su articoli online in lingua inglese.

Nella seconda parte passerò in rassegna le singole categorie di liste appena elencate.

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Top 10 indizi che rivelano che sei un discepolo del GTD

Alexander — Sun, 10 Jun 2007 18:36:00 +0000

Non è farina del mio sacco (l’ho salvato 2-3 anni fa in inglese, perciò non mi ricordo chi l’avesse scritto), ma mi fa troppo ridere; e poi non bisogna prendersi troppo sul serio. Buon divertimento !

10. durante il ritorno a casa dal lavoro, accosti tre volte per buttar giù due righe e sgomberare la mente
9. Metti la weekly review sulla lista Someday/Maybe. … Arrrrgh, noooo! =8-|
8. vai in pizzeria per mangiare, ma – prima di ordinare – fai lo schizzo di una mappa mentale di come deve essere e assaporarsi un pasto ideale
7. hai contrassegnato le maniglie dei cassetti della cucina con la tua etichettatrice DYMO
6. sai pronunciare correttamente Moleskine
5. conosci lo schema del processo GTD
4. conosci la differenza tra la prospettiva da 40,000 e 30,000 piedi
3. sai che la “regola dei due minuti” non ha niente a che fare con il calcio
2. quando ti trovi con gli amici, chiedi: “Fatemi vedere la vostra lista progetti !”
1. dopo due minuti di preliminari ti fermi e chiedi al tuo partner e chiedi: “Quale è la prossima azione ?”

La 10) mi è capitata tante volte, mentre la 1) è la mia preferita

Manda questo articolo a un tuo amico GTD-ista incallito.

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GTD: non tutti sono d’accordo

Alexander — Wed, 06 Jun 2007 13:00:00 +0000

Matteo Balocco su Totanus.net ha pubblicato un post in cui racconta come sua moglie abbia accolto il GTD con una sonora risata e testuali parole:

“Questa è una di quelle cose che solo un uomo poteva inventare. Fa perdere un sacco di tempo e basta. Solo voi uomini avete del tempo da perdere. Le cose, se si devono fare, si fanno e basta, già nell’ordine giusto.”

Che dire ?

Che allo stesso tempo sono sia d’accordo che non

Sono d’accordo per il fatto che anche mia moglie la pensa allo stesso modo.
Sono d’accordo per il fatto che anche mia moglie (sempre per citare Matteo) sa “organizzare concerti ed eventi vari con telefono alla mano, neonata da allattare sulle ginocchia, altro figlio al fianco cui pulire il naso, con il ragù in cottura e comunque in procinto d’iniziare qualche cosa d’altro.”
Sono d’accordo sul fatto che questa sia “Efficienza allo stato puro”

Non sono d’accordo invece sui seguenti punti.
Questa è sì efficienza, ma non efficacia. C’è una bella differenza e questa differenza a volte la noto in mia moglie. Rimane il fatto che lei mediamente fa più cose di me, tuttavia io ne farei meno, ma a volte in ordine migliore (ovviamente questa è la mia opinione, non la sua ).
Le donne hanno un cervello che fisiologicamente è diverso da quello degli uomini (è scientificamente dimostrato, non me lo sono inventato io) e hanno una capacità di fare più cose contemporaneamente, capacità che gli uomini non hanno. Basti osservare una conversazione tra un gruppetto di donne e uno di uomini. Le donne parlano contemporaneamente in più persone e riescono allo stesso tempo anche ascoltare e spesso saltano di palo in frasca, per poi riprendere discorsi interrotti poco prima. Gli uomini invece parlano uno alla volta, perchè o parlano o ascoltano, non sono in grado di fare le due cose contemporaneamente. Tanto è che, se uno inizia a parlare mentre un’altro sta già parlando, ciò viene considerato dagli uomini un’interruzione, un’aggressione. Perciò essendo uomini e donne fisiologicamente diversi, io (mia opinione personale) non ritengo che usare lo stesso metodo di una donna, porti allo stesso risultato a cui porta a una donna. Barabara e Allan Pease hanno scritto una fortunata serie di libri sulle differenze uomo-donna, iniziata con il libro “Perchè le donne non sanno leggere le cartine e gli uomini non si fermano mai a chiedere ?”

Questo è il motivo per cui io ho adottato il Getting Things Done (oltre naturalmente per il fatto che è divertente aver trovato un nuovo cazzeggio di cui bloggare )

Tra l’altro anche Luca Sofri sul blog Wittgenstein esterna la sua convinzione dell’inutilità del GTD.

Tu hai provato il GTD ?
Quali sono i concetti che hai trovato utili e quali non ?

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Getting Things Done: lo schema del processo

Alexander — Wed, 14 Mar 2007 15:27:00 +0000

Nell’articolo di introduzione al Getting Things Done ho descritto le vari fasi del processo, in questo articolo invece metto a disposizione vari formati del diagramma di flusso del processo GTD e discuto in particolare una fase, in quanto a tale riguardo dissento da David Allen.

Da stampare
Innanzitutto gli originali: la versione semplice in inglese ed in italiano.

Su DIY Planner (dove DIY sta per Do It Yourself, cioè faidatè), puoi scaricare come file PDF e in diversi formati (nel senso di dimensioni della carta su cui stampare il file) diversi diagrammi di flusso, tra cui anche la versione avanzata.

Wallpaper (sfondo per il desktop)
Su Anabubula puoi scaricare lo sfondo con lo schema di flusso in diversi formati, a seconda della dimensione del tuo schermo.

Passiamo ora al secondo argomento dell’articolo.

Is it actionable ?
Infine vorrei parlare della fase in cui David Allen chiede: is it actionable ?
Non sono un’esperto della lingua inglese, perciò nella mia beata ignoranza l’ho sempre interpretato come: presuppone un’azione ?
Nel frattempo è uscito il libro “Detto, fatto. L’arte dell’efficienza.“, cioè la versione italiana del libro culto di David Allen. In esso tale domanda è stata tradotta con: è fattibile ora ?
Ma a mio avviso questa non è la domanda giusta da porsi, in quanto ad una persona veramente efficace non interessa se una cosa è fattibile oppure no: essa semplicemente ci crede e quindi ci prova !
Inoltre alla domanda se una cosa sia fattibile si potrebbe rispondere affermativamente (Vuoi venire a cena con i clienti ? E’ fattibile), ma puoi decidere che non vuoi (Preferisco preparare la riunione per domani !).
Perciò nel mio schema di flusso personale (che trovi anche qui a fianco e puoi scaricare in formato pdf e come immagine) tale fase si chiama: presuppone un’azione che voglio intraprendere ?

Attendo critiche e commenti alla mia interpretazione.

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GTD podcast: David Allen parla delle interruzioni

Alexander — Mon, 13 Nov 2006 07:52:00 +0000

Merlin Mann fondatore di 43Folders ha intervistato David Allen l’ideatore del Getting Things Done, approfondendo appunto diversi aspetti del GTD. Il risultato è stato suddiviso in una serie di podcasts pubblicati sia su 43Folders, sia sul sito della David Allen Company.
Gli argomenti sino ad ora trattati sono:

In particolare nell’ultimo podcast si parla di un tema caldo come quello delle interruzioni. David Allen racconta come alcuni dirigenti non ritengano le interruzioni fastidiose, ma anzi le vogliano perché hanno bisogno di sentire che il business si muove, che c’è fermento. Se non hanno continuamente nuovi input, lo ritengono un segnale di stagnazione.
A me sembra tanto l’affermazione di uno di quei dirigenti che non ha nulla da fare e ha bisogno, che qualcuno abbia bisogno di lui (scusate la ripetizione) per sentirsi importante. Conosco qualcuno così.
Io sinceramente preferisco fare a meno delle interruzioni (o almeno poterle contenere entro determinati limiti) e reputo che le occasioni per essere informati e per creare nuovi business si possano avere anche in occasioni più o meno formali (riunione, macchinetta del caffè, cena di lavoro, giro in barca etc), ma programmate.
David Allen poi rincara dicendo che se una persona applica bene il processo del GTD, allora è perfettamente in grado di gestire le interruzioni: nel senso che, non appena sopraggiunge una nuova interruzione (come per esempio una telefonata), ciò che stava facendo deve finire direttamente nell’inbox. Contestualmente alla cornetta del telefono, uno dovrebbe prendere subito un foglio e una penna. Finita la telefonata e processato immediatamente il foglio della telefonata stessa, uno ricomincia di nuovo dalla cassettina dell’inbox, dove si ritrova ciò che stava facendo prima di essere interrotto dalla telefonata.

È sicuramente vero che applicare alla lettera il processo GTD ti permetta di gestire le interruzioni, ciò non toglie però, che esse innalzano notevolmente il livello dello stress. Non a caso Merlin Mann racconta come negli uffici della David Allen Company, luogo dove si è svolta l’intervista, regni una certa calma e che si interrompa soltanto per due ragioni: quando uno abbia bisogno di confidarsi e per un’emergenza. Entrambe le cose sono sempre più importanti di ciò che stavi facendo !

Infine ritengo che l’eccessivo numero di interruzioni sia indice di almeno uno dei seguenti difetti:
1) cattiva organizzazione del lavoro, cioè ruoli e processi non ben definiti
2) cattiva organizzazione dei canali di comunicazione
3) organico sottodimensionato.
Ma forse a pensarci bene il punto 3) rientra nel primo.

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Registrazione del webinar di David Allen sul GTD

Alexander — Mon, 16 Oct 2006 06:34:00 +0000

Ti sei perso il webinar (seminario sul web) gratuito tenuto da David Allen a proposito del GTD (Getting Things Done) e l’uso delle mindmaps ?
Allora non perdere un’altra volta l’occasione e scarica le mappe mentali dell’evento e riguarda la presentazione seguendo uno dei seguenti links:

www.mindjet.com/davidallen

www.davidco.com/mindmanager

Se sei interessato a comperare il software MindManager 6 (sponsor del webinar) puoi usufruire di uno speciale sconto del 10% fino al 31 ottobre, immettendo il promo code GTD123 al momento del checkout dell’ordine.

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