Buone ferie !

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1. La via istituzionale: mettendosi in lista d’attesa sulla pagina per gli sviluppatori di applicazioni per Google Wave (tempi biblici)
2. Andare su Ebay e comperarsi all’asta un invito per Google Wave , costo medio attorno ai $20 (ma non vale la pena buttare via i soldi così)
3. Segui il mio metodo: in meno di 6 ore 3 ore (l’ho fatto di nuovo per divertimento, leggi il commento sotto)  a costo zero ho avuto accesso a Google Wave. Per sapere come ho fatto devi iscriverti alla mia newsletter dedicata proprio all’ottimizzazione della produttività del tuo uso della posta elettronica (in regalo ricevi anche il mio ebook !!!)

Perchè Google Wave è così interessante e tutti lo vogliono ?

Google Wave è la nuova dimensione della posta elettronica, esso ovvia ad alcuni dei limiti dell’attuale modello della posta elettronica e cioè:

• E’ difficoltoso seguire diversi “thread” (ovvero filoni di discussione) all’interno di un’unica mail, soprattutto se sono coinvolte più di 2 persone e a maggior ragione se non tutti  i destinatari sono stati coinvolti nella discussione sin dall’inizio
• Non è facile inserire file multimediali quali immagini, mappe, video, slideshows etc
• Non è facile rispondere in privato a soltanto una persona che sta partecipando alla discussione

Google Wave è la risposta a tutte queste limitazioni.

Per saperne di più:

Inoltre qui trovi una Guida completa all’utilizzo di Google Wave

Se sei già un utente di Google Wave e vuoi aggiungermi ai tuoi contatti, il mio è: ottantaventi@googlewave.com

Qualora dovessero capitarmi tra le mani alcuni inviti, li regalerò dando precedenza agli iscritti alla newsletter sulla produttività mediante la posta elettronica.

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E poi è pure vero che ormai l’email esiste ed usarla ha cambiato totalmente il modo di comunicare. E’ un pò come l’automobile: perchè farne a meno ?

In questa fase della mia vita sono molto attivo su diversi fronti:

• Dayjob: ho iniziato un nuovo lavoro
• Strategie Vincenti: mi impegno a scrivere con una certa regolarità e di creare i miei primi prodotti
• Ho lanciato ProgettiOnline.com
• Voglio conoscere on- e offline ulteriori persone con interessi affini ai miei

questo comporta che devo ottimizzare tantissimo il mio tempo, visto che – come per tutti – le mie giornate sono costituite soltanto da 24 ore

Per tutte le attività elencate qui sopra uso l’email, è per questo che ho deciso di finalmente finire un ebook che avevo iniziato e poi quasi subito abbandonato esattamente un anno fa.

Nell’uso quotidiano che ho della posta elettronica, ho notato che la maggior parte delle persone usa questo mezzo in modo molto inefficiente ed inefficace, perciò ho raccolto in un ebook gratuito tutte le mie strategie vincenti.

Come anteprima ti propongo un breve video ove ti espongo come attivare in Outlook la notifica automatica di fuori sede, che non è utile soltanto quando sei fuori ufficio per lavoro oppure ferie, ma pure quando sei in una riunione oppure se hai bisogno di un paio di ore di concentrazione senza interruzioni: attiva la notifica automatica e fai sapere che per 2 ore non ci sei e non potrai nè leggere le email, nè rispondere al telefono.

Quali trucchi usi TU per aumentare la tua efficacia ed efficienza nell’uso dell’email ?
Condividi gli accorgimenti che adotti nei commenti qui sotto.

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Il calendario compatto 2010 è un calendario stampabile ideale per gestire piccoli e grandi progetti sia su carta (stampando il file) sia in formato digitale (usando il file Excel). L’idea originale del calendario compatto è di David Seah e sia per l’uso cartaceo, che digitale ti rimando alle istruzioni scritte e al video che ho pubblicato in precedenza qui.

Il calendario compatto è uno strumento semplice e molto efficace in pieno stile KISS (Keep It Simple, Stupid !) ed è uno tra i lifehacks che uso quotidianamente. Provalo anche tu e fammi sapere come ti trovi e suggeriscimi dei miglioramenti.

Scarica gratuitamente la versione che ti interessa.

Calendario compatto 2010 (anno solare):

• Calendario compatto 2010 versione XLS per Excel
• Calendario compatto 2010 versione ODS per OpenOffice
• Calendario compatto 2010 versione Google Docs
• Calendario compatto 2010 versione PDF per Acrobat Reader

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Ora vengo al punto, se hai letto il post di Pier Nicola probabilmente avrai riso (anch’io l’ho fatto, è raro trovare del buon umorismo sugli argomenti di crescita personale), ma forse ti sarà balzato anche agli occhi che la Legge dell’Attrazione, di cui si è discusso nel film The Secret, è uno strumento e con ciò intendo che è soltanto UNO dei tanti possibili strumenti che puoi utilizzare per raggiungere i tuoi obiettivi, ma non è detto che sia lo strumento migliore per qualsiasi obiettivo che tu ti sia posto.

Facciamo un esempio pratico: il telefono cellulare è uno strumento fantastico, ma la sua efficacia ed utilità dipende dall’uso che ne fai, infatti se ti va in panne l’automobile su una strada deserta in mezzo al nulla, il cellulare è uno strumento molto utile ed efficace per chiedere aiuto. Ma sei tu sei in salotto davanti alla TV e il tuo partner è in cucina che sta preparando la cena e tu vuoi sapere fra quanto è pronto, il cellulare non è proprio la soluzione migliore.

Tornando alla Legge dell’Attrazione essa – a mio modo di vedere – è uno strumento che può funzionare bene su obiettivi in cui non hai la più pallida idea di come affrontarli, in cui non conosci la materia oppure in tutte quelle situazioni in cui si deve creare una situazione affinchè si avveri una cosa. Ti ricordo che il principio di funzionamento della Legge dell’Attrazione è che tu pensi a ciò che desideri, il tuo pensiero è una forma di energia che deve permeare tutto il tuo corpo, il tuo corpo deve sentire e percepire ciò che proveresti se tu avessi già raggiunto il tuo obiettivo, in questo modo attrai il risultato. Così per esempio tornando all’esame di maturità, ritengo che usarvi la Legge dell’Attrazione sia molto poco efficace: non ha senso visualizzare sè stessi come se avessi già superato l’esame e provare tale sensazione. La LOA non è mai una tecnica totalmente passiva, essa richiede inizialmente di entrare nello stato vibrazionale corrispondente a colui che ha già raggiunto il suo obiettivo, ma poi devi sempre passare all’azione. Perciò io piuttosto userei tecniche di rilassamento, di aumento dell’autostima e di miglioramento dell’apprendimento.

D’altra parte invece, ho trovato interessanti i miei personali risultati con l’applicazione della Legge dell’Attrazione per trovare lavoro e trovare casa.

Tu come la pensi ?
In quali ambiti hai ottenuto risultati applicando The Secret ?
In quali invece hai avuto maggiori successi con altre tecniche ?
Diccelo nei commenti qui sotto

Bob Proctor in persona, il maestro più carismatico di “The Secret“, sarà al Palazzo dei Congressi di Milano Marittima il 18 settembre 2010, per svelarti tutti i suoi segreti sulla Legge dell’Attrazione.
>> Iscriviti ora !

P.S. Sia il libro The Secret – Il Segreto, che il DVD The Secret di Rhonda Byrne sono ora in vendita anche in versione italiana. Clicca sulle icone per comperarli online !

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Alla Natara stanno lavorando sodo per trasferire il loro prodotto anche sulla piattaforma Windows Mobile, allo stato attuale non è ancora stata rilasciata una versione alfa, ma ci manca poco. Potrebbe essere una questione di poche settimane. Nel frattempo è possibile vedere un interessante video di anteprima.

Tags: Natara Bonsai, GTD, Getting Things Done

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Categoria: Where (Luoghi)

Questa categoria contiene le liste in cui scrivo le attività che voglio svolgere quando mi trovo in determinati luoghi, come per esempio farmacia, cartoleria, Mediaworld, Leroy Merlin, determinate città (p.e. Monaco). Ogni lista prende il nome del luogo a cui si riferisce. Io non metto in questa categoria la comune lista della spesa, in quanto,come ho già detto in precedenza, per essa uso un programma dedicato e gratuito chiamato Handyshopper.

Categoria: Who (Persone)
Questa categoria contiene le liste dedicate a determinate persone, cioè ivi si trovano le attività che voglio fare quando vedo o sento una determinata persona. In genere tali persone non sono persone con cui interagisco quotidianamente, altrimenti tali attività finirebbero rispettivamente nella lista Next step Privat e in Next steps. Ogni lista prende il nome della persona a cui si riferisce. Per esempio io ho le seguenti liste: mamma, papà, sorella, commercialista, medico di base, pediatra, qualche fornitore particolare, qualche collega particolare, qualche amico.

Categoria: Personal (Progetti privati)
In questa categoria sono contenute tutti i progetti privati, un progetto è qualsiasi insieme di attività necessarie a raggiungere un prefissato obiettivo. Quando l’insieme di attività necessarie è minore di 3 o 4, le metto nella lista Next steps Privat, ma se è maggiore creo al volo una nuova lista dandogli il titolo dell’obiettivo da raggiungere e la salvo appunto nella categoria Personal.
Esempi di liste che ho (Nome lista – contenuto):

• Luogo vacanza – quando pianifichiamo una vacanza creo una lista con tutto ciò che ci dobbiamo portare e che vogliamo fare
• Nome blog – per ogni blog ho una lista in cui scrivo quali articoli voglio scrivere e cosa vorrei implementare sul blog
• GTD – questa lista contiene le modifiche alla mia implementazione personale del GTD che vorrei provare
• Toastmasters – contiene le tecniche e gli speechs che vorrei implementare
• Libri – è la lista dei libri che mi piacerebbe avere e leggere. Ogni volta che vedo o sento di un libro che mi interessa me lo annoto subito.
• Musica – come per i libri

Categoria: Business (Progetti lavorativi)
Naturalmente anche per i progetti professionali vale il concetto del progetto, per un numero limitato (3 o 4) di attività necessarie a raggiungere l’obiettivo, le metto nella lista Next steps, altrimenti creo una lista a sè stante che salvo nella categoria Business.
Ultimamente ho drasticamente ridotto il numero di queste liste perchè avevo perso il controllo di cosa dovevo fare, cioè per decidere quale fosse la prossima azione da svolgere dovevo entrare in diverse liste e confrontare tra di loro la prima azione di ciascuna lista per poter decidere quale fare. Ciò era poco pratico, perciò sono passato a mettere il più possibile nella lista Next steps, onde avere tutto in un unica grande lista. Ora fanno eccezione soltanto alcuni progetti molto particolari per importanza e circoscrizione.

Con questo ho concluso la descrizione di come io ho implementato il Getting Things Done, sicuramente c’è ancora un grosso margine di miglioramento, i punti in cui secondo me sono carente sono:

• maggiore regolarità nella Weekly Review, la revisione settimanale delle liste nelle quali si dovrebbe eliminare ciò che non serve più ed aggiornare le priorità secondo l’evoluzione degli eventi.
• l’uso più corretto e continuo delle liste Sometimes.
• l’introduzione e l’uso delle liste di “alta quota”, in pratica uso solo la pista di decollo (0 piedi) e la aree di responsabilità (20.000 piedi)

ma mi piacerebbe sentire la tua impressione sul mio sistema GTD. Se hai domande da pormi, suggerimenti da darmi o se vuoi raccontare la tua personale implementazione del Getting Things Done oppure se vuoi dirci il link dove la possiamo trovare, allora lascia un commento.

Compra online il libro sul Getting Things Done (GTD) di David Allen:

Tags: Getting Things Done, GTD, produttività personale

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Innanzitutto è importante spiegare che ho fatto la scelta fondamentale di scindere le liste che riguardano la mia vita privata da quelle che riguardano il mio lavoro. Lo so che David Allen sconsiglia di dividere le due cose, perchè in realtà l’una ha influenza sull’altra, ma io ho fatto questa scelta (dopo aver provato a tenere tutto unito) per i seguenti tre motivi:

1. quando per esempio durante il weekend consulto i miei next steps privati, non ho alcuna voglia che mi vengano ancora ricordate tutte quelle cose importanti e urgenti che non ho ancora fatto per il lavoro.
2. trovo che non aiuti la focalizzazione avere una lista di next steps privati piena zeppa di next steps di lavoro, che comunque in quel momento non riuscirei a completare.
3. porto sempre con me il mio palmare, su cui ho tutte le liste, sia quelle private che quelle di lavoro, quindi ho comunque sempre a portata, sia le informazioni private, che quelle di lavoro.

Il mio sistema GTD è suddiviso in 5 categorie: Actions, Business, Personal, Where, Who.

Categoria: Actions (Azioni)
Questo è il cuore del mio sistema GTD, qui risiedono le liste che uso il 90% del tempo. In pratica è il mio pannello di controllo (gli anglofoni lo chiamano dashboard = cruscotto), in esso si trovano (in ordine alfabetico) le seguenti liste:

Chiamare
Commissioni
Lista progetti
Lista progetti Personal
Next steps
Next steps Personal
PC@Home
PC@Office
Sometimes Personal
Sometimes Work
Waiting for
Waiting for Personal

Partiamo dall’alta quota, da 20.000 piedi come direbbe David Allen (oppure da 6.000 metri come viene convertita nella versione italiana del libro, gulp e sigh !) cioè dalle mie aree di responsabilità. Attualmente faccio il tecnico-commerciale, perciò in Lista Progetti si trovano tutti i clienti con i quali ho commesse in corso, con elencati i rispettivi punti cardine (come per esempio inzio lavori, date collaudi, scadenze pagamenti). Per motivi di riservatezza (dovrei praticamente cancellare tutti i nomi) non pubblico questa lista.
Se una commessa è grossa ed importante, nella categoria Business creo una lista con il nome del cliente e con dentro tutti i next steps per tale commessa. Nell’attuale lavoro l’ho fatto per due commesse, ma tendo a non farlo più, perché ora preferisco immettere tutte le azioni da intraprendere in un’unica grande lista Next steps, in quanto in questo modo ho tutte le cose da fare per le varie commesse in un unico posto, senza che debba passare avanti e indietro tra diverse liste.

Al contrario di David Allen che usa avere diverse liste per diverse “quote di volo” (leggi: diversi orizzonti temporali), io scendo direttamente a bassa quota con la lista dei Next Steps, cioè la todo list di tutti i giorni con i miei prossimi passi che devo compiere.

La cosa più importante (ma questo vale per qualsiasi lista), è scomporre le macroattività in singole azioni e assicurarsi di scrivere per ogni voce della lista un’azione, la scadenza e il contatto o il referente. Sbirciando nella mia lista, tra le altre cose, puoi notare che il software Bonsai ti permette di impostare delle colorazioni automatiche delle voci a seconda delle categorie e della scadenza. Io l’ho impostato in modo tale che colori di rosso le voci scadute, di viola quelle in scadenza durante la giornata odierna, in blu quelle in scadenza il giorno successivo e in nero quello in scadenza fra 2 o più giorni. Inoltre forse hai notato che nelle note (riquadro giallino sulla destra, ma che può essere spostato anche in basso, se lo si vuole) scrivo l’oggetto e la data delle eventuali mail che sono correlate a tale compito. In questo modo semplicemente copio l’oggetto della mail e lo incollo nel Copernic Desktop Search (se non sai cosa sia e non sei conscio delle grosse potenzialità che ha un motore di ricerca locale, ti consiglio di leggere il mio articolo a riguardo), in questo modo sono in grado di leggere, aprire, stampare e rispondere a tale mail nel giro di 1-2 secondi, senza dover impazzire di cercare tale mail in Outlook, vantaggio mica da sottovalutare visto che ho un archivio della posta in arrivo di oltre 1,5 GB.

Passiamo quindi alla lista Waiting for, in cui scrivo tutte le cose che ho delegato o per cui attendo una risposta, ove “risposta” può voler dire anche: una conferma affermativa o negativa, una conferma che un compito è stato ultimato, la ricezione di un documento/mail/oggetto, la consegna di un componente etc. La tecnica è la stessa adottata per la lista Next steps: è importante essere precisi su cosa si vuole ottenere (onde evitare di dover pensare o ricordare cosa si doveva ricevere), indicare la scadenza e il nome della risorsa da cui si attende la risposta. Anche in questa lista, se sono coinvolte delle mail, uso la tecnica di copiare l’oggetto della mail nelle note e il Copernic Desktop Search per rintracciarla in un baleno.

Fino ad ora ho parlato del cuore del mio sistema GTD per il lavoro, passiamo ora alla mia vita privata, partendo dalle liste equivalenti a quelle sopra descritte, cioè Next Steps Privat e Waiting for Personal, che contengono rispettivamente le singole azioni che devo intraprendere e i feedback che riguardano la mia vita extralavorativa.

La lista Chiamare contiene invece un elenco delle persone che devo/voglio contattare. Nel mio caso equivale ad essere in realtà una lista di “socializzazione”. Per intenderci: se devo chiamare l’idraulico, metterò una riga con il testo “Chiamare idraulico affinchè sistemi lavandino” nella lista Next Steps Privat, mentre se voglio chiamare qualcuno in macchina sul viaggio di ritorno dal lavoro per chiacchierare o se voglio decidere quale amico incontrare nel fine settimana, apro la lista Chiamare.

La lista Commissioni invece, come dice il nome, raccoglie tutte le commissioni che devo effettuare quando sono fuori casa, trattasi cioè di acquisti di articoli particolari (non la classica spesa, per quella uso il software free Handyshopper) o commissioni, quali per esempio passare in Posta o in pulisecco etc.

La lista PC@Office contiene tutte le attività che vorrei fare al PC dal lavoro. Nel mio caso specifico riguardano tutte attività ricreative (da fare cioè in pausa pranzo) in quanto non ho necessità (come fa invece qualcuno) di dedicare una lista alle attività lavorative per quando si trova davanti al computer, in quanto passo già gran parte del mio tempo davanti ad esso e comunque ho sempre la possibilità di accedervi, non appena ne dovessi avere la possibilità.

La lista PC@Home contiene invece quelle attività che posso svolgere solo dal mio PC di casa: quali per esempio masterizzare un CD di foto, convertire dei files musicali etc.

Infine le ultime due liste contenute nella mia categoria Actions sono Sometimes Work e Sometimes Personal. In esse dovrebbero finire le attività che per adesso ho deciso di non fare, ma che in un futuro potrei forse voler fare. In pratica per quanto riguarda la lista riguardante il lavoro è una lista morta, non ci ficco dentro niente. Per quanto riguarda la lista privata ci metto le cose che mi piacerebbe fare, tipo: vedere una mostra, la macchina ideale, il lavoro ideale, viaggi che mi piacerebbe fare. In più ogni tanto quando faccio la manutenzione alle mie liste ci finisce dentro qualcosa che tolgo da Next steps Privat che non riesco a fare e che ho deciso di tenere in sospeso, ma di non ancora cestinare.

Nel prossimo articolo descriverò le categorie: Business, Personal, Where, Who.

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Tags: Getting Things Done, GTD, produttività personale

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Il sistema GTD può essere di tre tipi:

• Cartaceo, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente su carta

• Digitale, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente in modo digitale

• Ibrido, una via di mezzo dei primi due tipi, come per esempio scrivere le liste al computer e poi stamparle per gestirle su carta.

Io appartengo strenuamente alla seconda categoria e nello specifico alla sottocategoria mobile.
Il tutto è cominciato nel 2003, ero responsabile della manutenzione di un’industria di processo e me ne andavo in giro per l’impianto e prendevo appunti sulle cose da fare su alcuni foglietti volanti. Questi foglietti li tenevo in tasca, ma ben presto sono diventati ingombranti, perché avevano assunto ormai la consistenza di un blocchetto. Oltrettutto me li portavo anche a casa, perché anche fuori dallo stabilimento mi capitava (e mi capita tuttora) che mi venisse in mente qualcosa che fosse necessario fare o qualche buona idea. Insomma il blocco di foglietti era diventato ingombrante e poco pratico, avevo bisogno di un qualcosa di sempre disponibile e flessibile nell’utilizzo. È così che decisi di comperare ciò che ora per me è uno strumento indispensabile: il mio primo palmare. I grossi vantaggi del palmare sono:

• è sempre disponibile (cioè puoi averlo sempre a portata di mano e si accende immediatamente, non ha cioè bisogno di un lungo avvio come per i PC)
• metti le informazioni immediatamente al posto giusto
• hai sempre tutte le informazioni con te
• puoi sincronizzare tutte le informazioni con il PC
• in pochi secondi puoi fare in qualsiasi momento un backup di tutte le informazioni su una scheda di memoria rimovibile (ovviamente il ripristino di tali dati dalla stessa scheda di memoria è altrettanto veloce). Il software che io uso è BackupBuddy della Bluenomad

Io non mi separo mai dal mio palmare, ce l’ho sempre con me: al lavoro, nel tempo libero, a casa, anche e soprattutto quando vado… al bagno. =:-O

L’idea dei foglietti prima, e del palmare poi, era quella di prendere nota delle mille cose da fare, onde non dimenticarmele e per sgomberare la mente e ridurre lo stress; allo scopo del GTD cioè ci ero già arrivato, mi mancava soltanto un processo valido per realizzarlo. Un mesetto dopo l’acquisto del palmare, il caso volle (o è stato forse la legge dell’attrazione ?) che, mentre cercavo del software per il palmare, mi imbattessi nel GTD Add-in per Outlook. Fui incuriosito sia dalla sigla (che non mi diceva niente), sia dal fatto che ignoravo l’esistenza della possibilità di installare degli add-in in Outlook. Dopo qualche approfondimento su internet mi sono subito comperato la versione tedesca del libro di David Allen “Detto, fatto! L’arte dell’efficienza” e così mi sono dato da fare con l’implementazione del metodo.

Software

Per la gestione delle mie liste GTD ho acquistato il software Bonsai della Natara, trattasi di un outliner, cioè un programma per gestire delle liste nidificate. E’ stato finora il miglior investimento in un software di qualsiasi tipo che io abbia fatto (se ricordo bene è costato una quarantina di dollari). I punti di forza del Bonsai sono innumerevoli:

• applicazione sia per il palmare che per il PC
• le liste possono essere modificate sia sul PC che sul palmare e poi possono essere facilmente sincronizzate
• possibilità di creare dei links tra la singola voce di una lista (item) e un’attività (todo) del calendario, oppure con un’evento del calendario, oppure con un’altra lista
• la presenza di categorie sia per le liste stesse, che per le singole voci delle liste
• la presenza di keywords per le singole voci delle liste
• la possibilità di impostare una scadenza
• la possibilità di assegnare una risorsa
• la possibilità di colorare le singole voci (items) di una lista secondo determinati criteri (categoria o scadenza)
• la presenza di una funzione di filtro programmabile
• la presenza della funzione di ordinamento crescente/decrescente programmabile
• la possibilità di inserire note
• un valido forum di supporto online

per citare soltanto quelli che apprezzo io. Faccio notare che il Bonsai viene venduto anche soltanto come programma per il PC, non è cioè necessario possedere un palmare. Esso è in grado di interfacciarsi con Outlook per quanto riguarda gli eventi e le attività. Mi sento perciò di consigliarlo a chiunque voglia implementare la metodologia Getting Things Done. N.B: consiglio il Bonsai in modo totalmente disinteressato, in quanto il link è non affiliato, ma completamente convinto perchè adoro questo programma.

Le mie liste ( finalmente )
Come ho accennato prima, il Bonsai permette di definire a quale categoria appartiene una lista, per questo motivo il mio sistema è suddiviso in 5 categorie:
Actions (Azioni)
Business (Lavoro)
Personal (Privato)
Where (Luoghi)
Who (Persone)

Perdona l’impostazione anglofona del mio sistema, ma io ho studiato sulla versione tedesca del libro e poi ho approfondito su articoli online in lingua inglese.

Nella seconda parte passerò in rassegna le singole categorie di liste appena elencate.

Compra online il libro sul Getting Things Done (GTD) di David Allen:

Tags: Getting Things Done, GTD, produttività personale

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Un backup online

Avere un blog equivale ad avere un backup online. Io, come vi ho già raccontato, non trovavo più il file del mio plugin, perciò l’ho riscaricato dal post su questo mio blog. Lo stesso ho fatto in passato, quando avevo bisogno del modulo per i 30 giorni di prova e non lo trovavo più sul mio PC. Un rapido accesso ad Internet e in pochi secondi ho scaricato il file che mi serviva.

Un diario online

Scrivere delle mie esperienze e condividerle online sul mio blog equivale ad avere un diario. Esso è come il backup delle tue esperienze passate. Questa è una cosa molto importante ed efficace, perchè mi capita di dimenticare da dove vengo, le difficoltà che ho incontrato nel passato e, soprattutto, del fatto che le ho già superate una volta e, cosa ancora più importante, di come ho ottenuto questi successi.

Se non lo hai ancora fatto, inizia oggi a scrivere su un blog. Puoi decidere anche di non renderlo pubblico, ogni servizio blog gratuito (tipo Blogger.com oppure Wordpress.com) offre anche la possibilità di impostare chi possa accedere al tuo blog.

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Si tratta di un semplice foglio di lavoro Excel che può essere usato per la pianificazione di piccoli progetti, per fare cioè una sorta di “mini GANTT“. Io uso il calendario compatto sia in forma cartacea che in forma digitale.

Calendario compatto cartaceo

Io ho sempre diverse stampe del calendario compatto pronte per l’uso, sia nel cassetto della mia scrivania, sia nella borsa del mio pc portatile da utilizzare quando sono in viaggio per lavoro.
Il calendario compatto è allineato tutto a sinistra, in questo modo sulla destra rimane spazio per inserire le proprie annotazioni. Io uso il calendario compatto con ciò che mi capita a tiro: se ho evidenziatori o penne colorate, con esse segno le date e poi scrivo a fianco le annotazioni. Se invece non ho colori a disposizione e devo in qualche modo marchiare alcuni giorni cardine, segno la data disegnandoci attorno un rettangolo, oppure un triangolo o un cerchio.

Calendario compatto digitale

Altre volte invece, soprattutto se devo distribuire il calendario a colleghi coinvolti nel progetto o a clienti, segno le date con “riempimento colore” oppure aggiungo un “motivo” alla cella con tasto destro sulla cella -> Formato celle -> linguetta Motivo -> menù a tendina Motivo. In questo modo puoi aggiungere un tratteggio o una puntinatura anche in aggiunta al colore della cella, questo sistema è ottimo per contrassegnare i punti cardine di un progetto. Infine con le frecce e le caselle di testo che si possono inserire in qualsiasi foglio di lavoro Excel attivando la barra menù “Disegno“, ti permettono di aggiungere tutti i commenti necessari al completamento del progetto.

N.B: questo video tutorial è stato girato con Camtasia Studio

Questo Calendario Compatto è stato ideato da David Seah ed è già precedentemente stato tradotto in italiano da Magnificaweb.it, io l’ho modificato con un dettaglio per me molto importante: l’aggiunta del numero delle settimane, in quanto in ambito di project management soprattutto i clienti tedeschi fanno molto spesso riferimento a questo dato, perciò volevo averlo sempre sotto gli occhi.Io utilizzo il calendario compatto sia per progetti di lavoro (come negli esempi sù citati), sia per progetti privati (come per esempio per pianificare dei 30 giorni di prova).Puoi scaricare qui ed usare liberamente il mio ——–> calendario compatto 2008.

Scarica gratuitamente le diverse versioni:

• Calendario compatto 2009 versione XLS per Excel
• Calendario compatto 2009 versione ODS per OpenOffice
• Calendario compatto 2009 versione Google Docs
• Calendario compatto 2009 versione PDF per Acrobat Reader

Usa i commenti per segnalare le tue impressioni e i suggerimenti per il miglioramento del calendario compatto.

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Ecco 5 trucchi che ho imparato dai bambini:
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1) Provare

I bambini non stanno a lungo a pensarci sù su cosa sia giusto, su cosa funzioni, su quali siano le conseguenze, loro semplicemente provano, magari con cautela, ma provano !
I bambini neonati esplorano il mondo attraverso la bocca, nel senso che vogliono mordere e assaggiare qualsiasi cosa gli capiti tra le mani. Quando avvicino alla bocca di mia figlia un pezzo di frutta o qualcosa altro, lei non si chiede se sarà buono (nè tanto meno lo chiede a me, visto che ha appena 10 mesi e non sa ancora parlare ) , ma semplicemente si avvicina con la bocca lentissimamente al pezzo e poi lo morde delicatamente. Il più delle volte la reazione è una faccia buffissima, perchè il gusto è nuovo, a volte scoppia in un sorriso raggiante, altre volte fa una smorfia e scuote la testa, come per scacciare il gusto cattivo.
Il risultato è che lei prova, e ciò che le piace continua a mangiarlo. Io invece, durante la mia adolescenza, avevo delle “turbe alimentari” (come le chiamo io ora). Cioè mi ero fissato, a priori senza averli assaggiati, che alcuni cibi non mi piacessero. Oltre tutto convivevano in me alcune contraddizioni assurde, come per esempio il fatto che non mangiassi la pasta con il pomodoro (poichè mi ero fissato che non mi piacessero sia il pomodoro crudo, che cotto), salvo poi divorare la pasta al ragù !
Un altro esempio è il fatto che non volessi mangiare alcun formaggio al di fuori del grana, salvo poi divorare la pizza, nonostante tra i suoi ingredienti principali ci siano la mozzarella e la polpa di pomodoro !
Un altro cibo bandito dalla mia mente era il pesce, ma durante le vacanze estive tra la seconda e la terza classe superiore ho lavorato su una barca a vela (ho un passato da velista regatante) come marinaio per una anziana coppia di signori durante la loro crociera estiva nell’allora Jugoslavia. Era da tre giorni che parlavano di questa isoletta, su cui volevano fare tappa perchè vi si mangia divinamente il pesce !
E io come facevo a dirgli che non volevo mangiare pesce ???
Per la prima volta nella mia vita, spinto anche dalla vergogna di rivelare le mie “turbe”, ho affrontato la faccenda con razionalità: mi sono detto che dovevo almeno assaggiare, quale migliore occasione che provare in un posto dove viene cucinato il pesce appena pescato ?
Sai come è andata a finire ? Che il pesce mi è piaciuto e che lo mangio pure volentieri, non lo mangerei tutti i giorni, ma ora quando andiamo a fare una bella mangiata di pesce, me la gusto veramente.
Questo episodio è stato per me l’inizio della trasformazione, un mattone che è stato tolto alla base del muro e che poi ha fatto crollare tutto il muro stesso: ho iniziato così pian piano ad assaggiare tutti quegli alimenti che mi ero convinto che non mi piacessero. Ho scoperto così che l’insalata, i pomodori crudi, ma soprattutto la mozzarella sono buonissimi. E io che mi sono precluso per anni questi piaceri semplicemente perchè non ho provato…
Alla fine non è che tutto quello che non volevo mangiare ora mi piaccia, ma almeno so avendo provato (e non perchè me lo sono immaginato) che il gusto di alcuni alimenti non mi piacciono.

Quale è quella cosa su cui stai riflettendo da un pò di tempo se farla o non farla ? Smettila di pensarci sù e inizia a farla ora !

2) Imitare

Uno dei modi più efficaci per ottenere risultati, è osservare ciò che fa colui che ottiene già i risultati che noi vorremmo raggiungere.
Hai mai notato che i bambini imitano in continuazione i bambini più grandi oppure gli adulti ?
Tale principio si può applicare anche alla rovescia: osserva cioè chi si sta sforzando ad ottenere determinati risultati, non riuscendo ad ottenere successo; così, analizzando i suoi comportamenti e non copiando le sue azioni inefficaci, eviterai gli stessi errori.

Scegli un obiettivo che attualmente ti sta a cuore e trova 3 persone che hanno avuto successo nel raggiungimento di tale obiettivo e studiale, parlaci, interrogale e imitale !

3) Provare, provare, provare e riprovare

Le persone di successo non si fermano mai davanti ad una difficoltà, un errore o incidente di percorso, ma cercano di imparare dall’errore e riprovano immediatamente.
Mia figlia sta cercando di imparare a gattonare, ma ancora non ci riesce: spinge con le gambe, ma non ha forza nelle braccia per alzare quel testone pesante che ha ereditato da papà e ottiene soltanto il buffissimo effetto di spingere il sedere in aria e di grattare con la fronte sul pavimento. Ciò nonostante, lei continua a provare imperterrita, più testarda di un mulo tedesco (sì, perchè i tedeschi sono ancora più testardi ). A volte si arrabbia e si mette ad urlare e cerca di mordere la prima cosa che le capita a tiro (copresi la mano e il naso del papà), ma subito dopo ricomincia con il prossimo tentativo.
Se ci pensi bene, probabilmente nemmeno a te è mai giunta voce che un bambino avesse detto a sua mamma: “Scusa, ma non ce la faccio proprio ad imparare a camminare, ora smetto di provare !”. Chi prima, chi dopo e non dopo 2 o 3, ma dopo migliaia di tentativi ha imparato a camminare ed è stato un risultato che gli ha cambiato per sempre l’esistenza.
Perchè allora noi, a volte con alcuni obiettivi (che anche loro potrebbero cambiarci l’esistenza), rinunciamo alle prime difficoltà ?

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“Questa è una di quelle cose che solo un uomo poteva inventare. Fa perdere un sacco di tempo e basta. Solo voi uomini avete del tempo da perdere. Le cose, se si devono fare, si fanno e basta, già nell’ordine giusto.”

Che dire ?

Che allo stesso tempo sono sia d’accordo che non

Sono d’accordo per il fatto che anche mia moglie la pensa allo stesso modo.
Sono d’accordo per il fatto che anche mia moglie (sempre per citare Matteo) sa “organizzare concerti ed eventi vari con telefono alla mano, neonata da allattare sulle ginocchia, altro figlio al fianco cui pulire il naso, con il ragù in cottura e comunque in procinto d’iniziare qualche cosa d’altro.”
Sono d’accordo sul fatto che questa sia “Efficienza allo stato puro”

Non sono d’accordo invece sui seguenti punti.
Questa è sì efficienza, ma non efficacia. C’è una bella differenza e questa differenza a volte la noto in mia moglie. Rimane il fatto che lei mediamente fa più cose di me, tuttavia io ne farei meno, ma a volte in ordine migliore (ovviamente questa è la mia opinione, non la sua ).
Le donne hanno un cervello che fisiologicamente è diverso da quello degli uomini (è scientificamente dimostrato, non me lo sono inventato io) e hanno una capacità di fare più cose contemporaneamente, capacità che gli uomini non hanno. Basti osservare una conversazione tra un gruppetto di donne e uno di uomini. Le donne parlano contemporaneamente in più persone e riescono allo stesso tempo anche ascoltare e spesso saltano di palo in frasca, per poi riprendere discorsi interrotti poco prima. Gli uomini invece parlano uno alla volta, perchè o parlano o ascoltano, non sono in grado di fare le due cose contemporaneamente. Tanto è che, se uno inizia a parlare mentre un’altro sta già parlando, ciò viene considerato dagli uomini un’interruzione, un’aggressione. Perciò essendo uomini e donne fisiologicamente diversi, io (mia opinione personale) non ritengo che usare lo stesso metodo di una donna, porti allo stesso risultato a cui porta a una donna. Barabara e Allan Pease hanno scritto una fortunata serie di libri sulle differenze uomo-donna, iniziata con il libro “Perchè le donne non sanno leggere le cartine e gli uomini non si fermano mai a chiedere ?”

Questo è il motivo per cui io ho adottato il Getting Things Done (oltre naturalmente per il fatto che è divertente aver trovato un nuovo cazzeggio di cui bloggare )

Tra l’altro anche Luca Sofri sul blog Wittgenstein esterna la sua convinzione dell’inutilità del GTD.

Tu hai provato il GTD ?
Quali sono i concetti che hai trovato utili e quali non ?

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tags: gtd, Getting Things Done

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1. il file era piantato in mezzo al desktop ed io, come uso fare del resto anche per la mia scrivania reale, permetto che su di esso transitino soltanto temporaneamente oggetti su cui sto lavorando in quel momento. Appena ho finito (oppure interrompo per fare qualcosa altro) quel lavoro, ripulisco desktop e scrivania archiviando tutto.
2. ho perso quasi due ore per avere la meglio su quel maledetto file e chi mi conosce, sa quanto considero prezioso il mio tempo.

Alla fine ce l’ho fatta a cancellare quel maledetto file, ma non con le mie proprie forze, bensì ho trovato un’articolo molto chiaro che descrive in modo dettagliato passo per passo quali software gratuiti scaricare e come risolvere il problema.
Se anche tu hai un problema di questo tipo leggi qua.

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Caso 1: una botta e via
Quando voglio accedere ad un servizio o scaricare qualcosa e sono sicuro che non voglio più avere contatti con tale sito uso servizi di fakemail tipo Mailinator oppure Pookmail. Il loro funzionamento è molto semplice:

• NON richiede registrazione, né password
• è sufficiente inventarsi un account del tipo quellochevuoi@mailinator.com

Mailinator riceve ogni mail con qualsiasi nome di account e lo conserva per breve tempo (circa un giorno), dopo di che cancella in automatico le mails che eventualmente sono arrivate.
Capita per esempio che su alcuni siti prima di poter scaricare un file ti chiedano l’indirizzo email. Una volta che è stato immesso, alcuni siti fanno partire automaticamente il download, altri invece ti mandano il link per il download all’indirizzo di posta appena immesso. In questo ultimo caso basta andare sulla homepage di Mailinator e immettere nell’apposita casellina il famoso quellochevuoi che hai scelto pocanzi e cliccare il bottone, etvoilà: hai accesso alla mail con il link per il download e non ti devi preoccupare di svuotare la casella di posta, né delle eventuali mail di spam che d’ora in poi potrebbero arrivare a tale indirizzo.
NOTA BENE: non essendo tali accounts di posta protetti da una password, chiunque immetta il nome dell’account che tu hai scelto (in questo esempio quellochevuoi), potrà leggere la tua mail. Provare per credere, per esempio con abc oppure john.

Caso 2: non so ancora se mi piacerai
Quando invece voglio iscrivermi ad una nuova newsletter di crescita personale oppure di qualche nuovo guru del marketing online che ti promette di fare un sacco di soldi in pochissimo tempo, voglio provare il servizio e vedere se è interessante e poi decidere se voglio continuare ad usufruire del servizio. Purtroppo a volte quando ci si iscrive ad un servizio si riceve un sacco di altra roba che non si vorrebbe, oppure a volte pur dando la disdetta all’iscrizione si continua a ricevere posta da alcuni siti.
Per questi motivi mi sono creato un account di posta su Gmail che mi faccia da filtro.
Gmail ha 3 grosse qualità:

• un’immensità di spazio per le mie mails, perciò non mi devo mai preoccupare di cancellare le mails indesiderate
• la possibilità di definire dei filtri alla posta in ingresso
• la possibilità di applicare delle etichette, così per esempio mediante un filtro alla posta in ingresso posso contrassegnare tutte le mails di una determinata newsletter e filtrare l’etichetta in modo tale da ritrovare soltanto le mail della newsletter in mezzo al mare magnum dello spam
• la possibilità di inoltrare le mails che soddisfano alcuni criteri. Ai filtri della posta in ingresso posso applicare anche l’azione di inoltro a un qualsivoglio indirizzo di posta elettronica.

In questo modo, una volta che mi sono convinto che una newsletter mi interessa, inoltro la newsletter al mio indirizzo primario di posta elettronica. Il bello di questo sistema è che, non apppena mi stufo di una newsletter, è sufficiente che io disabiliti l’inoltro dall’account-filtro a quello primario, senza preoccuparmi se l’unsubscribe sia efficace oppure no.

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Risultato ?

1. I vestiti “sopravvissuti alla selezione” hanno più spazio e sono riposti meglio
2. Si è creato spazio per qualche eventuale nuovo acquisto
3. Vedo meglio i vestiti e quindi vado meglio a sceglierli

tags: come fare il cambio degli armadi

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Da stampare
Innanzitutto gli originali: la versione semplice in inglese ed in italiano.

Su DIY Planner (dove DIY sta per Do It Yourself, cioè faidatè), puoi scaricare come file PDF e in diversi formati (nel senso di dimensioni della carta su cui stampare il file) diversi diagrammi di flusso, tra cui anche la versione avanzata.

Wallpaper (sfondo per il desktop)
Su Anabubula puoi scaricare lo sfondo con lo schema di flusso in diversi formati, a seconda della dimensione del tuo schermo.

Passiamo ora al secondo argomento dell’articolo.

Is it actionable ?
Infine vorrei parlare della fase in cui David Allen chiede: is it actionable ?
Non sono un’esperto della lingua inglese, perciò nella mia beata ignoranza l’ho sempre interpretato come: presuppone un’azione ?
Nel frattempo è uscito il libro “Detto, fatto. L’arte dell’efficienza.“, cioè la versione italiana del libro culto di David Allen. In esso tale domanda è stata tradotta con: è fattibile ora ?
Ma a mio avviso questa non è la domanda giusta da porsi, in quanto ad una persona veramente efficace non interessa se una cosa è fattibile oppure no: essa semplicemente ci crede e quindi ci prova !
Inoltre alla domanda se una cosa sia fattibile si potrebbe rispondere affermativamente (Vuoi venire a cena con i clienti ? E’ fattibile), ma puoi decidere che non vuoi (Preferisco preparare la riunione per domani !).
Perciò nel mio schema di flusso personale (che trovi anche qui a fianco e puoi scaricare in formato pdf e come immagine) tale fase si chiama: presuppone un’azione che voglio intraprendere ?

Attendo critiche e commenti alla mia interpretazione.

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tags: GTD workflow, gtd, Getting Things Done

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1) l’uso smodato della priorità alta. No, non può essere che tutto sia importante !
Ricordati di colui che continuava a gridare : “Al lupo, al lupo!”…

2) la tua firma lunga 18 righe con le minacce di tutto ciò che mi succederà, se rivelerò il contenuto privilegiato e confidenziale del tuo messaggio di posta elettronica.

3) lo sfondo grafico, il font orrendo e i rimanenti 14K di formattazione HTML che caratterizzano ogni tuo messaggio. Ti prego, usa il testo puro, in questo modo potrò anche risponderti con Outlook, scrivendo le risposte direttamente tra le righe del tuo testo originale.

4) l’inclusione del mio indirizzo di posta in chiaro, assieme a quello di 99 sconosciuti, quando mi mandi una barzeletta o il promemoria del compleanno di Tizio. Ti prego, usa la casella CCN (Copia Carbone/Conoscenza Nascosta), chiamata anche BCC (Blind Carbon Copy) sui programmi in inglese, per inserire gli indirizzi. In questo modo al destinatario sarà visibile solo il proprio indirizzo e non quello di tutti gli altri destinatari della tua mail. Così evitiamo anche che da domani raddoppi la spam che riceveremo nella casella email.

5) l’oggetto dell’email lasciato vuoto o contenente un semplice “Ciao“. Vorrei capire dall’oggetto lo scopo e il contenuto del messaggio

6) la dimensione degli allegati. Sebbene tu abbia ora una bellissima linea ADSL, io viaggio ancora su una linea analogica, ma a prescindere da ciò, non mi diverto a ricevere qualsiasi porcheria di 2 mega nella casella di posta.

7) la dimensione dei testi. Se non sei in grado di darmi la risposta richiesta, basta un semplice no. Non scrivermi un papiro solo per essere cortese e giustificarti. Tra l’altro, in questo modo anche tu risparmi un sacco di tempo.

Caro/a amico/a: ti voglio bene, però ti chiedo di cambiare.
Invia questo articolo a chiunque ne abbia bisogno.

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In sostanza sono tre le regole che abbiamo applicato al nostro ciclo di smistamento:

1. In caso di dubbio, gettalo.
2. Chiediti: “Quale sarebbe la peggiore conseguenza, se gettassi per sbaglio questo oggetto ?“. Se la risposta è nulla o di poco conto, gettalo.
3. Può benfeciare qualcun altro più di te di questo oggetto ?

Queste regole sono in contrasto con quelle più diffuse, che dicono:

1. In caso di dubbio, tienilo.
2. Chiediti: “Quale può essere la migliore conseguenza, se tenessi questo oggetto ?“. Se la risposta è moderatamente buona, tienilo.
3. Posso trarre qualche beneficio tenendo questo oggetto ?

Come vedi queste due serie di regole hanno un approccio completamente opposto: il primo si focalizza sul gettare, il secondo sul tenere. Ovviamente se la tua impostazione mentale è sulla seconda serie, avrai la tendenza di accumulare di più. Il mio consiglio non è quello di buttare tutto, ma penso semplicemente che, se hai vissuto senza utilizzare un oggetto per gli ultimi due anni, tu ne possa fare senza.

Ho constatato inoltre che avere attorno a sè molte cose che non sono più di forte o alcuna utilità, tendono a bloccarmi, a non permettermi a crescere ed evolvere. Viceversa liberarmi delle cose, che per me non sono più utili, mi dà un senso di liberazione e di leggerezza, come se mi fossi liberato da un peso. Inoltre ho notato che l’aver liberato dello spazio, crea il presupposto per fare cose nuove. Così per esempio aver liberato spazio nella libreria, mi stimola a comperare e leggere nuovi libri; aver creato spazio nell’armadio, mi fa voglia di comperare nuovi vestiti. Tienilo a mente prima della prossima volta che vorrai andare a fare compere.

La piacevole sensazione in seguito allo smistamento può essere ulteriormente rafforzato, se le cose di cui ti liberi, possono tornare utili a qualcun’altro regalandole, oppure mettendole in vendita al mercatino dell’usato locale o su Ebay. In questo modo non solo ti liberi di qualcosa che non ti è più utile, ma puoi far felice qualcun’altro o addirittura guadagnare qualche soldino.

Ti propongo quindi provare ad applicare le 3 regole auree in uno dei seguenti campi (fra parentesi suggerisco alcuni degli oggetti da smistare):

CASA:
- cucina (pentole, piatti, tazze, posate, attrezzi e accessori)
- bagno (armadietti)
- salotto (videocassette, dvd, libreria, portariviste),
- studio (scrivania, cassetti, libreria, cd, dvd, PC)
- camera (armadi, comodini)
- ripostiglio, magazzino, soffitta, cantina
- giardino (piante, attrezzi, sedie, sdraio, ombrelloni)

UFFICIO:
- scrivania (inbox,carte, penne, foto, post-it, promemoria, cassetti, posta)
- PC (posta elettronica, desktop, bookmarks, foto, dischi rigidi, programmi installati)
- archivio

AUTO:
- vano portaoggetti vicino al cambio, nelle portiere, davanti al copilota (gratta&parcheggia, cartine, appunti, spazzatura, salviettine umidificate, medicine, block notes, penne, monetine, gettoni dell’autolavaggio)

OGGETTI PERSONALI:
- portafoglio (foglietti, ricevute, biglietti mezzi pubblici, biglietti da visita, documenti, carte di credito, carte di programmi di fidelizzazione, carte di associazioni, monete, foto, preservativi)
- borsetta (spazzole, trucchi, specchietto, profumo, cellulare, calcolatrice, assorbenti, preservativi, spille, orecchini, fermacapelli, peluche, portachiavi, fazzoletti, chiavetta usb, sigarette, accendino, caramelle, agenda, penne, foglietti, ricevute, biglietti mezzi pubblici, biglietti da visita, documenti, carte di credito, carte di programmi di fidelizzazione, carte di associazioni, monete, foto)

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1. Perchè ?
PRIMA di scrivere qualsiasi mail, poniti la seguente domanda:

Che risultato vuoi ottenere ?

Generalmente sono 3 le possibili risposte:

1. dare informazioni
2. richiedere informazioni
3. generare un’azione

Tieni presente la risposta che hai dato, ti servirà per fare scelte congruenti (e quindi efficaci) nei punti successivi.

2. Oggetto della email
Dall’oggetto della mail deve risultare evidente quale dei tre scopi citati (informare, richiedere informazioni, generare un’azione) vuoi ottenere. Per esempio, se non trovi più il protocollo della riunione con il cliente PIPPO, un buon oggetto potrebbe essere “Mandami protocollo riunione 21/3/2006 PIPPO“. L’obiettivo ideale è che tutta la mail si possa sintetizzare nell’oggetto, rendendo inutile il bisogno di avere un corpo del messaggio. Ovviamente non sempre ciò è possibile, ma tenendo a mente questo obiettivo, scriverai un oggetto molto più efficace ed eviterai, come purtroppo fanno molti, a mandare una mail con l’oggetto vuoto oppure con un’inutile “Ciao“. Quando il destinatario vorrà cercare di nuovo un’informazione contenuta in una mail, come potrebbe riuscirci soltanto cercando tra l’oggetto di siffatti messaggi di posta elettronica ? L’unica speranza che rimane è utilizzare un motore di ricerca locale.

3. Usa una tag
Per inquadrare il contesto è molto utile usare una tag. Io uso racchiudere tra parentesi quadre all’inizio dell’oggetto il nome del cliente. Così l’esempio del punto 2) diviene “[PIPPO]: mandami protocollo della riunione 21/3/2006“. Al posto del nome del cliente puoi mettere anche il numero della commessa, il nome del progetto o qualcosa altro. Il vantaggio di tale tecnica è che il destinatario inquadra subito il contesto e in base al principio del 80-20 può prendere delle decisioni sulle priorità e quindi sulle azioni da compiere, prima ancora di aprire il messaggio. Per esempio, se tu nella giornata odierna stessi aspettando il cliente PLUTO e ti arrivassero tre email, una che comincia per “[TOPOLINO]: …“, un’altra per “[PLUTO]: …“, la terza per “[PIPPO]: …” potresti decidere di aprire soltanto la mail che riguarda PIPPO, il cliente importante che sta per arrivare.
Un’altro vantaggio delle tag è, che se vengono usate da tutti con diligenza, puoi impostare dei filtri (Outlook le chiama “regole”), che le riconoscano. In questo modo il programma di posta elettronica può eseguire delle azioni automatizzate impostate da te, come per esempio, lo spostamento del messaggio in una determinata cartella oppure l’assegnazione di una priorità o colore al messaggio.

4. Sii conciso
L’attenzione del destinatario decresce con il passare del tempo, perciò più prolisso sei, minori sono le probabilità che il destinatario legga tutta la tua mail e di conseguenza si abbassa la probabilità che tu raggiunga lo scopo della tua mail. Come citato al punto 2), la condizione ideale è poter esaurire la mail con il solo oggetto.
Ricordati che essere conciso torna a tuo vantaggio, anche per il fatto che tu ci metti meno tempo a scrivere il messaggio, divieni cioè anche più efficiente.

5. Usa un unico argomento per ogni mail
Molto spesso il destinatario dovrà inoltrare e far “processare” la tua mail da colleghi o persone terze, evita perciò di unire in un unico messaggio più argomenti che potrebbero coinvolgere reparti o persone diverse. Io per esempio ho un cliente che mi manda messaggi in cui mi chiede, delucidazioni su aspetti contrattuali, informazioni sulla data della prossima riunione e dettagli tecnici, sia dal reparto elettrico, che meccanico. Ciò vuol dire che devo fare a pezzettini la mail e inviare ad almeno 3 reparti diversi, diverse parti della mail. Odio quando questo cliente scrive tali tipi di messaggi e nonostante gli abbia già chiesto due volte di scrivermi un argomento per ciascuna mail, egli persevera.

6. Sii pertinente nell’uso dei destinatari
Ti costa soltanto un secondo e due click ad inserire nei destinatari tutti i componenti dell’azienda, ma questo non è un buon motivo ! Spendi invece qualche secondo in più e con in testa la risposta della domanda del punto 1), chiediti chi deve essere il destinatario e chi deve essere messo a conoscenza.
Vale lo stesso principio esposto al punto 4): più preciso diventi nell’assegnazione dei destinatari, meno messaggi riceveranno i tuoi destinatari e più alta sarà la probabilità che essi leggano la tua mail e che tu raggiunga il tuo scopo.

7. Usa la priorità con intelligenza
Assegna la priorità “alta” soltanto quando è veramente urgente, altrimenti non la prenderà in considerazione nessuno. Tra l’altro io in tali casi non uso l’opzione del programma di posta elettronica, ma contrassegno l’oggetto della email, per esempio così “[PIPPO]: mandami protocollo della riunione 21/3/2006 ######URGENTE######“. In questo modo balza molto più all’occhio.
Ricordati comunque, che se hai veramente urgenza, la posta elettronica non è il mezzo più efficace, perchè non cè garanzia che il destinatario la legga subito. In questi casi devi usare il telefono, magari semplicemente per avvisare che hai spedito un messaggio e per sincerarti che il destinatario l’abbia effettivamente ricevuto e capito.

8. Sii esplicito e non dare per scontato
A volte per portare a compimento un’azione è necessario l’intervento di più persone. Ricordati che non sempre le persone vogliono o sono in grado di capire quale sia il loro ruolo. Perciò se un cliente ha richiesto l’invio di un componente e tu hai mandato tale mail sia a Tizio che deve preparare la merce, che a Caio che la deve controllare e imballare, scrivi per esempio: “Per Tizio: prepara il componente. Per Caio: non appena pronta, controlla la merce, imballala e consegnala all’ufficio spedizioni“. Non hai idea di quante volte per sbaglio (ma purtroppo anche di proposito), alcuni compiti non vengano portati a termine perchè ognuno pensava che l’avrebbe fatto l’altro.

9. Non usare il formato HTML
in questo modo, per chi usa (o è costretto ad usare, come me, per motivi aziendali) Outlook, è più facile rispondere scrivendo le risposte direttamente tra le righe del tuo testo originale.

Se conosci qualcuno che fa un uso poco efficace della posta
elettronica, sii efficace e inviagli il link http://www.strategievincenti.net/email-efficacia/ di questo articolo oppure inviagli direttamente l’articolo cliccando sul link “Condividi” che trovi qui sotto.

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