Buone ferie !

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1. La via istituzionale: mettendosi in lista d’attesa sulla pagina per gli sviluppatori di applicazioni per Google Wave (tempi biblici)
2. Andare su Ebay e comperarsi all’asta un invito per Google Wave , costo medio attorno ai $20 (ma non vale la pena buttare via i soldi così)
3. Segui il mio metodo: in meno di 6 ore 3 ore (l’ho fatto di nuovo per divertimento, leggi il commento sotto)  a costo zero ho avuto accesso a Google Wave. Per sapere come ho fatto devi iscriverti alla mia newsletter dedicata proprio all’ottimizzazione della produttività del tuo uso della posta elettronica (in regalo ricevi anche il mio ebook !!!)

Perchè Google Wave è così interessante e tutti lo vogliono ?

Google Wave è la nuova dimensione della posta elettronica, esso ovvia ad alcuni dei limiti dell’attuale modello della posta elettronica e cioè:

• E’ difficoltoso seguire diversi “thread” (ovvero filoni di discussione) all’interno di un’unica mail, soprattutto se sono coinvolte più di 2 persone e a maggior ragione se non tutti  i destinatari sono stati coinvolti nella discussione sin dall’inizio
• Non è facile inserire file multimediali quali immagini, mappe, video, slideshows etc
• Non è facile rispondere in privato a soltanto una persona che sta partecipando alla discussione

Google Wave è la risposta a tutte queste limitazioni.

Per saperne di più:

Inoltre qui trovi una Guida completa all’utilizzo di Google Wave

Se sei già un utente di Google Wave e vuoi aggiungermi ai tuoi contatti, il mio è: ottantaventi@googlewave.com

Qualora dovessero capitarmi tra le mani alcuni inviti, li regalerò dando precedenza agli iscritti alla newsletter sulla produttività mediante la posta elettronica.

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E poi è pure vero che ormai l’email esiste ed usarla ha cambiato totalmente il modo di comunicare. E’ un pò come l’automobile: perchè farne a meno ?

In questa fase della mia vita sono molto attivo su diversi fronti:

• Dayjob: ho iniziato un nuovo lavoro
• Strategie Vincenti: mi impegno a scrivere con una certa regolarità e di creare i miei primi prodotti
• Ho lanciato ProgettiOnline.com
• Voglio conoscere on- e offline ulteriori persone con interessi affini ai miei

questo comporta che devo ottimizzare tantissimo il mio tempo, visto che – come per tutti – le mie giornate sono costituite soltanto da 24 ore

Per tutte le attività elencate qui sopra uso l’email, è per questo che ho deciso di finalmente finire un ebook che avevo iniziato e poi quasi subito abbandonato esattamente un anno fa.

Nell’uso quotidiano che ho della posta elettronica, ho notato che la maggior parte delle persone usa questo mezzo in modo molto inefficiente ed inefficace, perciò ho raccolto in un ebook gratuito tutte le mie strategie vincenti.

Come anteprima ti propongo un breve video ove ti espongo come attivare in Outlook la notifica automatica di fuori sede, che non è utile soltanto quando sei fuori ufficio per lavoro oppure ferie, ma pure quando sei in una riunione oppure se hai bisogno di un paio di ore di concentrazione senza interruzioni: attiva la notifica automatica e fai sapere che per 2 ore non ci sei e non potrai nè leggere le email, nè rispondere al telefono.

Quali trucchi usi TU per aumentare la tua efficacia ed efficienza nell’uso dell’email ?
Condividi gli accorgimenti che adotti nei commenti qui sotto.

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Il calendario compatto 2010 è un calendario stampabile ideale per gestire piccoli e grandi progetti sia su carta (stampando il file) sia in formato digitale (usando il file Excel). L’idea originale del calendario compatto è di David Seah e sia per l’uso cartaceo, che digitale ti rimando alle istruzioni scritte e al video che ho pubblicato in precedenza qui.

Il calendario compatto è uno strumento semplice e molto efficace in pieno stile KISS (Keep It Simple, Stupid !) ed è uno tra i lifehacks che uso quotidianamente. Provalo anche tu e fammi sapere come ti trovi e suggeriscimi dei miglioramenti.

Scarica gratuitamente la versione che ti interessa.

Calendario compatto 2010 (anno solare):

• Calendario compatto 2010 versione XLS per Excel
• Calendario compatto 2010 versione ODS per OpenOffice
• Calendario compatto 2010 versione Google Docs
• Calendario compatto 2010 versione PDF per Acrobat Reader

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Ora vengo al punto, se hai letto il post di Pier Nicola probabilmente avrai riso (anch’io l’ho fatto, è raro trovare del buon umorismo sugli argomenti di crescita personale), ma forse ti sarà balzato anche agli occhi che la Legge dell’Attrazione, di cui si è discusso nel film The Secret, è uno strumento e con ciò intendo che è soltanto UNO dei tanti possibili strumenti che puoi utilizzare per raggiungere i tuoi obiettivi, ma non è detto che sia lo strumento migliore per qualsiasi obiettivo che tu ti sia posto.

Facciamo un esempio pratico: il telefono cellulare è uno strumento fantastico, ma la sua efficacia ed utilità dipende dall’uso che ne fai, infatti se ti va in panne l’automobile su una strada deserta in mezzo al nulla, il cellulare è uno strumento molto utile ed efficace per chiedere aiuto. Ma sei tu sei in salotto davanti alla TV e il tuo partner è in cucina che sta preparando la cena e tu vuoi sapere fra quanto è pronto, il cellulare non è proprio la soluzione migliore.

Tornando alla Legge dell’Attrazione essa – a mio modo di vedere – è uno strumento che può funzionare bene su obiettivi in cui non hai la più pallida idea di come affrontarli, in cui non conosci la materia oppure in tutte quelle situazioni in cui si deve creare una situazione affinchè si avveri una cosa. Ti ricordo che il principio di funzionamento della Legge dell’Attrazione è che tu pensi a ciò che desideri, il tuo pensiero è una forma di energia che deve permeare tutto il tuo corpo, il tuo corpo deve sentire e percepire ciò che proveresti se tu avessi già raggiunto il tuo obiettivo, in questo modo attrai il risultato. Così per esempio tornando all’esame di maturità, ritengo che usarvi la Legge dell’Attrazione sia molto poco efficace: non ha senso visualizzare sè stessi come se avessi già superato l’esame e provare tale sensazione. La LOA non è mai una tecnica totalmente passiva, essa richiede inizialmente di entrare nello stato vibrazionale corrispondente a colui che ha già raggiunto il suo obiettivo, ma poi devi sempre passare all’azione. Perciò io piuttosto userei tecniche di rilassamento, di aumento dell’autostima e di miglioramento dell’apprendimento.

D’altra parte invece, ho trovato interessanti i miei personali risultati con l’applicazione della Legge dell’Attrazione per trovare lavoro e trovare casa.

Tu come la pensi ?
In quali ambiti hai ottenuto risultati applicando The Secret ?
In quali invece hai avuto maggiori successi con altre tecniche ?
Diccelo nei commenti qui sotto

P.S. Sia il libro The Secret – Il Segreto, che il DVD The Secret di Rhonda Byrne sono ora in vendita anche in versione italiana. Clicca sulle icone per comperarli online !

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Alla Natara stanno lavorando sodo per trasferire il loro prodotto anche sulla piattaforma Windows Mobile, allo stato attuale non è ancora stata rilasciata una versione alfa, ma ci manca poco. Potrebbe essere una questione di poche settimane. Nel frattempo è possibile vedere un interessante video di anteprima.

Compra online il libro di David Allen:

Tags: Natara Bonsai, GTD, Getting Things Done

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Categoria: Where (Luoghi)

Questa categoria contiene le liste in cui scrivo le attività che voglio svolgere quando mi trovo in determinati luoghi, come per esempio farmacia, cartoleria, Mediaworld, Leroy Merlin, determinate città (p.e. Monaco). Ogni lista prende il nome del luogo a cui si riferisce. Io non metto in questa categoria la comune lista della spesa, in quanto,come ho già detto in precedenza, per essa uso un programma dedicato e gratuito chiamato Handyshopper.

Categoria: Who (Persone)
Questa categoria contiene le liste dedicate a determinate persone, cioè ivi si trovano le attività che voglio fare quando vedo o sento una determinata persona. In genere tali persone non sono persone con cui interagisco quotidianamente, altrimenti tali attività finirebbero rispettivamente nella lista Next step Privat e in Next steps. Ogni lista prende il nome della persona a cui si riferisce. Per esempio io ho le seguenti liste: mamma, papà, sorella, commercialista, medico di base, pediatra, qualche fornitore particolare, qualche collega particolare, qualche amico.

Categoria: Personal (Progetti privati)
In questa categoria sono contenute tutti i progetti privati, un progetto è qualsiasi insieme di attività necessarie a raggiungere un prefissato obiettivo. Quando l’insieme di attività necessarie è minore di 3 o 4, le metto nella lista Next steps Privat, ma se è maggiore creo al volo una nuova lista dandogli il titolo dell’obiettivo da raggiungere e la salvo appunto nella categoria Personal.
Esempi di liste che ho (Nome lista – contenuto):

• Luogo vacanza – quando pianifichiamo una vacanza creo una lista con tutto ciò che ci dobbiamo portare e che vogliamo fare
• Nome blog – per ogni blog ho una lista in cui scrivo quali articoli voglio scrivere e cosa vorrei implementare sul blog
• GTD – questa lista contiene le modifiche alla mia implementazione personale del GTD che vorrei provare
• Toastmasters – contiene le tecniche e gli speechs che vorrei implementare
• Libri – è la lista dei libri che mi piacerebbe avere e leggere. Ogni volta che vedo o sento di un libro che mi interessa me lo annoto subito.
• Musica – come per i libri

Categoria: Business (Progetti lavorativi)
Naturalmente anche per i progetti professionali vale il concetto del progetto, per un numero limitato (3 o 4) di attività necessarie a raggiungere l’obiettivo, le metto nella lista Next steps, altrimenti creo una lista a sè stante che salvo nella categoria Business.
Ultimamente ho drasticamente ridotto il numero di queste liste perchè avevo perso il controllo di cosa dovevo fare, cioè per decidere quale fosse la prossima azione da svolgere dovevo entrare in diverse liste e confrontare tra di loro la prima azione di ciascuna lista per poter decidere quale fare. Ciò era poco pratico, perciò sono passato a mettere il più possibile nella lista Next steps, onde avere tutto in un unica grande lista. Ora fanno eccezione soltanto alcuni progetti molto particolari per importanza e circoscrizione.

Con questo ho concluso la descrizione di come io ho implementato il Getting Things Done, sicuramente c’è ancora un grosso margine di miglioramento, i punti in cui secondo me sono carente sono:

• maggiore regolarità nella Weekly Review, la revisione settimanale delle liste nelle quali si dovrebbe eliminare ciò che non serve più ed aggiornare le priorità secondo l’evoluzione degli eventi.
• l’uso più corretto e continuo delle liste Sometimes.
• l’introduzione e l’uso delle liste di “alta quota”, in pratica uso solo la pista di decollo (0 piedi) e la aree di responsabilità (20.000 piedi)

ma mi piacerebbe sentire la tua impressione sul mio sistema GTD. Se hai domande da pormi, suggerimenti da darmi o se vuoi raccontare la tua personale implementazione del Getting Things Done oppure se vuoi dirci il link dove la possiamo trovare, allora lascia un commento.

Compra online il libro di David Allen:

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Innanzitutto è importante spiegare che ho fatto la scelta fondamentale di scindere le liste che riguardano la mia vita privata da quelle che riguardano il mio lavoro. Lo so che David Allen sconsiglia di dividere le due cose, perchè in realtà l’una ha influenza sull’altra, ma io ho fatto questa scelta (dopo aver provato a tenere tutto unito) per i seguenti tre motivi:

1. quando per esempio durante il weekend consulto i miei next steps privati, non ho alcuna voglia che mi vengano ancora ricordate tutte quelle cose importanti e urgenti che non ho ancora fatto per il lavoro.
2. trovo che non aiuti la focalizzazione avere una lista di next steps privati piena zeppa di next steps di lavoro, che comunque in quel momento non riuscirei a completare.
3. porto sempre con me il mio palmare, su cui ho tutte le liste, sia quelle private che quelle di lavoro, quindi ho comunque sempre a portata, sia le informazioni private, che quelle di lavoro.

Il mio sistema GTD è suddiviso in 5 categorie: Actions, Business, Personal, Where, Who.

Categoria: Actions (Azioni)
Questo è il cuore del mio sistema GTD, qui risiedono le liste che uso il 90% del tempo. In pratica è il mio pannello di controllo (gli anglofoni lo chiamano dashboard = cruscotto), in esso si trovano (in ordine alfabetico) le seguenti liste:

Chiamare
Commissioni
Lista progetti
Lista progetti Personal
Next steps
Next steps Personal
PC@Home
PC@Office
Sometimes Personal
Sometimes Work
Waiting for
Waiting for Personal

Partiamo dall’alta quota, da 20.000 piedi come direbbe David Allen (oppure da 6.000 metri come viene convertita nella versione italiana del libro, gulp e sigh !) cioè dalle mie aree di responsabilità. Attualmente faccio il tecnico-commerciale, perciò in Lista Progetti si trovano tutti i clienti con i quali ho commesse in corso, con elencati i rispettivi punti cardine (come per esempio inzio lavori, date collaudi, scadenze pagamenti). Per motivi di riservatezza (dovrei praticamente cancellare tutti i nomi) non pubblico questa lista.
Se una commessa è grossa ed importante, nella categoria Business creo una lista con il nome del cliente e con dentro tutti i next steps per tale commessa. Nell’attuale lavoro l’ho fatto per due commesse, ma tendo a non farlo più, perché ora preferisco immettere tutte le azioni da intraprendere in un’unica grande lista Next steps, in quanto in questo modo ho tutte le cose da fare per le varie commesse in un unico posto, senza che debba passare avanti e indietro tra diverse liste.

Al contrario di David Allen che usa avere diverse liste per diverse “quote di volo” (leggi: diversi orizzonti temporali), io scendo direttamente a bassa quota con la lista dei Next Steps, cioè la todo list di tutti i giorni con i miei prossimi passi che devo compiere.

La cosa più importante (ma questo vale per qualsiasi lista), è scomporre le macroattività in singole azioni e assicurarsi di scrivere per ogni voce della lista un’azione, la scadenza e il contatto o il referente. Sbirciando nella mia lista, tra le altre cose, puoi notare che il software Bonsai ti permette di impostare delle colorazioni automatiche delle voci a seconda delle categorie e della scadenza. Io l’ho impostato in modo tale che colori di rosso le voci scadute, di viola quelle in scadenza durante la giornata odierna, in blu quelle in scadenza il giorno successivo e in nero quello in scadenza fra 2 o più giorni. Inoltre forse hai notato che nelle note (riquadro giallino sulla destra, ma che può essere spostato anche in basso, se lo si vuole) scrivo l’oggetto e la data delle eventuali mail che sono correlate a tale compito. In questo modo semplicemente copio l’oggetto della mail e lo incollo nel Copernic Desktop Search (se non sai cosa sia e non sei conscio delle grosse potenzialità che ha un motore di ricerca locale, ti consiglio di leggere il mio articolo a riguardo), in questo modo sono in grado di leggere, aprire, stampare e rispondere a tale mail nel giro di 1-2 secondi, senza dover impazzire di cercare tale mail in Outlook, vantaggio mica da sottovalutare visto che ho un archivio della posta in arrivo di oltre 1,5 GB.

Passiamo quindi alla lista Waiting for, in cui scrivo tutte le cose che ho delegato o per cui attendo una risposta, ove “risposta” può voler dire anche: una conferma affermativa o negativa, una conferma che un compito è stato ultimato, la ricezione di un documento/mail/oggetto, la consegna di un componente etc. La tecnica è la stessa adottata per la lista Next steps: è importante essere precisi su cosa si vuole ottenere (onde evitare di dover pensare o ricordare cosa si doveva ricevere), indicare la scadenza e il nome della risorsa da cui si attende la risposta. Anche in questa lista, se sono coinvolte delle mail, uso la tecnica di copiare l’oggetto della mail nelle note e il Copernic Desktop Search per rintracciarla in un baleno.

Fino ad ora ho parlato del cuore del mio sistema GTD per il lavoro, passiamo ora alla mia vita privata, partendo dalle liste equivalenti a quelle sopra descritte, cioè Next Steps Privat e Waiting for Personal, che contengono rispettivamente le singole azioni che devo intraprendere e i feedback che riguardano la mia vita extralavorativa.

La lista Chiamare contiene invece un elenco delle persone che devo/voglio contattare. Nel mio caso equivale ad essere in realtà una lista di “socializzazione”. Per intenderci: se devo chiamare l’idraulico, metterò una riga con il testo “Chiamare idraulico affinchè sistemi lavandino” nella lista Next Steps Privat, mentre se voglio chiamare qualcuno in macchina sul viaggio di ritorno dal lavoro per chiacchierare o se voglio decidere quale amico incontrare nel fine settimana, apro la lista Chiamare.

La lista Commissioni invece, come dice il nome, raccoglie tutte le commissioni che devo effettuare quando sono fuori casa, trattasi cioè di acquisti di articoli particolari (non la classica spesa, per quella uso il software free Handyshopper) o commissioni, quali per esempio passare in Posta o in pulisecco etc.

La lista PC@Office contiene tutte le attività che vorrei fare al PC dal lavoro. Nel mio caso specifico riguardano tutte attività ricreative (da fare cioè in pausa pranzo) in quanto non ho necessità (come fa invece qualcuno) di dedicare una lista alle attività lavorative per quando si trova davanti al computer, in quanto passo già gran parte del mio tempo davanti ad esso e comunque ho sempre la possibilità di accedervi, non appena ne dovessi avere la possibilità.

La lista PC@Home contiene invece quelle attività che posso svolgere solo dal mio PC di casa: quali per esempio masterizzare un CD di foto, convertire dei files musicali etc.

Infine le ultime due liste contenute nella mia categoria Actions sono Sometimes Work e Sometimes Personal. In esse dovrebbero finire le attività che per adesso ho deciso di non fare, ma che in un futuro potrei forse voler fare. In pratica per quanto riguarda la lista riguardante il lavoro è una lista morta, non ci ficco dentro niente. Per quanto riguarda la lista privata ci metto le cose che mi piacerebbe fare, tipo: vedere una mostra, la macchina ideale, il lavoro ideale, viaggi che mi piacerebbe fare. In più ogni tanto quando faccio la manutenzione alle mie liste ci finisce dentro qualcosa che tolgo da Next steps Privat che non riesco a fare e che ho deciso di tenere in sospeso, ma di non ancora cestinare.

Nel prossimo articolo descriverò le categorie: Business, Personal, Where, Who.

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Il sistema GTD può essere di tre tipi:

• Cartaceo, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente su carta

• Digitale, tutte le liste vengono redatte e gestite esclusivamente in modo digitale

• Ibrido, una via di mezzo dei primi due tipi, come per esempio scrivere le liste al computer e poi stamparle per gestirle su carta.

Io appartengo strenuamente alla seconda categoria e nello specifico alla sottocategoria mobile.
Il tutto è cominciato nel 2003, ero responsabile della manutenzione di un’industria di processo e me ne andavo in giro per l’impianto e prendevo appunti sulle cose da fare su alcuni foglietti volanti. Questi foglietti li tenevo in tasca, ma ben presto sono diventati ingombranti, perché avevano assunto ormai la consistenza di un blocchetto. Oltrettutto me li portavo anche a casa, perché anche fuori dallo stabilimento mi capitava (e mi capita tuttora) che mi venisse in mente qualcosa che fosse necessario fare o qualche buona idea. Insomma il blocco di foglietti era diventato ingombrante e poco pratico, avevo bisogno di un qualcosa di sempre disponibile e flessibile nell’utilizzo. È così che decisi di comperare ciò che ora per me è uno strumento indispensabile: il mio primo palmare. I grossi vantaggi del palmare sono:

• è sempre disponibile (cioè puoi averlo sempre a portata di mano e si accende immediatamente, non ha cioè bisogno di un lungo avvio come per i PC)
• metti le informazioni immediatamente al posto giusto
• hai sempre tutte le informazioni con te
• puoi sincronizzare tutte le informazioni con il PC
• in pochi secondi puoi fare in qualsiasi momento un backup di tutte le informazioni su una scheda di memoria rimovibile (ovviamente il ripristino di tali dati dalla stessa scheda di memoria è altrettanto veloce). Il software che io uso è BackupBuddy della Bluenomad

Io non mi separo mai dal mio palmare, ce l’ho sempre con me: al lavoro, nel tempo libero, a casa, anche e soprattutto quando vado… al bagno. =:-O

L’idea dei foglietti prima, e del palmare poi, era quella di prendere nota delle mille cose da fare, onde non dimenticarmele e per sgomberare la mente e ridurre lo stress; allo scopo del GTD cioè ci ero già arrivato, mi mancava soltanto un processo valido per realizzarlo. Un mesetto dopo l’acquisto del palmare, il caso volle (o è stato forse la legge dell’attrazione ?) che, mentre cercavo del software per il palmare, mi imbattessi nel GTD Add-in per Outlook. Fui incuriosito sia dalla sigla (che non mi diceva niente), sia dal fatto che ignoravo l’esistenza della possibilità di installare degli add-in in Outlook. Dopo qualche approfondimento su internet mi sono subito comperato la versione tedesca del libro di David Allen “Detto, fatto! L’arte dell’efficienza” e così mi sono dato da fare con l’implementazione del metodo.

Software

Per la gestione delle mie liste GTD ho acquistato il software Bonsai della Natara, trattasi di un outliner, cioè un programma per gestire delle liste nidificate. E’ stato finora il miglior investimento in un software di qualsiasi tipo che io abbia fatto (se ricordo bene è costato una quarantina di dollari). I punti di forza del Bonsai sono innumerevoli:

• applicazione sia per il palmare che per il PC
• le liste possono essere modificate sia sul PC che sul palmare e poi possono essere facilmente sincronizzate
• possibilità di creare dei links tra la singola voce di una lista (item) e un’attività (todo) del calendario, oppure con un’evento del calendario, oppure con un’altra lista
• la presenza di categorie sia per le liste stesse, che per le singole voci delle liste
• la presenza di keywords per le singole voci delle liste
• la possibilità di impostare una scadenza
• la possibilità di assegnare una risorsa
• la possibilità di colorare le singole voci (items) di una lista secondo determinati criteri (categoria o scadenza)
• la presenza di una funzione di filtro programmabile
• la presenza della funzione di ordinamento crescente/decrescente programmabile
• la possibilità di inserire note
• un valido forum di supporto online

per citare soltanto quelli che apprezzo io. Faccio notare che il Bonsai viene venduto anche soltanto come programma per il PC, non è cioè necessario possedere un palmare. Esso è in grado di interfacciarsi con Outlook per quanto riguarda gli eventi e le attività. Mi sento perciò di consigliarlo a chiunque voglia implementare la metodologia Getting Things Done. N.B: consiglio il Bonsai in modo totalmente disinteressato, in quanto il link è non affiliato, ma completamente convinto perchè adoro questo programma.

Le mie liste ( finalmente )
Come ho accennato prima, il Bonsai permette di definire a quale categoria appartiene una lista, per questo motivo il mio sistema è suddiviso in 5 categorie:
Actions (Azioni)
Business (Lavoro)
Personal (Privato)
Where (Luoghi)
Who (Persone)

Perdona l’impostazione anglofona del mio sistema, ma io ho studiato sulla versione tedesca del libro e poi ho approfondito su articoli online in lingua inglese.

Nella seconda parte passerò in rassegna le singole categorie di liste appena elencate.

Compra online il libro di David Allen:

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Un backup online

Avere un blog equivale ad avere un backup online. Io, come vi ho già raccontato, non trovavo più il file del mio plugin, perciò l’ho riscaricato dal post su questo mio blog. Lo stesso ho fatto in passato, quando avevo bisogno del modulo per i 30 giorni di prova e non lo trovavo più sul mio PC. Un rapido accesso ad Internet e in pochi secondi ho scaricato il file che mi serviva.

Un diario online

Scrivere delle mie esperienze e condividerle online sul mio blog equivale ad avere un diario. Esso è come il backup delle tue esperienze passate. Questa è una cosa molto importante ed efficace, perchè mi capita di dimenticare da dove vengo, le difficoltà che ho incontrato nel passato e, soprattutto, del fatto che le ho già superate una volta e, cosa ancora più importante, di come ho ottenuto questi successi.

Se non lo hai ancora fatto, inizia oggi a scrivere su un blog. Puoi decidere anche di non renderlo pubblico, ogni servizio blog gratuito (tipo Blogger.com oppure WordPress.com) offre anche la possibilità di impostare chi possa accedere al tuo blog.

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