Strategie Vincenti

All’inizio di quest’anno ho cambiato lavoro, non è stata la prima volta che l’ho fatto ed ogni volta è come ricominciare da zero: nuovi colleghi da conoscere ed un sacco di nomi nuovi da imparare in pochissimo tempo, nuove gerarchie e dinamiche di gruppo da scoprire, nuovi processi produttivi da interiorizzare e soprattutto nuovi compiti, attività, responsabilità e a volte anche ruoli di cui doversi far carico.

All’inizio quando cominci un nuovo lavoro ti trovi sempre un pò spaesato, ma trovo anche che sia una grossa opportunità, di quelle che “capitano una volta sola“. Cioè devi ricrearti un tuo “sistema di produttività personale”, vale a dire come ti configuri le cartelle di posta elettronica, come ti posizioni le icone sul computer, quali programmi ti installi, come gestisci e scambi le informazioni con i tuoi colleghi e soprattutto come gestisci le attività che TU devi svolgere.

Ci sono strategie e strumenti che acquisisci nel corso degli anni, di cui non può più fare a meno. Per me, per esempio, sono strumenti imprescindibili:

• il mio palmare

• l’outliner Bonsai per la gestione delle mie liste ToDo installato sia sul desktop che sul palmare

• il motore di ricerca in locale Copernic Desktop Search

• Firefox come browser

• il GTD (Getting Things Done), vale a dire l’insieme delle liste con le attività da compiere (ToDo-lists).

L’occasione d’oro di cui parlavo pocanzi, si riferisce al fatto che quando inizi con un nuovo lavoro, parti con le liste delle attività appena scelte e definite (per esempio Next steps, Waiting for, Sometime, Who, Where, Telefonate, Comissioni, Progetti etc.) e la cassetta della posta in arrivo ancora tutte vuote !
Nel mio caso ci sono voluti meno di due mesi per arrivare a saturazione, cioè per arrivare a quel punto in cui quotidianamente la quantità di attività da svolgere erano maggiori delle quantità di attività che ero in grado di effettivamente portare a compimento ogni giorno. Arrivato a questo punto di solito subentra la frustazione e la voglia di fuggire per ricominciare da zero in un’altra parte e mi viene da pensare che il mio sistema GTD non sia efficace.

In realtà, ora che sono passati 8 mesi dall’inizio di questa nuova attività, mi sono detto: “Perchè ho questa opportunità d’oro di ricominciare da zero solo quando cambio lavoro ?”

Poi ho guardato tutte le mie liste e la posta non processata e ho notato in esse diverse voci che sono lì da mesi, per le quali non trovo mai il tempo, alle quali non ho mai ricevuto risposta o feedback. In realtà probabilmente sono cadute in dimenticatoio, non solo nella mia ToDo-list, ma evidentemente anche in quella di qualcun altro che doveva beneficiare del risultato della mia attività, o almeno la sua priorità o il suo potenziale risultato è diventato molto poco rilevante.

MA allora, perchè non prendere tutte le liste e semplicemente cancellare tutto ?
Tanto le cose importanti, tornano sempre a galla ! (in un detto popolare un pò volgare, vengono sempre a galla delle altre cose… )

Per farlo ci vuole un pò di coraggio, c’è quella vocina che in un orecchio ti dice “E se poi dimentichi una cosa importante ?”

Fidati, se qualcosa è importante, ci sarà qualcuno o qualcosa che te lo ricorderà.

Se vuoi sentirti più tranquillo, fai un backup delle tue vecchie liste e delle tue email, fanne una fotocopia oppure salva i file e poi mettili in un posto non facilmente accessibile (per esempio un cassetto nascosto, nel caso delle fotocopie, oppure una cartella annidata oppure una chiavetta usb, nel caso dei files). Non devi andare continuamente a sbirciarli per vedere se ti sei ricordati di re-inserire tutto nelle tue nuove liste. Essi servono soltanto nel caso tu scoppi nel panico pensando di non farcela senza di loro. Nel qual caso, vai a recuperare i backup, ma vedrai che non ne avrai bisogno.

Siamo verso la fine dell’estate, periodo in cui spesso uno in vacanza fa un bilancio. Avendo staccato dal lavoro per qualche giorno, uno riesce a vedere le cose con più distacco e spesso è il momento in cui nascono i buoni propositi per un cambiamento. Quale migliore momento per decidere di resettare tutto al rientro dalle vacanze e ricominciare da una lista di attività da svolgere e una cassetta della posta in arrivo completamente vergini ?

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