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Nella prima parte di questo articolo ho descritto come è nato e quali motivazioni mi hanno spinto ad implementare il mio sistema GTD (Getting Things Done) e quale è il software che utilizzo.
Nella seconda parte ho descritto la categoria Actions (Azioni) e le liste in essa contenute, in questa terza parte descriverò le categorie mancanti, cioè Where, Who, Personal e Business.

Categoria: Where (Luoghi)

Questa categoria contiene le liste in cui scrivo le attività che voglio svolgere quando mi trovo in determinati luoghi, come per esempio farmacia, cartoleria, Mediaworld, Leroy Merlin, determinate città (p.e. Monaco). Ogni lista prende il nome del luogo a cui si riferisce. Io non metto in questa categoria la comune lista della spesa, in quanto,come ho già detto in precedenza, per essa uso un programma dedicato e gratuito chiamato Handyshopper.

Categoria: Who (Persone)
Questa categoria contiene le liste dedicate a determinate persone, cioè ivi si trovano le attività che voglio fare quando vedo o sento una determinata persona. In genere tali persone non sono persone con cui interagisco quotidianamente, altrimenti tali attività finirebbero rispettivamente nella lista Next step Privat e in Next steps. Ogni lista prende il nome della persona a cui si riferisce. Per esempio io ho le seguenti liste: mamma, papà, sorella, commercialista, medico di base, pediatra, qualche fornitore particolare, qualche collega particolare, qualche amico.

Categoria: Personal (Progetti privati)
In questa categoria sono contenute tutti i progetti privati, un progetto è qualsiasi insieme di attività necessarie a raggiungere un prefissato obiettivo. Quando l’insieme di attività necessarie è minore di 3 o 4, le metto nella lista Next steps Privat, ma se è maggiore creo al volo una nuova lista dandogli il titolo dell’obiettivo da raggiungere e la salvo appunto nella categoria Personal.
Esempi di liste che ho (Nome lista – contenuto):

• Luogo vacanza – quando pianifichiamo una vacanza creo una lista con tutto ciò che ci dobbiamo portare e che vogliamo fare
• Nome blog – per ogni blog ho una lista in cui scrivo quali articoli voglio scrivere e cosa vorrei implementare sul blog
• GTD – questa lista contiene le modifiche alla mia implementazione personale del GTD che vorrei provare
• Toastmasters – contiene le tecniche e gli speechs che vorrei implementare
• Libri – è la lista dei libri che mi piacerebbe avere e leggere. Ogni volta che vedo o sento di un libro che mi interessa me lo annoto subito.
• Musica – come per i libri

Categoria: Business (Progetti lavorativi)
Naturalmente anche per i progetti professionali vale il concetto del progetto, per un numero limitato (3 o 4) di attività necessarie a raggiungere l’obiettivo, le metto nella lista Next steps, altrimenti creo una lista a sè stante che salvo nella categoria Business.
Ultimamente ho drasticamente ridotto il numero di queste liste perchè avevo perso il controllo di cosa dovevo fare, cioè per decidere quale fosse la prossima azione da svolgere dovevo entrare in diverse liste e confrontare tra di loro la prima azione di ciascuna lista per poter decidere quale fare. Ciò era poco pratico, perciò sono passato a mettere il più possibile nella lista Next steps, onde avere tutto in un unica grande lista. Ora fanno eccezione soltanto alcuni progetti molto particolari per importanza e circoscrizione.

Con questo ho concluso la descrizione di come io ho implementato il Getting Things Done, sicuramente c’è ancora un grosso margine di miglioramento, i punti in cui secondo me sono carente sono:

• maggiore regolarità nella Weekly Review, la revisione settimanale delle liste nelle quali si dovrebbe eliminare ciò che non serve più ed aggiornare le priorità secondo l’evoluzione degli eventi.
• l’uso più corretto e continuo delle liste Sometimes.
• l’introduzione e l’uso delle liste di “alta quota”, in pratica uso solo la pista di decollo (0 piedi) e la aree di responsabilità (20.000 piedi)

ma mi piacerebbe sentire la tua impressione sul mio sistema GTD. Se hai domande da pormi, suggerimenti da darmi o se vuoi raccontare la tua personale implementazione del Getting Things Done oppure se vuoi dirci il link dove la possiamo trovare, allora lascia un commento.

Compra online il libro sul Getting Things Done (GTD) di David Allen:

Tags: Getting Things Done, GTD, produttività personale

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